Успішне виконання проектів є важливим елементом для досягнення бізнес-цілей. Кожен проект потребує уважного планування та ефективного керування, а також управління ризиками. У цій статті розглянемо етапи проекту, цілі та ризики кожного з них.

Обстеження

Обстеження є першим етапом проекту і має вирішальне значення для його успіху. На цьому етапі проводиться детальний аналіз потреб, цілей та обмежень проекту. Відбувається збір необхідної інформації, включаючи вимоги Замовника, ресурси, графік та бюджет.

Цілями етапу Обстеження – є виявити ключові положення, такі як:

• причини автоматизації;
• об’єкт автоматизації;
• сторона, з якою буде проводитися автоматизація;
• основа, на якій буде будуватися проект;
• технології  для впровадження проекту;
• прогнозування фінансових витрат та термінів виконання проекту.

Результат:

• реєстр бізнес-процесів для моделювання;
• план-графік моделювання (проведення інтерв'ю з відповідальними користувачами);
• уточнене КП;
• звіт про експрес-обстеження.

Ризики:

• Замовник мав інші очікування щодо звіту;
• потрібно внести уточнення до звіту або переробити його;
• до реєстру бізнес-процесів у ході експрес-обстеження були включені не всі процеси, необхідні Замовнику;
• у перелік відповідальних користувачів у ході експрес-обстеження були включені не всі, які можуть формулювати вимоги до системи, або включені користувачі не мають повноти інформації, і потрібно розширити склад користувачів, або користувачі більше не працюють.

Моделювання

Моделювання є важливим етапом проекту, який дозволяє створити візуальне представлення проектних процесів, систем та їх взаємодії. Цей етап зосереджений на розробці моделей, які допомагають зрозуміти функціональність та поведінку компонентів проекту.

Цілі:

• визначити поточний стан Замовника;
• показати, як це є в програмі;
• визначити майбутній стан;
• виявити відхилення від типових рішень.

Результат:

• користувачі Замовника розуміють, як їхні операції будуть відображатися в системі;
• угоди щодо впровадження типових функцій в системі з відповідальними особами;
• перелік автоматизованих бізнес-процесів Замовника з вказанням "точок розриву".

Ризики:

• зайнятість Замовника не дозволяє вчасно отримувати потрібні ресурси: інформацію, час інтерв'ю тощо;
• відповідальні користувачі не знають, які реально працюють на підприємстві, а які –‒ декларуються;
• Замовник витратить багато коштів на доопрацювання, але не факт, що ці процеси будуть ним затребувані;
• Замовник не зможе реалізувати зміну своїх процесів.

Проектування

На етапі Проектування виконується розробка конкретних стратегій, дизайну, архітектури та технічних рішень, необхідних для успішної реалізації проекту. Проектні команди встановлюють чіткі критерії, стандарти та параметри проекту, а також розробляють графіки робіт та ресурсні плани.

Цілі:

• однозначно визначити вимоги до системи;
• поставити завдання програмісту;
• документувати систему.

Результат:

• готові специфікації вимог на розробку у системі;
• якщо ведеться швидка розробка (без детальної специфікації вимог), то на виході проведені доробки у вигляді інтерфейсної частини програмного продукту (без створення алгоритмів).

Ризики:

• Замовник довго погоджує ТЗ/ЛТ;
• з'являються якісь додавання, яких не було на етапі Моделювання;
• у ході опису доробок не було вказано якихось важливих речей, які вважали несуттєвими, або про які Замовник не сказав, хоч і «мав на увазі» за умовчанням.

Розробка

Розробка – це етап активної реалізації планів і концепцій проекту.

Цілі:

• усунення критичних розривів;
• підвищення швидкості;
• наочність.

Результат:

• готова до використання система (можуть бути розриви типового функціоналу із процесами клієнта, але не повинно бути критичних розривів).

Ризики:

• На етапі тестування система працювала нормально, але в промисловому використанні почала "тормозити". Ризик може реалізуватися в разі великої кількості одночасно працюючих користувачів.
• Через тривалий етап Розробки може вийти так, що під час розробки з'явиться новий реліз.
• Через тривалий етап Розробки може вийти так, що під час Розробки у Замовника змінилися процеси, умови ведення бізнесу тощо, і тепер наша розробка не є актуальною для нього.
• Під час здачі робіт Замовник висуває нові вимоги, які раніше не були висловлені.

Впровадження

Етап впровадження критичний для проекту. Включає установку, налаштування та інтеграцію розробленого рішення. Результатом є повноцінне функціонування продукту в реальному середовищі. Вимагає підтримки користувачів, вирішення проблем та відповідь на потреби.

Цілі:

• забезпечити використання системи;
• забезпечити підтримку.

Результат:

• усі співробітники Замовника вміють працювати в системі (пройшли навчання та консультації під час практичної роботи в системі);
• у системі накопичуються фактичні дані (проведено перенесення даних, вводяться поточні операції);
• підготовлено групу підтримки.

Ризики:

• У Замовника не виділено бюджету на супровід нашими силами, а своїми – ніхто не вміє. Причина - в ході впровадження не було залучено співробітників Замовника, яким можна було передати систему на супровід.
• Неможливо провести впровадження або зрив строків через незацікавленість («зайнятість») співробітників Замовника. Фактор ризику – мала залучення користувачів на етапі Моделювання, не проводяться регулярні наради щодо проекту на етапі Впровадження.
• Частина співробітників Замовника не приходить на навчання, приходять незареєстровані тощо. Фактор ризику - на етапі Моделювання не були перераховані всі відповідальні та кінцеві користувачі.
• Співробітники Замовника не формулюють та не фіксують своїх завдань для команди Виконавця.
• На етапах Моделювання, Проектування та Розробки не було виявлено та реалізовано критичних доопрацювань, оскільки Замовник не дав повну інформацію.
• Велика кількість доробок, які потрібно зробити, незадоволеність Замовника «напівпрацюючою» системою. Фактори ризику – на етапі Експресу вирішено паралельно впроваджувати кілька модулів, на етапі Моделювання не виявлено численних відхилень функціоналу через те, що не включили тих користувачів, які дійсно розуміють, як влаштовані процеси.

Управління проектами є необхідним для успішного виконання проектів. Кожен етап має свої цілі, виклики та ризики. Розуміння етапів та управління ризиками допоможе досягти поставлених цілей. Важливо бути гнучким та готовим до змін, щоб ефективно реагувати на ризики та завершити проект успішно.