Что такое электронная подпись и как она выглядит

Электронная подпись - это цифровой аналог собственноручной подписи, определенный набор данных, которые прилагаются к электронному документу и удостоверяют, что именно вы его подписали. В бухгалтерской и юридической практике все чаще возникает вопрос, что такое электронная подпись, как она работает и зачем нужна. В повседневной жизни её используют для подачи отчётности, заключения договоров, получения госуслуг и подписания внутренних документов.

Что такое электронная подпись

Согласно Закону Украины «Об электронных доверительных услугах», электронная подпись - это электронные данные, которые добавляются к другим электронным данным или логически с ними связаны и используются как средство подписания.

Это своеобразный криптографический код, который:

• подтверждает личность подписанта,
• гарантирует целостность документа,
• защищает его от подмены.

Он удостоверяет, кто подписал документ, что его не меняли, и что подпись действительна. В Украине только квалифицированная электронная подпись (КЭП) имеет полную юридическую силу.

Итак, электронная подпись - это не просто технический инструмент, а полноценное юридическое средство подтверждения воли подписанта, которое обеспечивает безопасность и удобство в работе с электронными документами.

Как выглядит электронная подпись на практике

Электронная подпись не имеет графического вида, как обычная подпись, и существует в виде зашифрованных файлов (.dat, .p7s, .asice, .pfx и т.д.), которые прилагаются к документу или встраиваются в него при подписании. Ее создают с помощью специального ПО и личного ключа, который хранится на защищенном носителе - токене, флешке, смарт-карте или в облаке.

Отображение подписи зависит от формата документа и ПО:

• в PDF видно отметку «Подписано КЭП», имя, дату, время подписания;
• в Word - сообщение «Этот документ содержит подпись» через „Файл“ → «Информация»;
• в XML - служебный блок <ds:Signature>...</ds:Signature>.

Проверить подпись можно:

• визуально - наличие отметки в файле;
• в программе, поддерживающей КЭП;
• через онлайн-сервисы (например, Центр сертификации ключей ИСД ГНС).

Хотя электронная подпись не видна как обычная, ее наличие и подлинность легко проверить техническими средствами.

Типы электронных подписей

Законодательство Украины определяет три основных типа электронных подписей, которые отличаются между собой по уровню защиты, техническим требованиям и юридической силе:

ЭЦП и КЭП: в чем отличие

В сфере электронного документооборота часто встречаются два термина - ЭЦП (электронная цифровая подпись) и КЭП (квалифицированная электронная подпись). Для многих пользователей актуальным остается вопрос: ЭЦП что это - устаревшее понятие или еще действующий инструмент?

ЭЦП - это устаревший термин, который использовался до 2018 года в соответствии со старым законом «Об электронной цифровой подписи». С 2018 года действующим является термин КЭП - квалифицированная электронная подпись, которая соответствует европейскому регламенту eIDAS и имеет полную юридическую силу.

Для эффективной работы с учетом и отчетностью следует использовать современные BAS программы с поддержкой КЭП - в чем может помочь команда Bit-ua.

Зачем нужна электронная подпись

Основные сферы применения электронной подписи следующие:

1. Отчетность в государственные органы

   КЭП ежедневно используют бухгалтеры для подачи налоговой, пенсионной, статистической отчетности и подтверждения накладных. Документы с КЭП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.

2. Подписание договоров и первичных документов

   Позволяет дистанционно подписывать контракты, акты, счета, вести электронный документооборот без бумаг - удобно для компаний с разветвленной структурой.

3. Кадровые документы

   Используется для подписания приказов, графиков, трудовых договоров, в том числе с удаленными работниками - согласно трудовому законодательству.

4. Государственные услуги онлайн

   КЭП нужен для входа в электронный кабинет, подачи заявлений через «Дію», участия в Prozorro и обращений в ЦНАП, судов, реестров.

5. Программное обеспечение (BAS, M.E.Doc и т.д.)

   КЭП используется для подписания отчетов, обмена с банками и контрагентами, создание электронного архива в учетных системах.

Преимущества электронной подписи

Использование электронной подписи открывает ряд преимуществ для бизнеса, бухгалтеров и работников, которые взаимодействуют с документами:

1. Скорость - подписание документов занимает несколько секунд - без печати, пересылки или личного присутствия.
2. Удобство - документы можно подписывать с любого устройства - на компьютере, ноутбуке или смартфоне. Доступность 24/7 из любого места.
3. Безопасность - КЭП обеспечивает защиту от несанкционированных изменений в документе, подтверждает подлинность подписанта и имеет юридическую силу.
4. Экономия времени - не нужно распечатывать, подписывать вручную, сканировать или пересылать документы по почте.
5. Экономия бумаги - полный отказ от бумажных документов сокращает расходы на офисные принадлежности, печать и хранение.
6. Дистанционная работа - можно вести полноценную юридическую деятельность без офиса: заключать договоры, подавать отчеты, согласовывать документы из дома или из командировки.

Как получить электронную подпись

Для тех, кто впервые сталкивается с процедурой, актуальным является вопрос: как создать электронную подпись, чтобы использовать ее для отчетности, подписания договоров или взаимодействия с государственными сервисами.

Через АЦСК:

Выбрать центр (например, ИСД ГНС) → Ознакомиться с условиями на сайте → Подготовить документы → Подать заявление → Получить ключ

Через Дію:

Войти → «Услуги» → «Е-подпись» → Создать Дія.Підпис (через Face ID)

Через банк:

Войти, например, в Приват24 → «Услуги» → «ЭЦП» → Заполнить заявку → Получить подпись

Примечание: для подачи отчетности через BAS УТП или другие бухгалтерские программы подпись должна быть квалифицированной, сгенерированной АЦСК и храниться на защищенном носителе или облачной среде с подтвержденной аутентификацией.

Какие документы нужны для получения подписи

После того как удалось разобраться, как сделать электронную подпись, стоит ознакомиться с перечнем основных документов, которые необходимо предоставить для получения квалифицированной электронной подписи (КЭП) - в зависимости от статуса заявителя:

1. Физлицо: паспорт, РНОКПП.
2. ФЛП: + выписка из ЄДР.
3. Юрлицо: выписка из ЄДР, устав, приказ, паспорт уполномоченного, доверенность.

Примечание: конкретный перечень документов может несколько отличаться в зависимости от выбранного АЦСК. Рекомендуется проверить требования на сайте поставщика услуг перед подачей заявки.

Итак, для тех, кто впервые сталкивается с процедурой и не знает, как сделать электронную цифровую подпись, стоит начать с выбора квалифицированного поставщика электронных доверительных услуг или удобного сервиса. Далее нужно подготовить необходимые документы, пройти идентификацию и получить ключ в файле или на защищенном носителе. Все эти действия занимают минимум времени, а полученная подпись позволяет подписывать отчетность, контракты и другие документы в электронной форме.

Рекомендации по безопасности при использовании электронной подписи

Чтобы защитить электронную подпись от несанкционированного использования и злоупотреблений, важно придерживаться нескольких базовых правил:

1. Храните ключ только на защищенном носителе - токен, смарт-карта или облако с аутентификацией; не используйте общие компьютеры или флешки.
2. Создавайте сложный пароль - не менее 8 символов, с буквами, цифрами и знаками; избегайте простых комбинаций.
3. Пользуйтесь только официальными сайтами - избегайте фишинговых ресурсов, проверяйте адреса (например, ca.tax.gov.ua).
4. Используйте криптозащищенные устройства - токены делают невозможным копирование ключа и повышают безопасность.
5. Обновляйте сертификат вовремя - следите за сроком действия, ведь просроченный КЭП теряет юридическую силу.

Проблемы, с которыми можно столкнуться

При использовании электронной подписи могут возникать типичные трудности. Ниже приведены самые распространенные проблемы и варианты их решения:

Частые вопросы (FAQ)

Действует ли украинский КЭП за рубежом?

Нет, автоматически не действует, но может быть признана по договоренности сторон или странами; с ЕС идет процесс взаимного признания.

Сколько КЭП можно поставить на документ?

Неограниченно - подпись может наложить несколько лиц или сторон.

На какой срок выдается КЭП?

Обычно до 2 лет, в зависимости от АЦСК; после этого требует обновления.

Можно ли использовать одну КЭП в разных сферах?

Да, если правильно выбран тип подписи (физлицо, ФЛП, должностное лицо).