Новогодний корпоратив для сотрудников. Отдых для всех, кроме бухгалтера

Для бухгалтера новогодний корпоратив почти всегда превращается в набор вопросов: на какой счет отнести расходы, можно ли оставить входящий НДС, не появится ли доход у работников, и что делать с налогами, если были угощения и развлечения.

Там, где руководство видит командный дух и мотивацию, контролирующие органы могут увидеть дополнительные блага. Поэтому стоит подготовиться заранее.

Документальное оформление

Задача бухгалтера и/или ответственного лица — корректно оформить цель, составить бюджет и подтвердить факт полученных услуг.

1. Оформляем Приказ (распоряжение) руководителя о проведении новогоднего корпоратива и указываем в нем:
   • дату/время/место мероприятия;
   • формат (корпоратив для работников);
   • цель (например: внутреннее мероприятие для поддержания командного взаимодействия/подведение итогов года/мотивация персонала);
   • ответственных лиц (организатор, ответственный за документы);
   • источник финансирования (за счет средств предприятия);
   • лимит/смету или ссылку на смету (приложение к приказу).
2. Составляем Смету расходов и расписываем, что именно оплачивается:
   • аренда зала/услуги ресторана или кейтеринг;
   • ведущий/музыкальное сопровождение/звук/свет;
   • декор, полиграфия, фото/видео;
   • трансфер (при необходимости) и т.д.
3. Обеспечиваем наличие документов от поставщиков: 
   • договор;
   • счет на оплату;
   • акт оказанных услуг / расходную накладную;
   • налоговую накладную (для плательщиков НДС);
   • чек/квитанцию/платежное поручение — для подтверждения оплаты.
4. Утверждаем список участников — здесь есть два подхода, и каждый имеет свою логику:
   1. сформировать список участников (ФИО/подразделение) — когда вы хотите четко подтвердить «мероприятие для работников» и внутренний характер события, но тогда может возникнуть вопрос выделения конкретного дохода каждого работника с соответствующими налоговыми последствиями;
   2. не персонифицировать стоимость на 1 человека — если формат «фуршет/шведский стол», и вы не хотите создавать базу для расчета дохода каждому работнику. В таком случае лучше оформить «общее участие» без распределения сумм по людям (но факт мероприятия все равно должен быть подтвержден). Важно: в первичных документах желательно, чтобы в назначении услуг не было «для конкретных физлиц», а было нейтрально — «услуги питания/организации мероприятия для работников предприятия».
5. Составляем итоговый отчет ответственного лица — внутренний документ, в котором:
   • фиксируем дату, место, формат;
   • указываем, что мероприятие состоялось, перечень привлеченных подрядчиков;
   • подтверждаем соответствие расходов смете или объясняем отклонения;
   • добавляем приложения: фото/программа мероприятия/копии актов (при наличии).

Все эти документы будут подтверждать, что расходы были фактическими, мероприятие действительно состоялось, а средства использованы по назначению. Ведь любая хозяйственная операция должна быть надлежащим образом оформлена — это прямо предусмотрено Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».

Бухгалтерский учет

Расходы на новогодний корпоратив обычно относят на счет 949, поскольку они не связаны напрямую с производством или управлением, а являются расходами социального или развлекательного характера. Это стандартная практика, которую легко обосновать при проверке, так как счет 949 используется для всех подобных разовых расходов, не связанных напрямую с хозяйственной деятельностью.

Налоговые последствия

НДС

Если предприятие — плательщик НДС получило налоговый кредит по ресторану/кейтерингу/ведущему/аренде, необходимо начислить компенсирующий НДС и составить сводную налоговую накладную в конце отчетного периода.

НДФЛ 

НДФЛ не возникает, если новогодний корпоратив имеет общий характер и невозможно определить: кто именно из работников присутствовал, сколько средств потрачено на еду и развлечения для каждого — то есть отсутствует персонификация расходов. В таком случае невозможно установить доход конкретного лица, а значит, отсутствует объект налогообложения.

В то же время НДФЛ может возникнуть, если расходы на корпоратив можно четко распределить между участниками, и таким образом они приобретают признаки неденежного дохода работника. В этом случае применяется «натуральный» коэффициент, поэтому фактическая сумма НДФЛ будет больше, чем просто 18% от стоимости.

Военный сбор 

Логика по военному сбору такая же, как и для НДФЛ: если можно определить доход конкретного работника, такой доход подлежит налогообложению и военный сбор удерживается.

В то же время, в отличие от НДФЛ, для военного сбора «натуральный» коэффициент не применяется — он рассчитывается от фактической стоимости дохода.

ЕСВ 

При отсутствии персонификации — ЕСВ не начисляется.

Как только появляется возможность определить, кто именно получил доход, — автоматически возникает и обязанность начисления ЕСВ.

Отражение в BAS

Расходы на новогодний корпоратив для работников в программах BAS отражаются без отдельных специальных механизмов именно под корпоратив. 

Заказали ресторан, кейтеринг, аренду зала, ведущего или музыку — просто создали «Поступление товаров и услуг» и отнесли сумму на соответствующую статью расходов.

Если же для корпоратива приобрели материальные вещи (например, продуктовые наборы, декор), то их логично сначала оприходовать как товары/материалы тем же документом поступления, а затем списать на расходы типовым документом «Требование-накладная».

С BAS бухгалтер может без забот присоединиться к празднованию с коллегами. Наслаждайтесь праздником, а об учете позаботятся специалисты Bit-ua!