Закрытие месяца в БАС ПРОФ

Закрытие месяца в БАС ПРОФ

Каждый бухгалтер знает: подвести итоги месяца — дело не из легких. Этот этап требует внимательности, системности и четкого контроля. Именно поэтому важно иметь надежный инструмент, который упрощает ключевые учетные процедуры, в частности — закрытие месяца в БАС. Это не просто техническое действие, а завершение финансового цикла, после которого уже невозможно что-то изменить или дополнить. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно и безопасно пройти эту процедуру в BAS Бухгалтерия ПРОФ — без лишних ошибок и головной боли.

Назначение и роль закрытия месяца

Закрытие месяца — это тот самый момент, когда бухгалтерия перестает быть набором цифр и превращается в четкую картину деятельности предприятия. Именно в этот период происходит:

• подсчет амортизации;
• распределение расходов по счетам;
• доначисление резервов;
• формирование финансового результата;
• окончательное отражение налоговых обязательств.

Это как генеральная уборка перед инспекцией: все должно быть на своем месте, иначе проблем не избежать.

Подготовительные действия: что нужно сделать перед закрытием

Не спешите запускать автоматическую обработку — к закрытию месяца следует тщательно подготовиться. Вот ключевые этапы проверки:

1. Учетная политика. Убедитесь, что настройки учета расходов, распределения и амортизации соответствуют выбранной учетной модели предприятия.
2. Актуальность программного обеспечения. Проверьте, установлены ли последние обновления BAS. Работа на устаревшей версии может привести к ошибкам в отчетности и блокировке регламентных операций.
3. Первичные документы. Все акты, накладные и т. п. должны быть проведены, проверены на корректность и завершены. Важно избежать «зависших» операций, которые сбивают итоги.
4. Остатки и учетные данные. Просмотрите остатки по складам и основным счетам (20, 22, 26, 28). Ошибки в количестве или стоимости могут привести к некорректному расчету себестоимости.
5. Сверка взаиморасчетов. Проведите сверку остатков с основными контрагентами. Рекомендуется делать это ежемесячно перед закрытием, чтобы избежать необходимости исправлений в уже сформированной отчетности.

Пошаговая инструкция: как закрыть месяц в BAS ПРОФ

Документ «Закрытие месяца» автоматизирует ключевые регламентные операции в бухгалтерском и налоговом учете. Каждая из них выполняется один раз за отчетный период:

• для бухгалтерского учета — не чаще одного раза в месяц;
• для налогового учета — не чаще одного раза в квартал (в зависимости от настроек и учетной политики).

Шаг 1. Перейдите в меню:

Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца

Шаг 2. Создайте новый документ

В открывшемся окне нажмите «Создать», указав последнюю дату закрываемого месяца.

Шаг 3. Определите перечень регламентных операций

На этом этапе важно правильно выбрать те операции, которые соответствуют специфике вашей деятельности. В документе «Закрытие месяца» обработки сгруппированы по двум направлениям:

• БО — бухгалтерский учет;
• ПО — налоговый учет.

Устанавливайте флажки только у тех операций, которые действительно должны быть выполнены в соответствии с вашей учетной политикой.

Основные операции и их назначение:

• Начисление амортизации (ОС и НМА) — расчет амортизации для основных средств и нематериальных активов. Необходимо активировать, если предприятие имеет такие активы на балансе.
• Переоценка валютных средств — обязательна для предприятий, которые работают с валютными счетами или нерезидентами. Учитывает курсовые разницы по операциям.
• Распределение ТЗВ — распределяет транспортно-заготовительные расходы между остатками товаров. Применяется, если учет ТЗВ ведется отдельно.
• Корректировка фактической стоимости номенклатуры - актуально при использовании метода ФИФО или средневзвешенного. Позволяет уточнить себестоимость остатков.
• Списание расходов будущих периодов (РБП) - распределяет расходы со счета 39 по графику - аренда, страхование, подписки и т.д.
• Расчет и корректировка себестоимости продукции/услуг — применяется при производстве или предоставлении услуг. Обеспечивает правильное определение фактической себестоимости.
• Регламентные операции по бухгалтерскому учету — выполняют техническое завершение периода: закрытие счетов (23, 91–94), доначисление резервов, определение финансового результата. Эта опция должна быть активной всегда.
• Переоценка стоимости запасов — используется только в отдельных случаях — если предусмотрена соответствующая методика переоценки.
• Технологические операции по налоговому учету - применяются только если активирован налоговый учет в BAS. Включают:

1. закрытие регистров налогового учета — фиксирует расчетные данные;
2. расчет налоговых разниц после перехода с ЕП — для плательщиков, перешедших с упрощенной системы.

Шаг 4. Проведите документ

После выбора всех необходимых операций нажмите «Провести и закрыть». Система автоматически выполнит указанные обработки, сформирует проводки и сообщит об успешном завершении или обнаруженных ошибках.

Совет: перед проведением документа рекомендуется создать резервную копию информационной базы. Это позволит вернуться к текущему состоянию в случае ошибок или технического сбоя.

Контроль хронологии проведения документов — один из ключевых моментов при закрытии периода

Документ «Закрытие месяца» должен иметь время проведения 23:59:58, а «Определение финансовых результатов» — 23:59:59. Именно такая последовательность обеспечивает корректное формирование проводок в конце отчетного периода.

Эти документы должны быть последними в перечне хозяйственных операций месяца. Если после них в базе проведены другие документы — даже технического характера — существует риск, что доходы и расходы не будут закрыты надлежащим образом. В таком случае следует изменить время их проведения, чтобы обеспечить целостность учета.

Анализ типичных ошибок и способов их предотвращения

Закрытие месяца — технически сложная процедура, во время которой могут возникать неочевидные проблемы. Вот распространенные ошибки, с которыми сталкиваются бухгалтеры уже в процессе или после выполнения обработки:

1. Ошибки при распределении расходов. Если BAS некорректно распределяет общепроизводственные или административные расходы, возможно, неправильно настроены типы расходов или отсутствуют объекты аналитики (подразделения, номенклатурные группы и т. д.).
2. Неполное начисление амортизации. Часто часть объектов ОС не включается в расчет из-за статуса «введено в эксплуатацию» или ошибки в дате начала амортизации. Проверьте отчет «Амортизация ОС» — в нем легко обнаружить пропущенные объекты.
3. Неожиданно большие или малые остатки на счетах расходов. Это может свидетельствовать о пропущенных распределениях, двойном отражении операций или неверно заданных проводках вручную.
4. Нарушение корреспонденции счетов. При наличии нестандартных хозяйственных операций (например, смешанного использования ОС) программа может сформировать некорректные проводки. Для выявления таких ситуаций стоит просмотреть «Журнал проводок» в разрезе аналитики.

Проверка результатов после закрытия

Чтобы избежать ошибок в отчетности, закрытие месяца в BAS ПРОФ следует проводить четко по установленному порядку. Завершив процедуру, важно проверить корректность учетных данных и согласованность показателей. Обратите внимание на следующие шаги:

1. Оборотно-сальдовая ведомость (класс 9). Проверьте, что все расходы и доходы учтены надлежащим образом, а остатки на соответствующих счетах равны нулю (или соответствуют учетной политике).
2. Отчет о финансовых результатах. Сформируйте отчет для анализа прибыльности предприятия, сопоставления доходов и расходов, а также для контроля чистого финансового результата за период.
3. Общий анализ согласованности данных. Сопоставьте основные отчеты (ОСВ, финансовые результаты, баланс) между собой, чтобы убедиться в отсутствии внутренних расхождений и логических ошибок.

Завершающие действия и контроль

После успешного прохождения процедуры закрытия месяца необходимо убедиться, что все результаты надежно зафиксированы, а учетные данные — защищены от случайных изменений. Рекомендуем выполнить следующие шаги:

1. Блокировка периода. Заблокируйте закрытый месяц для редактирования, чтобы исключить возможность внесения изменений в уже утвержденные операции.
2. Создание резервной копии. Сохраните архивную версию информационной базы сразу после закрытия. Это обезопасит вас от потери данных в случае технических сбоев или ошибок пользователей.
3. Контроль отчетности. Убедитесь, что все итоговые отчеты сформированы корректно, а регламентные формы соответствуют действующим требованиям. При необходимости — экспортируйте их в формат PDF или Excel для архивного хранения.

Закрытие месяца в BAS — это не просто «нажми и забудь». Это аналитика, внимательность и контроль. Следуя четкой логике, описанной выше, вы не только сэкономите время, но и избежите многих неприятностей, которые возникают во время проверок или отчетности. Благодаря BAS Бухгалтерия, все этапы закрытия автоматизируются — это снижает риск ошибок и облегчает контроль.

Сделайте это частью системной работы — и закрытие месяца будет происходить регулярно, без стресса и с полным контролем благодаря BAS Бухгалтерия ПРОФ, которую вы можете заказать в bit-ua.