Для швидкого початку роботи з прикладним рішенням призначено спеціальну обробку, що складається з десяти розділів. Номери підрозділів визначають послідовність роботи з ними: завершивши роботу у першому розділі, слід переходити до другого тощо.

Обробка включає такі розділи:

• Параметри обліку;
• Інформація про організацію;
• Будівлі;
• Об'єкти особових рахунків;
• Послуги;
• Пільги;
• Тарифи
• Список фізичних осіб;
• Особові рахунки;
• Введення початкових залишків.

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» забезпечує підтримку будь-яких операцій, пов'язаних із особовими рахунками.

Лицьовий рахунок у прикладному рішенні – це зведення даних, що містить інформацію, необхідну для розрахунку вартості ЖКП, що надаються власникам особового рахунку керуючою організацією.

До кожного особового рахунки встановлюються такі характеристики:

• Об'єкт особового рахунку: квартира, частина квартири, офіс, паркінг тощо;
• Характеристики об'єкта особового рахунку: загальна, додаткова, житлова, опалювальна площа;
• Відповідальний власник: особа, на яку оформлено особовий рахунок;
• Кількість осіб, які проживають та зареєстровані на території об'єкта особового рахунку;
• Список послуг, що надаються керуючою організацією власнику особового рахунку (та членам його сім'ї);
• Спосіб визначення обсягу споживання для кожної послуги: за нормами або приладами обліку;
• Паспортний стіл з уточнюючою інформацією щодо кожного споживача послуг, з часткою власності та за рівнем спорідненості;
• Прилади обліку визначення обсягів споживання послуг;
• Уточнююча інформація визначення обсягів споживання послуг з норм;
• Тарифи на послуги;
• Пільги, що надаються відповідальному власнику особового рахунку та членам його сім'ї;
• Cубсидії, що надаються власнику особового рахунку та членам його сім'ї;
• Регіональні субсидії, що надаються власнику особового рахунку та членам його сім'ї.

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» забезпечує підтримку наступних операцій, пов'язаних із приладами обліку:

• Ведення списку приладів обліку;
• Реєстрація технічних характеристик приладів обліку;
• Закріплення приладів за особовими рахунками із зазначенням початкових показань;
• Вимкнення приладів обліку;
• Щомісячна реєстрація показань приладів обліку;
• Реєстрація демонтажу приладів для перевірки;
• Реєстрація монтажу пристроїв після перевірки.

У цьому розділі проводиться розрахунок та коригування вартості ЖКП, що надаються споживачам протягом місяця, виписка квитанцій на оплату цих послуг, облік отримання коштів за надані послуги та аналіз стану взаєморозрахунків із споживачами послуг, постачальниками та фондами.

У розділі здійснюються такі операції:

• щомісячні нарахування за особовими рахунками;
• перерахунок за особовими рахунками за попередні місяці;
• виконання разових нарахувань за особовими рахунками;
• виконання розподілу додаткових нарахувань;
• нарахування пені за особовими рахунками.

У розділі також можна реєструвати рух коштів:

• надходження безготівкових коштів від відповідальних власників особових рахунків та фондів;
• оплату готівкою постачальникам;
• надходження готівки від відповідальних власників особових рахунків.

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» автоматизує такі бізнес-процеси із запасами:

• кількісний облік запасів різних складах підприємства;
• купівля послуг ЖКГ у постачальників;
• покупка інших послуг у постачальників.
• Вимкнення приладів обліку;

Під запасами маються на увазі витратні матеріали, запасні частини та інструменти, що використовуються при усуненні несправностей на технічному устаткуванні споживачів послуг та під час проведення планових ремонтів житлових комплексів.

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» забезпечує облік взаємодії між споживачами послуг та організацією, що управляє:

• Проведення планових ремонтів об'єктів житлового та нежитлового фонду;
• Усунення аварійних ситуацій на технічному устаткуванні споживачів.

Передбачено можливості виконання ремонтних робіт та усунення несправностей щодо конкретного особового рахунку або будівлі загалом.

У розділі Аварійно-диспетчерська служба виконується:

• Реєстрація заявки споживача послуг;
• Уточнення потреб заявника;
• Визначення спеціалістів, які виконуватимуть роботи;
• Погодження з фахівцями потреби у запасах, необхідні виконання робіт;
• Визначення наявності необхідних запасів та звернення до служби постачання із заявою про необхідність їх закупівлі;
• Постановка завдання виконавцям виконання робіт;
• Реєстрація підтвердження виконавця про виконану роботу та використані запаси;
• Реєстрація підтвердження від заявника інформації: про використані матеріали, про час, витрачений фахівцями, а також його оцінка якості виконаних робіт;
• Оформлення документів для служби нарахувань та взаєморозрахунків, що відображають вартість виконаних робіт та витрачених матеріалів у відпускних цінах;
• Аналіз заявок.

Розділ призначений для створення робочого середовища фахівця, який виконує функції працівника паспортного столу.

Розділ є автономним: інформація, що накопичується у розділі, ніяк не використовується в інших розділах обліку.

У програмі автоматизовано такі операції:

• Ведення списку фізичних осіб, які потребують реєстрації;
• Первинна реєстрація відповідального власника особового рахунку. Оформлення та друк облікової форми А1 відповідального власника особового рахунку;
• Первинна реєстрація членів сім'ї власника особового рахунку. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку;
• Внесення даних про зміни форми А1. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку;
• Зняття із реєстрації фізичних осіб. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку.

У «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» автоматизовано підготовку та проведення загальних зборів власників, підрахунок результатів голосувань, зберігання історії зборів та голосувань.

Процес організації зборів голосування складається з наступних етапів:

• Визначення правил, за дотримання яких результати голосування набирають законної сили;
• Підготовка до проведення голосування;
• Реєстрація факту проведення зборів;
• Аналіз результатів голосування.

У системі підготовка до проведення Голосування полягає у формуванні списку питань, що виносяться на голосування. Питання, винесене на Голосування, може бути Організаційним та не мати матеріальної вартості. Для кожного питання, крім найменування, призначається його Розширений опис, який може включати будь-яку інформацію, наприклад термін виконання, склад платників, терміни оплати, вартість тощо.

Результатом підготовки до проведення зборів є:

• Друкована форма оголошення, причому з кожного питання, яке виноситься голосування, створюється окрема форма. У формі зазначається питання, час та місце голосування, склад учасників;
• Друкована форма протоколу голосування, до якого заноситься інформація про результати поіменного голосування;
• Друкована форма іменного бюлетеня для голосування.

"BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях" надає набір функцій для управління взаємодіями.

У розділі розміщено основні налаштування для таких інструментів:

• Telegram бот;
• Сайт ЖКГ;
• SMS-повідомлення.

Налаштування Telegram/Viber робота виконується в кілька етапів:

• Налаштування зв'язку з месенджером;
• Створення нового користувача;
• Управління користувачами месенджера;
• Налаштування клавіатури месенджера.

Telegram-/Viber-бот використовується для зв'язку з відповідальними власниками особистих рахунків. Відповідальні власники зможуть переглядати інформацію щодо заборгованості, показання приладів обліку та отримувані повідомлення щодо внесення оплати за особовими рахунками.

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» надає набір сервісних функцій, пов'язаних із роботою програмного продукту.

У розділі встановлюються основні параметри системи.

Крім того, у розділі підтримується:

• Реєстрація користувачів, призначення їм ролей та прав;
• Аналіз роботи користувачів із використанням журналу реєстрації;
• Перегляд списку активних користувачів;
• Обмін даними;
• Повнотекстовий пошук об'єктів;
• Видалення помічених об'єктів;
• Встановлення дат заборони зміни даних;
• Резервне копіювання інформаційної бази;
• Оновлення програми;
• Відновлення інформаційної бази.