Заголовок на RU

Приближаются рождественско-новогодние праздники – время, когда компании традиционно дарят подарки детям своих работников. Подарки бывают разные: сладкие наборы, игрушки, наборы для творчества и т. д. С одной стороны, это проявление заботы бизнеса и элемент социальной ответственности, с другой – такие «приятности» имеют вполне конкретные налоговые и бухгалтерские последствия. В этой статье рассмотрим, как правильно оформить такую операцию, чтобы одновременно соблюсти требования законодательства и сохранить праздничное настроение, а также пошагово покажем, как отразить такие операции в программе BAS Бухгалтерия КОРП.

Документальное оформление

Никаких «особых» или отдельных форм для оформления дарения новогодних подарков детям работников не существует. Есть одно базовое требование Закона о бухучете: каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичным документом с обязательными реквизитами – название документа, дата, название предприятия, содержание и объем операции, должности и подписи ответственных лиц и т. д. То есть форму вы можете разработать под себя, главное – чтобы все эти ключевые данные в ней были.

1. Приказ руководителя.

   Начинаем с простого, но обязательного документа – приказа. В нем нужно прямо указать, что предприятие решило приобрести и вручить новогодние подарки детям работников, к каким именно праздникам это приурочено (День Святого Николая, Новый год и т. п.) и в какой период будет происходить выдача. Далее стоит определить, кого считаем «ребенком» (например, до 18 лет), какие именно подарки планируем (сладкие наборы, игрушки) и ориентировочную стоимость одного подарка. В приказе обязательно назначаем ответственных лиц: кто собирает информацию о детях, кто закупает и принимает подарки, кто их раздает, а также кто отвечает за оформление документов. И не забываем о сроках: до какой даты нужно подать списки, когда осуществить закупку, когда провести выдачу.

2. Перечень детей работников.

   Следующий шаг – собрать от работников информацию об их детях. Это можно сделать через короткие заявления, анкеты или служебные записки. На их основе составляется сводный перечень, в котором указываем ФИО работника, его подразделение или должность, ФИО ребенка, дату его рождения (или возраст), а также количество полагающихся подарков. Такой перечень удобно оформить как приложение к приказу. Важно, чтобы у бухгалтера было подтверждение, что это именно ребенок работника: обычно достаточно копии свидетельства о рождении или другого документа, подтверждающего родственную связь. Готовый перечень стоит утвердить подписью руководителя и датой – это и основание для расчета нужного количества подарков, и защита на случай проверки.

3. Документы на приобретение и выдачу подарков.

   Закупка подарков оформляется стандартным набором: договор с поставщиком (если есть), счет, расходная накладная или акт приема-передачи, банковская выписка при безналичной оплате или авансовый отчет с фискальными чеками, если покупку совершал подотчетный работник.

После оприходования подарки передаются ответственному лицу или на склад, а сама раздача оформляется ведомостью выдачи подарков детям работников. Если в ведомости есть все обязательные реквизиты первичного документа, ее можно использовать как основание для списания подарков с учета. По желанию или если это предусмотрено учетной политикой, дополнительно можно составить отдельный акт списания.

Налогообложение

Начнем с главного вопроса: является ли новогодний подарок ребенку работника налогооблагаемым доходом? Да, потому что для Налогового кодекса это доход физлица. Формально получателем является ребенок работника, но налоговым агентом все равно выступает работодатель.

НДФЛ и военный сбор. Новогодний подарок ребенку работника считается негрошевым подарком физлицу, поэтому его стоимость в пределах «подарочного» лимита (в 2025 году — 2000 грн в месяц на одного ребенка) не облагается НДФЛ и военным сбором, а вот сумма сверх этого лимита уже облагается как дополнительное благо по ставкам 18 % НДФЛ (с «натуральным» коэффициентом) и 5 % военного сбора.

ЕСВ. На подарки, которые получают именно дети работников, ЕСВ не начисляется, поскольку они не являются работниками предприятия и этот доход не связан с оплатой труда.

НДС. Для плательщика НДС выдача подарков детям работников считается безвозмездной поставкой товаров, поэтому нужно начислить налоговые обязательства по НДС.

Налог на прибыль. Стоимость детских подарков относится к расходам по правилам бухучета и соответственно влияет на финансовый результат до налогообложения в общем порядке, без специальных корректировок по НКУ.

Отражение в учете (BAS Бухгалтерия)

Шаг 1. Настраиваем справочники.

Сначала заносим сами подарки в справочник «Номенклатура» – можно создать отдельную группу «Подарки детям работников» и позицию, например «Новогодний детский набор». Для нее рекомендуем указать счет учета запасов 209 «Прочие материалы» (или 28 или другой, если так предусмотрено вашей учетной политикой) и ставку НДС 20 % (если приобретение происходило с НДС).

Шаг 2. Отражаем приобретение подарков.

Покупку подарков проводим стандартным документом «Поступление товаров и услуг». После проведения программа формирует типовые проводки:

Дт 209 - Кт 631 – оприходование подарков,

Дт 6412 - Кт 631 – входной НДС (если поставщик — плательщик НДС).

Шаг 3. Списываем подарки на расходы при выдаче детям.

Когда есть утвержденный список детей и ведомость выдачи подарков, в BAS оформляем списание документом «Списание товаров» – в табличной части указываем счет расходов 949. После проведения документа программа делает проводку: Дт 949 - Кт 209, и стоимость подарков попадает в состав прочих операционных расходов.

При необходимости из документа можно распечатать «Акт списания товаров» – он будет бухгалтерским основанием к ведомости выдачи.

Шаг 4. Отражаем НДС при безвозмездной передаче.

Поскольку с точки зрения налогового учета подарки детям считаются безвозмездной поставкой, на сумму, не меньшую стоимости их приобретения, следует начислить налоговые обязательства по НДС.

Детально о том, как именно в BAS оформить такие условные налоговые накладные, специалисты bit-ua объяснили в отдельной статье «Условные налоговые накладные в BAS: когда составляются и как правильно оформить».

Шаг 5. Начисляем НДФЛ и военный сбор на облагаемую часть подарка.

Если стоимость подарка на одного ребенка в месяц не превышает 2000 грн – налогов нет, и в BAS ничего дополнительно не начисляем.

Если же есть превышение, дополнительно начисляем налоги с помощью документа «Натуральные доходы» в разделе «Зарплата».

Подводя итог, новогодние подарки детям работников – это не только приятный жест, но и полноценная хозяйственная операция со всеми ее налоговыми нюансами. Здесь программы BAS очень выручают: они берут на себя рутину с проводками, а также помогают держать под контролем расходы и корректно отразить их в отчетности.

Даже если у предприятия нет собственной лицензии или мощного сервера, всегда можно воспользоваться арендой BAS – в таком случае вы получаете полностью готовую рабочую среду без дополнительных затрат!

Видео по теме

_{^{Информация, приведенная в этом материале, имеет исключительно справочный и обобщенный характер. Ссылки на нормы законодательства поданы для удобства пользователей и могут не учитывать специфику отдельных случаев.}}

_{^{С учетом возможных обновлений нормативной базы и индивидуальных особенностей каждой ситуации рекомендуем перед принятием практических решений получить профессиональную консультацию у квалифицированного юриста или налогового консультанта.}}