Успешное выполнение проектов является важным элементом достижения бизнес-целей. Каждый проект требует внимательного планирования и эффективного управления, а также управления рисками. Рассмотрим этапы проекта, цели и риски каждого из них.

Обследование

Обследование является первым этапом проекта и имеет решающее значение для его успеха. На этом этапе проводится подробный анализ потребностей, целей и ограничений проекта. Проходит сбор необходимой информации, включая требования Заказчика, ресурсы, график и бюджет.

Целями этапа Обследования – выявить ключевые положения, такие как:

• причины автоматизации;
• объект автоматизации;
• сторона, с которой будет производиться автоматизация;
• основа, на которой будет строиться проект;
• технологии для внедрения проекта;
• прогнозирование финансовых затрат и сроков выполнения проекта.

Результат:

• регистр бизнес-процессов для моделирования;
• план-график моделирования (проведение интервью с ответственными пользователями);
• уточненное КП;
• отчет об экспресс-обследовании.

Риски:

• Заказчик имел другие ожидания относительно отчета;
• необходимо внести уточнения в отчет или переработать его ;
• в реестр бизнес-процессов в ходе экспресс-обследования были включены не все процессы, необходимые Заказчику;
• в список ответственных пользователей в ходе экспресс-обследования были включены не все, которые могут формулировать требования к системе, или включенные пользователи не имеют полноты информации, и нужно расширить состав пользователей, или пользователи больше не работают.

Моделирование

Моделирование является важным этапом проекта, позволяющим создать визуальное представление проектных процессов, систем и их взаимодействия. Этот этап сосредоточен на разработке моделей, помогающих понять функциональность и поведение компонентов проекта.

Цели:

• определить текущее состояние Заказчика;
• показать, как это в программе;
• определить будущее состояние;
• обнаружить отклонения от типовых решений.

Результат:

• пользователи Заказчика понимают, как их операции будут отображаться в системе;
• соглашения по внедрению типовых функций в системе с ответственными лицами;
• список автоматизированных бизнес-процессов Заказчика с указанием "точек разрыва".

Риски:

• занятость Заказчика не позволяет своевременно получать нужные ресурсы: информацию, время интервью и т.п.;
• ответственные пользователи не знают, какие реально работают на предприятии, а какие – декларируются;
• Заказчик потратит много средств на доработку, но не факт, что эти процессы будут им востребованы;
• Заказчик не сможет реализовать изменение своих процессов.

Проектирование

На этапе Проектирования осуществляется разработка конкретных стратегий, дизайна, архитектуры и технических решений, необходимых для успешной реализации проекта. Проектные команды устанавливают четкие критерии, стандарты и параметры проекта, разрабатывают графики работ и ресурсные планы.

Цели:

• однозначно определить требования к системе;
• поставить задачу программисту;
• документировать систему.

Результат:

• готовые спецификации требований к разработке в системе;
• если ведется быстрая разработка (без детальной спецификации требований), то на выходе произведены доработки в виде интерфейсной части программного продукта (без создания алгоритмов).

Риски:

• Заказчик долго согласовывает ТС/ЛТ;
• появляются какие-то сложения, которых не было на этапе Моделирования;
• в ходе описания наследий не было указано каких-либо важных вещей, которые считали несущественными или о которых Заказчик не сказал, хотя и «имел в виду» по умолчанию.

Разработка

Разработка – это этап активной реализации планов и концепций проекта.

Цели:

• устранение критических разрывов;
• повышение скорости;
• наглядность.

Результат:

• готовая к использованию система (могут быть разрывы типового функционала с процессами клиента, но не должно быть критических разрывов).

Риски:

• На этапе тестирования система работала нормально, но в промышленном использовании начала "тормозить". Риск может реализоваться при большом количестве одновременно работающих пользователей.
• Через длительный этап Разработки может получиться так, что при разработке появится новый релиз.
• Через длительный этап Разработки может получиться так, что во время Разработки у Заказчика изменились процессы, условия ведения бизнеса и т.д. и теперь наша разработка не актуальна для него.
• При сдаче работ Заказчик выдвигает новые требования, ранее не высказанные.

Внедрение

Этап внедрения критический для проекта. Включает установку, настройку и интеграцию разработанного решения. Результатом является полноценное функционирование продукта в реальной среде. Требует поддержки пользователей, решения проблем и ответа на потребности.

Цели:

• обеспечить использование системы;
• обеспечить поддержку.

Результат:

• все сотрудники Заказчика умеют работать в системе (прошли обучение и консультации во время практической работы в системе);
• в системе накапливаются фактические данные (проведен перенос данных, вводятся текущие операции);
• подготовлена ​​группа поддержки.

Риски:

• У Заказчика не выделен бюджет на сопровождение нашими силами, а своими – никто не умеет. Причина - в ходе внедрения не были привлечены сотрудники Заказчика, которым можно было передать систему на сопровождение.
• Невозможно провести внедрение или срыв сроков из-за незаинтересованности («занятости») сотрудников Заказчика. Фактор риска – привлечение пользователей на этапе Моделирования, не проводятся регулярные совещания по проекту на этапе Внедрения.
• Часть сотрудников Заказчика не приходит на обучение, приходят незарегистрированные и т.д. Фактор риска - на этапе моделирования не были перечислены все ответственные и конечные пользователи.
• Сотрудники Заказчика не формулируют и не фиксируют свои задачи для команды Исполнителя.
• На этапах Моделирования, Проектирования и Разработки не было обнаружено и реализовано критических доработок, поскольку Заказчик не предоставил полную информацию.
• Большое количество доработок, которые нужно сделать, неудовлетворенность Заказчика « полуработающей» системой. Факторы риска – на этапе Экспресса решено параллельно внедрять несколько модулей, на этапе Моделирования не обнаружено многочисленных отклонений функционала из-за того, что не включили пользователей, которые действительно понимают, как устроены процессы.

Управление проектами необходимо для успешного выполнения проектов. Каждый этап имеет свои цели, вызовы и опасности. Понимание этапов и управление рисками поможет добиться поставленных целей. Важно быть гибким и готовым к изменениям, чтобы эффективно реагировать на риски и успешно завершить проект.