Счет vs акт/накладная: назначение и различия

В повседневной работе счет на оплату часто ошибочно воспринимают как первичный документ. Из-за этого и возникает типичная ситуация: деньги уже поступили/ушли, а в учете нет документа, который подтверждает сам факт операции, и корректно закрыть её не получается. Ниже остановимся на простой логике — что именно нужно для бухгалтерского учета, когда счет может быть исключением и как удобнее организовать процесс в программах BAS.

Разные роли документов

Для бухгалтерского учета ключевое правило простое: операции отражаются на основании первичных документов (ст. 9 Закона о бухучете). Первичный документ может быть бумажным или электронным, но должен содержать обязательные реквизиты (наименование, дату, предприятие, содержание и объем операции, ответственных лиц/идентификацию подписанта и т. п.).

Чтобы не путаться, разделим понятия, которые в разговоре часто называют первичным документом:

1. Счет на оплату (инвойс / счет-фактура) — это, как правило, запрос на оплату: что оплачиваем, на какую сумму и по каким реквизитам.
2. Первичный документ — документ, который фиксирует факт хозяйственной операции (поставка товара/оказание услуг): акт, расходная накладная и т. п.
3. Налоговая накладная (НДС) — отдельный документ по НДС. Она не заменяет первичный документ для бухгалтерского учета.

Почему счет чаще всего НЕ является первичным документом

На практике и согласно позиции Минфина счет (счет-фактура) в большинстве случаев носит информационный характер: он не подтверждает, что товар фактически отгружен или услуга реально оказана. Поэтому сам по себе счет обычно не становится первичным документом автоматически.

Но здесь есть важный нюанс: надлежащим образом оформленный счет-фактура (инвойс) может стать основанием для отражения поставки без акта, но только при выполнении условий (Письмо Минфина):

1. Счет оформлен с соблюдением требований к первичным документам.
2. Есть надлежащим образом оформленный договор, и выполняются условия договорных обязательств.
3. Счет оплачен, а оплату подтверждают платежные документы.

Также важно помнить, что письма Минфина носят рекомендательный/информационный характер.

Практический вывод таков: если вы хотите закрывать услуги оплаченным счетом, это лучше:

• прямо прописать в договоре, что счет после оплаты подтверждает факт оказания/принятия услуг, и
• сделать счет максимально корректным по реквизитам, как первичный документ.

Для товаров на практике чаще всего все равно требуется расходная накладная — одним счетом обычно не ограничиваются.

Отражение в BAS

В BAS Бухгалтерия есть документ «Счет на оплату покупателю». По сути, это отдельный документ для коммуникации с клиентом, который помогает правильно оплатить товар или услугу. Он не фиксирует хозяйственную операцию и не формирует проводок.

Чтобы в BAS сформировать именно первичный документ, используется «Реализация товаров и услуг», который фиксирует отгрузку товаров или оказание услуг, формирует проводки и имеет печатные формы. Для товаров это Расходная накладная, а для услуг — Акт об оказании услуг.

Если же речь идет о НДС, то «Налоговая накладная» в BAS — это документ, который формирует налоговые обязательства по НДС.

Чтобы не дублировать номенклатуру и суммы и не терять логическую цепочку оформления операции, рекомендуем создавать документы на основании: сначала счет, далее на основании счета — реализацию, и уже на основании реализации — налоговую накладную (при необходимости). После этого удобно открывать «Связанные документы», где четко видна иерархия: какой документ и в каком порядке был создан.

Подробнее — в нашем видео.

_{^{Информация, приведенная в этом материале, носит исключительно справочный и обобщенный характер. Ссылки на нормы законодательства приведены для удобства пользователей и могут не учитывать специфику отдельных случаев.}}

_{^{С учетом возможных обновлений нормативной базы и индивидуальных особенностей каждой ситуации рекомендуем перед принятием практических решений получить профессиональную консультацию у квалифицированного юриста или налогового консультанта.}}