Білінг у програмі BAS Малий бізнес

У сучасних умовах ведення малого бізнесу автоматизація облікових процесів є не лише зручною, а й критично необхідною для ефективного управління фінансами, взаєморозрахунками з клієнтами та використанням ресурсів. Однією з ключових складових такої автоматизації виступає система білінгу, яка забезпечує точний, своєчасний і прозорий облік наданих послуг та отриманих платежів. Саме тому білінг в програмі BAS Малий бізнес відіграє важливу роль у підтриманні безперервного контролю за розрахунками з контрагентами. Модуль білінгу, реалізований у цій програмі, дозволяє автоматизувати процес виставлення рахунків, відстеження оплат і ведення історії взаєморозрахунків з клієнтами.

Автоматизація обліку абонентських послуг у BAS Малий бізнес

Що таке білінг у BAS Малий бізнес? Це автоматизована підсистема, яка дозволяє враховувати надані послуги, розраховувати їх вартість згідно з тарифами та автоматично виставляти рахунки для оплати. Такий функціонал особливо актуальний для бізнесів, що працюють за абонентською моделлю — з фіксованою або змінною періодичною оплатою. У BAS Малий бізнес білінг дає змогу налаштувати тарифні плани, укладати абонентські договори, обирати графік нарахувань і формувати рахунки в автоматичному режимі. Це підвищує точність обліку, спрощує щоденну рутину бухгалтера та допомагає уникнути прострочок у виставленні документів клієнтам.

Отже, білінг — це не просто виставлення рахунків, а повний процес обліку, контролю й аналітики регулярних послуг, що надаються клієнтам.

Як увімкнути білінг у BAS Малий бізнес

Щоб розпочати роботу з білінгом у BAS Малий бізнес, спочатку потрібно активувати цю можливість у налаштуваннях програми.

Для цього переходимо в розділ «Налаштування» і обираємо підрозділ «Ще більше можливостей»:

Обираємо «Продажі», розгортаємо меню «Білінг» і ставимо прапорець «Білінг і робота з регулярними послугами»:

Після цього в системі відкриється доступ до інструментів для автоматичного нарахування послуг. У розділі «Продажі» з’явиться нова група — «Білінг». Вона відкриє доступ до обробки «Підготовка рахунків за договорами обслуговування», а також до довідника «Тарифні плани», де можна зручно зберігати й редагувати умови тарифікації для кожного договору обслуговування. Це дає змогу чітко структурувати тарифи й швидко застосовувати їх під час нарахувань.

Якщо організація аналізує витрати в розрізі окремих договорів обслуговування, рекомендуємо додатково увімкнути опцію «Вести облік витрат в розрізі договорів обслуговування» — вона дозволяє отримувати більш точну картину витрат за кожним клієнтом або сервісом.

Ще одна корисна функція — можливість одразу обрати головний напрямок діяльності, до ієрархії якого автоматично додаватимуться нові напрями. Це спрощує структуру обліку та економить час на ручну організацію даних.

Налаштування тарифних планів у системі білінгу

У системі білінгу BAS Малий бізнес ключову роль відіграє довідник «Тарифні плани», до якого можна перейти обравши розділ «Продажі» > підрозділ «Білінг»:

Саме цей довідник визначає, за якими умовами та в якому обсязі будуть нараховуватись послуги в рамках договору обслуговування. Кожен тарифний план формується окремо й може включати різні набори послуг, товарів або робіт — усе залежить від специфіки обслуговування клієнта.

У BAS Малий бізнес користувач може створити необмежену кількість тарифних планів, адаптованих до різних умов співпраці з клієнтами. Вибір відповідного плану виконується безпосередньо в договорі з контрагентом.

У табличній частині кожного плану фіксується перелік номенклатури — товарів, послуг і робіт, які автоматично підставлятимуться у документи, що формуються в рамках договору:

Для абонентських позицій, які мають постійний характер (наприклад, щомісячне обслуговування), можна вручну вказати фіксовану ціну без прив’язки до прайс-листа — достатньо заповнити значення «Включено в абонплату». Такий підхід забезпечує стабільність розрахунків і дозволяє точно контролювати нарахування в рамках білінгу.

Опція «Що робити при продажі позапланових позицій?» додає ще один рівень контролю — вона дозволяє обмежити або заборонити реалізацію номенклатури, яка не передбачена поточним тарифним планом. Це корисно для уникнення помилкових продажів і збереження чіткості у відображенні послуг за договором.

Ще одна зручна функція — колонка «Представлення в рахунку», що дозволяє групувати кілька номенклатурних позицій в одну умовну послугу, яка потрапить у друковану форму рахунку. Наприклад, замість довгого списку послуг клієнт побачить єдиний рядок із загальною назвою. Перетворення відображаються на вкладці «Розшифровка білінгу» у документі «Рахунок на оплату».

Додатково є можливість автоматично формувати представлення з урахуванням періоду надання послуг. Для цього використовується колонка «Зміст», яку можна увімкнути в рахунках через опцію «Ще – Змінити форму». Це дозволяє зробити документи більш інформативними та зручними для клієнтів.

Таким чином, програма білінг дозволяє створювати окремі умови для кожного клієнта шляхом налаштування індивідуальних тарифних планів.

Налаштування договору для участі в білінгу

Для коректної роботи механізму автоматичного виставлення рахунків у межах обслуговування клієнтів, необхідно внести відповідні параметри в довідник «Договір» контрагента та активувати його участь у білінгу.

Порядок внесення договору до білінгу включає такі дії:

1. перейти до підрозділу «Покупці» який розміщено в розділі «Продажі»:
2. відкрити картку договору з контрагентом у довіднику «Договори контрагентів»:
3. перейти до вкладки «Білінг»;
4. встановити прапор «Це договір обслуговування» (саме ця опція визначає участь договору в процесі білінгу):

Заповнити поля:

1. дата початку дії договору — з цієї дати система почне формувати рахунки за цим договором;
2. дата закінчення дії договору — після цієї дати білінг припиняється автоматично;
3. період розрахунків — визначає частоту формування рахунків (наприклад, щомісяця, щокварталу);
4. тарифний план — обирається зі списку попередньо налаштованих тарифних планів, які містять перелік послуг та механізм обліку витрат;
5. адреса електронної пошти — використовується для автоматичної розсилки рахунків клієнту (важливо: у разі її відсутності надсилання рахунків не відбуватиметься):

Заповнення цих параметрів є обов’язковою умовою для того, щоб договори контрагентів були включені до білінгових процесів, а рахунки виставлялися системою автоматично згідно з визначеним тарифом і періодичністю.

Замовити програму BAS Малий бізнес ви можете нанашому сайті>.

Автоматичне формування рахунків і актів за договорами обслуговування

Завдяки використанню білінгу в програмі BAS Малий бізнес, організації отримують інструмент для автоматичного формування не лише рахунків, а й актів виконаних робіт.

У BAS Малий бізнес передбачено обробку «Підготовка рахунків за договорами обслуговування», яка забезпечує автоматизацію процесу формування первинних документів для клієнтів:

Її основне призначення — створення рахунків на оплату та актів виконаних робіт за вказаний період у межах чинних договорів обслуговування.

Документи створюються після натискання кнопки «Сформувати документи» на підставі даних договору, тарифного плану та первинної інформації:

У верхній частині форми обробки відображається перелік договорів обслуговування, що діють у вибраний період. Сам період визначається у правій частині форми, де також розміщено налаштування формування та друку. Користувач має можливість обрати, які саме документи слід створювати — рахунки, акти або обидва; чи потрібно друкувати створені документи; а також чи здійснювати автоматичну розсилку клієнтам. Для надсилання документів необхідно попередньо створити шаблон листа та вказати адресу електронної пошти в картці договору. Окрім того, слід вибрати відповідну друковану форму, яка буде використана для виводу документів.

Нижня частина форми містить вкладку «Подробиці за договором», вміст якої змінюється залежно від обраної закладки. На закладці «Розшифровка» відображається деталізація суми за позиціями номенклатури відповідно до тарифного плану. Закладка «Первинні документи» містить перелік усіх підстав, за якими здійснюється розрахунок: це можуть бути дані обліку часу, замовлення-наряди, видаткові накладні, а також документи «Витрата з каси» та «Витрата з рахунку» з операціями «Інша витрата» або «На витрати». Крім того, у відповідних закладках відображається перелік сформованих рахунків на оплату та актів виконаних робіт за обраний період.

Застосування обробки дозволяє значно скоротити час на підготовку документів, підвищити точність розрахунків і забезпечити повноцінний облік послуг у межах договорів обслуговування в BAS Малий бізнес.

Контроль виконання договорів обслуговування

Після того як білінг налагоджено, важливо не лише автоматично виставляти рахунки, а й регулярно оцінювати, як саме працюють укладені договори. Для цього у програмі BAS Малий бізнес передбачено спеціальний інструмент — звіт «Виконання договорів обслуговування». Знайти його можна в розділі «Продажі», група «Аналітика», підрозділ «Звіти»:

Сформований звіт дозволяє побачити всю картину по кожному договору: які періоди вже відпрацьовані, які рахунки сформовано, а де ще потрібна увага бухгалтера або менеджера:

Це зручний спосіб своєчасно виявити, де щось пішло не за графіком, і оперативно відреагувати.

Програма білінг, реалізована у BAS Малий бізнес, є ефективним рішенням для компаній, що працюють за абонентською моделлю. Замовляйте BAS Малий бізнес у Bit-ua.