Командировки: документы, суточные, отчетность и налогообложение

Командировка — это когда работника по приказу (распоряжению) работодателя временно направляют для выполнения служебного задания не по месту его постоянной работы — в другой город или даже за границу.

И здесь есть важное правило: не смешивайте командировку с разъездной работой. Если поездки для данной должности — обычная практика и так и должно быть, то это зачастую уже не командировка, а другой формат компенсаций и совсем другие документы.

Когда поездка считается командировкой 

Чтобы поездку можно было назвать командировкой, должны совпасть два условия: есть служебная цель и есть приказ (распоряжение) работодателя.

Далее работодатель обязан предоставить работнику минимальные гарантии, как требует ст.121 КЗоТ:

• возместить расходы, связанные с командировкой;
• выплатить суточные;
• компенсировать проезд и проживание;
• оплатить работу в командировке в соответствии с условиями трудового/коллективного договора, но не ниже среднего заработка.

Документальное оформление

Чтобы у бухгалтерии было что «положить в папку», обычно достаточно следующего набора:

1. подготовить и подписать у руководства приказ о командировке: кто едет, куда, на какие даты, цель, источник финансирования, порядок выплаты суточных/аванса, особые условия (авто, выходные и т. п.);
2. оформить выдачу аванса / обеспечить расходы:

• наличными из кассы или на корпоративную/личную карту, либо
• осуществить прямые оплаты со счета предприятия (проезд/отель);

1. собрать подтверждающие документы: билеты, счета/квитанции за проживание и другие разрешенные расходы;
2. получить Отчет об использовании средств/электронных денег (при наличии оснований).

Бухгалтерский учет 

Приводим типичную логику отражения операций в бухгалтерском учете, которую удобно применять с учетом вашей учетной политики.

1. Выдали аванс под отчет → возникает дебиторская задолженность подотчетного лица (как правило, 372).
2. Есть подтвержденные расходы (проезд/жилье/другие разрешенные) → признаете расходы периода (административные/сбытовые/производственные — в зависимости от цели поездки).
3. Суточные:

• в пределах необлагаемого лимита — как расходы на командировку;
• превышение (если есть) с точки зрения налогообложения может стать налогооблагаемым доходом работника.

1. Закрытие подотчетных сумм:

• работник возвращает остаток средств, либо
• работодатель доплачивает перерасход (если он разрешен и подтвержден).

Отчетность

По общему правилу Отчет подается до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором завершена командировка. Однако если списание средств платежным инструментом произошло позже даты завершения командировки — срок продлевается на 1 календарный месяц.

Отчет не подается, если во время командировки были только безналичные оплаты платежными инструментами (в т. ч. корпоративными/личными) и отсутствует налогооблагаемый доход (подробнее в Приказе Минфина №841).

Налогообложение

Суточные можно не облагать НДФЛ и военным сбором, если они находятся в пределах лимитов, установленных пп.170.9.1 НКУ:

• по Украине — не более 0,1 МЗП на 1 января отчетного года за каждый календарный день;
• за границу — не более 80 евро за каждый календарный день (с пересчетом по официальному курсу).

Поскольку МЗП на 01.01.2026 = 8647 грн, лимит суточных по Украине в 2026 году составляет 864,70 грн/день.

Чаще всего налогооблагаемым доходом становится то, что:

• превышает этот необлагаемый лимит суточных; 
• не подтверждено документами, если для таких расходов документы обязательны; 
• не возвращено своевременно как излишне израсходованные средства.

Компенсации командировочных расходов и суточные (в т. ч. сверхнормативные) обычно не являются базой для начисления ЕСВ. 

Практический совет: подготовьте внутреннее Положение о командировках. Структуру Положения можно выстроить по логике бюджетных правил и адаптировать под ваши процессы. Удобными ориентирами для построения документа могут быть:

• постановление КМУ №98;
• Инструкция №59.

Идея не в том, чтобы механически копировать бюджетные нормы, а в том, чтобы использовать их как каркас: разделы, подход к оформлению, требования к подтверждающим документам, сроки отчетности и возврата неиспользованных средств.

Дополнительный плюс грамотно прописанного Положения — защита предприятия во время проверок и внутреннего контроля. Положение помогает обосновать, почему компенсированы именно эти расходы, почему установлены такие суммы суточных и почему принят именно такой перечень документов. В то же время оно дисциплинирует работников: когда четко определены сроки и требования к подтверждениям, значительно меньше риск, что документы принесут с опозданием или «как-нибудь», а вам затем придется срочно исправлять ситуацию.

Видео: Как в BAS Бухгалтерия КОРП оформить командировку

_{^{Информация, приведенная в данном материале, носит исключительно справочный и обобщенный характер. Ссылки на нормы законодательства приведены для удобства пользователей и могут не учитывать специфику отдельных случаев.}}

_{^{С учетом возможных обновлений нормативной базы и индивидуальных особенностей каждой ситуации рекомендуем перед принятием практических решений получить профессиональную консультацию у квалифицированного юриста или налогового консультанта.}}