Новорічний корпоратив для працівників. Відпочинок для всіх, окрім бухгалтера

Для бухгалтера новорічний корпоратив майже завжди перетворюється на набір запитань: на який рахунок віднести витрати, чи можна залишити вхідний ПДВ, чи не з’явиться дохід у працівників, і що робити з податками, якщо були частування і розваги.

Там, де керівництво бачить командний дух і мотивацію, контролюючі органи можуть побачити додаткові блага. Тому варто підготуватися заздалегідь.

Документальне оформлення

Завдання бухгалтера та/або відповідальної особи – коректно оформити мету, скласти бюджет і підтвердити факт отриманих послуг.

1. Оформляємо Наказ (розпорядження) керівника про проведення новорічного корпоративу та вказуємо в ньому:
   • дату/час/місце заходу;
   • формат (корпоратив для працівників);
   • мету (наприклад: внутрішній захід для підтримки командної взаємодії/підсумки року/мотивація персоналу);
   • відповідальних осіб (організатор, відповідальний за документи);
   • джерело фінансування (за рахунок коштів підприємства);
   • ліміт/кошторис або посилання на кошторис (додаток до наказу).
2. Складаємо Кошторис витрат і розписуємо, що саме оплачується:
   • оренда залу/послуги ресторану або кейтеринг;
   • ведучий/музичний супровід/звук/світло;
   • декор, поліграфія, фото/відео;
   • трансфер (за потреби), тощо.
3. Забезпечуємо наявність документів від постачальників: 
   • договір;
   • рахунок на оплату;
   • акт наданих послуг / видаткову накладну;
   • податкову накладну (для платників ПДВ);
   • чек/квитанцію/платіжне доручення - для підтвердження оплати.
4. Затверджуємо список учасників - тут є два підходи, і кожен має свою логіку:
   1. сформувати список учасників (ПІБ/підрозділ) - коли хочете чітко підтвердити “захід для працівників” і внутрішню подію, але тоді може виникнути питання виокремлення конкретного доходу кожного працівника з відповідними податковими наслідками;
   2. не персоніфікувати вартість на 1 особу - якщо формат “фуршет/шведський стіл”, а ви не хочете створювати базу для розрахунку доходу кожному працівнику. У такому разі краще оформити “загальну участь” без розподілу сум по людях (але факт заходу все одно має бути підтверджений). Важливо: у первинці бажано, щоб у призначенні послуг не було “для конкретних фізосіб”, а було нейтрально - “послуги харчування/організації заходу для працівників підприємства”.
5. Складаємо підсумковий звіт відповідальної особи - внутрішній документ, де:
   • фіксуємо дату, місце, формат;
   • вказуємо що захід відбувся, перелік залучених підрядників;
   • підтверджуємо відповідність витрат кошторису або пояснюємо відхилення;
   • додаємо додатки: фото/програма заходу/копії актів (за наявності).

Усі ці документи підтверджуватимуть, що витрати були фактичними, захід справді відбувся, а кошти використано за призначенням. Адже будь-яка господарська операція має бути належно оформлена - це прямо передбачено Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність».

Бухгалтерський облік

Витрати на новорічний корпоратив зазвичай відносять на рахунок 949, бо вони не пов’язані безпосередньо з виробництвом чи управлінням, а є витратами соціального або розважального характеру. Це стандартна практика, яку легко обґрунтувати під час перевірки, оскільки рахунок 949 використовують для всіх подібних разових витрат, не пов’язаних із господарською діяльністю напряму.

Податкові наслідки

ПДВ

Якщо підприємство-платник ПДВ отримало податковий кредит по ресторану/кейтерингу/ведучому/оренді, то потрібно нарахувати компенсуюче ПДВ і скласти зведену податкову накладну в кінці звітного періоду.

ПДФО 

ПДФО не виникає, якщо новорічний корпоратив має загальний характер і неможливо визначити: хто саме з працівників був присутній, скільки коштів витрачено на їжу і розваги для кожного - тобто відсутня персоніфікація витрат. У такому випадку не можна встановити дохід конкретної особи, а отже, немає об’єкта оподаткування.

Натомість, ПДФО може виникнути, якщо витрати на корпоратив можна чітко розподілити між учасниками, і таким чином вони набувають ознак негрошового доходу працівника. У цьому випадку застосовується «натуральний» коефіцієнт, тому фактична сума ПДФО буде більшою, ніж просто 18% від вартості.

Військовий збір 

Логіка щодо військового збору така ж, як і для ПДФО: якщо можна визначити дохід конкретного працівника, такий дохід підлягає оподаткуванню і військовий збір утримується.

Водночас, на відміну від ПДФО, для військового збору «натуральний» коефіцієнт не застосовується - він розраховується від фактичної вартості доходу.

ЄСВ 

За відсутності персоніфікації – ЄСВ не нараховується.

Щойно з’являється можливість визначити, хто саме отримав дохід, — автоматично виникає і обов’язок нарахування ЄСВ.

Відображення в BAS

Витрати на новорічний корпоратив для працівників у програмах BAS відображаються без окремих спеціальних механізмів саме під корпоратив. 

Замовили ресторан, кейтеринг, оренду залу, ведучого чи музику — просто створили “Надходження товарів і послуг” та віднесли суму на необхідну статтю витрат.

Якщо ж для корпоративу придбали матеріальні речі (наприклад, продуктові набори, декор), то їх логічно спочатку оприбуткувати як товари/матеріали тим самим документом надходження, а потім списати на витрати типовим документом “Вимога-накладна”.

З BAS бухгалтер може без турбот приєднатися до святкувань з колегами. Насолоджуйтеся святом, а про облік подбають фахівці Bit-ua!