Больничные: начисление и учет в BAS Бухгалтерия

Что такое больничные и кто имеет право на их получение

Больничные — это неофициальное, но очень распространённое название пособия по временной нетрудоспособности. Проще говоря, это деньги, которые работник получает, когда болеет или ухаживает за больным родственником и временно не может работать.

Правила предоставления пособия по временной нетрудоспособности регулируются Законом Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании», а также Порядком № 1266 от 26.09.2001 г. Порядок оформления, подачи и обработки электронных больничных определён нормативами Пенсионного фонда Украины (далее — ПФУ).

Право на пособие имеют застрахованные лица, то есть работники, которые официально трудоустроены, получают заработную плату и за которых уплачиваются взносы в систему общеобязательного государственного социального страхования. Это может быть как штатный работник, так и совместитель — главное, чтобы уплачивался единый социальный взнос (далее — ЕСВ).

Для получения пособия необходимо соблюсти несколько условий:

• наличие оформленного электронного листка нетрудоспособности (е-больничного);
• наличие страхового стажа (хотя бы минимального — например, 6 месяцев за последние 12 перед наступлением случая);
• отсутствие оснований для отказа в выплате (например, самовольное лечение без обращения к врачу, нарушение режима лечения и т. д.).

Использование программ BAS значительно упрощает работу бухгалтера: система позволяет автоматически рассчитать средний заработок и начислить сумму больничных на основании данных, внесённых в программу, а также сформировать документ «Больничный лист».

Источники финансирования больничных

Выплаты за период временной нетрудоспособности работника финансируются из двух источников, в зависимости от продолжительности больничного:

• первые 5 дней нетрудоспособности — оплачиваются работодателем за счёт собственных средств;
• начиная с 6-го дня — оплата осуществляется Фондом социального страхования Украины (далее — ФССУ).

В 2023 году ФССУ был реорганизован и присоединён к ПФУ. С 1 января 2023 года администрирование выплат осуществляет ПФУ, однако принципы финансирования остались прежними.

Расчёт больничных

Сумма больничных рассчитывается индивидуально для каждого работника, с учётом его заработка и страхового стажа.

Ключевые показатели для расчёта:

1. Базой для расчёта является среднедневная заработная плата работника, вычисленная за последние 12 месяцев, предшествующих месяцу наступления нетрудоспособности. Если работник трудится менее 12 месяцев, расчёт проводится за фактически отработанные месяцы.
2. Размер пособия зависит от страхового стажа:
   1. до 3 лет — 50 % среднедневного заработка;
   2. от 3 до 5 лет — 60 %;
   3. от 5 до 8 лет — 70 %;
   4. свыше 8 лет — 100 %;
   5. льготные категории (например, пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы, ветераны войны) — 100 % независимо от стажа.
3. Формула расчёта пособия:
   Среднедневная заработная плата × количество дней нетрудоспособности × процент в зависимости от страхового стажа.
4. Налоговые последствия:
   1. больничные облагаются НДФЛ (18 %) и военным сбором (1,5 %);
   2. а также включаются в базу начисления ЕСВ.

Если работник имеет менее 6 месяцев страхового стажа в течение 12 месяцев перед наступлением нетрудоспособности, сумма пособия может ограничиваться размером минимальной заработной платы или фактическим заработком — в зависимости от ситуации.

Отражение больничных в BAS Бухгалтерия

Шаг 1. Ввод электронного больничного

Открываем раздел «Зарплата» → «Больничный лист»:

Далее необходимо корректно заполнить ряд реквизитов:

1. Месяц — выбирается период, за который производится начисление пособия по временной нетрудоспособности.
2. Организация — указывается юридическое лицо, в котором работает сотрудник.
3. Дата — дата регистрации документа в системе.
4. Сотрудник — выбирается работник, на которого оформляется листок нетрудоспособности.
5. Номер листка — вводится номер больничного листа, предоставленного сотрудником.

На вкладке «Основное»:

1. Устанавливается флажок «Электронный больничный», если лист подан в электронной форме — это позволяет отделить такие документы от бумажных.
2. Реквизит «Номер случая нетрудоспособности» используется исключительно для электронных больничных и позволяет идентифицировать конкретный случай, а также осуществлять поиск связанных документов при продлении.
3. Если документ является продолжением предыдущего больничного, устанавливается соответствующий флажок и через ссылку «Выбрать листок нетрудоспособности…» выбирается первичный документ.
4. В поле «Причина нетрудоспособности» выбирается одна из предложенных причин — например, «Заболевание или травма (кроме травм на производстве)».
5. В реквизитах «Освобождение от работы с» и «по» указывается период нетрудоспособности, согласно больничному листу. Количество календарных дней рассчитывается автоматически.
6. Флажок «Рассчитать зарплату за …» активируется при редактировании документа за прошлые периоды и позволяет либо начислить зарплату за прошлый месяц, либо отказаться от доначисления.
7. Флажок «Доплачивать до» активируется, если организация осуществляет доплату до среднего заработка за дни болезни.

После заполнения реквизитов система автоматически выполняет расчёты (кнопка 🔄 «Пересчитать документ»), результаты которых отображаются в разделах:

• «Начислено» — определяется сумма пособия:
  • за счёт работодателя (первые 5 дней нетрудоспособности);
  • за счёт ПФУ (с 6-го дня);
  • общая сумма пособия.
• «Удержано» — рассчитываются НДФЛ, военный сбор и другие удержания.
• «Взносы ФОП» — вычисляется ЕСВ из суммы начисленного пособия.
• «Средний заработок» — определяется автоматически.

В реквизите «Выплата» выбирается способ выплаты: с зарплатой, с авансом или в межрасчётный период. Поле «Дата выплаты» заполняется автоматически, но может быть изменено вручную.

Шаг 2. Выплата

Если в документе «Больничный лист» в поле «Выплата» выбран вариант «В межрасчётный период», с помощью кнопки «Выплатить» можно сразу сформировать документ на выплату.

Вид ведомости определяется автоматически — согласно настройкам выплат в организации, подразделении или для конкретного работника.

После нажатия кнопки «Выплатить» открывается форма «Выплата начисленной зарплаты», где указывается, какие именно суммы выплачиваются — за счёт работодателя или ПФУ.

Важно: суммы пособия за счёт ПФУ не включаются в ведомость, пока не зарегистрировано подтверждение поступления средств. Для этого нужно оформить документ «Подтверждение оплаты заявления-расчёта по соцстрахованию».

Чтобы разрешить выплату до поступления средств от ПФУ, в карточке организации необходимо активировать флажок «Разрешена выплата пособия до оплаты фондом».

Если в документе «Больничный лист» выбран способ выплаты «С зарплатой» или «С авансом», сумма пособия автоматически включается в начисление и выплату зарплаты.

Шаг 3. Отчётность

Больничные, начисленные работнику, отражаются в Налоговом расчёте по НДФЛ/военному сбору и в соответствующем приложении по ЕСВ за месяц их начисления.

В BAS эти суммы автоматически попадают в регистры и формы отчётности при корректном заполнении больничного. Далее формируется комплект налоговой отчётности, который экспортируется в FREDO или M.E.Doc, подписывается КЭП и отправляется в контролирующие органы.

Рекомендации

• Регулярно проверяйте электронные больничные и их статус в кабинете ПФУ.
• Подавайте заявление-расчёт в ПФУ в течение 5 рабочих дней после принятия решения о выплате.
• В BAS внимательно заполняйте период нетрудоспособности, вид нетрудоспособности, страховой стаж — от этого зависит точность расчёта.
• Сохраняйте все документы и подайте «Уведомление о выплате средств застрахованным лицам» в течение 30 календарных дней после выплаты за счёт ПФУ.

Больничные остаются важной частью социальной защиты работников. Бухгалтерам стоит делать ставку на автоматизацию процессов в BAS и строго соблюдать сроки взаимодействия с ПФУ. Одно из практичных решений — аренда BAS: это позволяет быстро развернуть рабочее место без покупки серверов, всегда иметь актуальные обновления, работать удалённо, получать техподдержку и резервные копии.

_{^{Информация, приведённая в этом материале, носит исключительно справочный и обобщённый характер. Ссылки на нормы законодательства приведены для удобства пользователей и могут не учитывать специфику отдельных случаев.}}

_{^{С учётом возможных обновлений нормативной базы и индивидуальных особенностей каждой ситуации, рекомендуем перед принятием практических решений получить консультацию у квалифицированного юриста или налогового консультанта.}}