Рахунок vs акт/накладна: призначення і відмінності

У щоденній роботі рахунок на оплату часто помилково сприймають як первинний документ. Через це й виникає типова ситуація: гроші вже зайшли/пішли, а в обліку немає документа, який підтверджує сам факт операції і закрити її коректно не виходить. Нижче зупинимось на простій логіці, що саме потрібно для бухобліку, коли рахунок може бути винятком, і як зручніше організувати процес у програмах BAS.

Різні ролі документів

Для бухгалтерського обліку ключове правило просте: операції відображаються на підставі первинних документів (ст.9 Закону про бухоблік). Первинка може бути паперова або електронна, але має містити обов’язкові реквізити (назва, дата, підприємство, зміст і обсяг операції, відповідальні особи/ідентифікація підписанта тощо).

Щоб не плутатись, розділимо поняття, які в розмові часто називають первинним документом:

1. Рахунок на оплату (інвойс / рахунок-фактура) - це, як правило, запит на оплату: що оплачуємо, на яку суму і за якими реквізитами.
2. Первинний документ — документ, який фіксує факт господарської операції (поставка товару/надання послуг): акт, видаткова накладна тощо.
3. Податкова накладна (ПДВ) — окремий документ для ПДВ. Вона не замінює первинний документ для бухобліку.

Чому рахунок найчастіше НЕ є первинним документом

У практиці і за позицією Мінфіну рахунок (рахунок-фактура) здебільшого має інформаційний характер: він не підтверджує, що товар реально відвантажили або послугу реально надали. Тому сам по собі рахунок зазвичай не стає первинним документом автоматично.

Але тут є важливий нюанс: належно оформлений рахунок-фактура (інвойс) може стати підставою для відображення постачання без акта, але лише якщо виконані умови (Лист Мінфіну):

1. Рахунок оформлено з дотриманням вимог до первинки.
2. Є належно оформлений договір, і виконуються умови договірних зобов’язань.
3. Рахунок оплачений, а оплату підтверджено платіжними документами.

Також важливо пам’ятати, що листи Мінфіну мають рекомендаційний/інформативний характер.

Практичний висновок тут такий: якщо ви хочете закривати послуги оплаченим рахунком, це краще:

• прямо прописати в договорі, що рахунок після оплати підтверджує факт надання/прийняття послуг, і
• зробити рахунок максимально коректним за реквізитами, як первинку.

Для товарів на практиці найчастіше все одно потрібна видаткова накладна - рахунком зазвичай не обходяться.

Відображення у BAS

У BAS Бухгалтерія є документ «Рахунок на оплату покупцю». По суті, це окремий документ для комунікації з клієнтом, який допомагає правильно оплатити товар чи послугу. Він не фіксує господарську операцію і не формує проводок.

Щоб у BAS сформувати саме первинний документ, використовуємо «Реалізація товарів і послуг», який фіксує відвантаження товарів або надання послуг, формує проводки та має друковані форми. Для товарів це Видаткова накладна, а для послуг - Акт про надання послуг.

Якщо ж говоримо про ПДВ, то «Податкова накладна» в BAS — це документ, який формує податкові зобов’язання з ПДВ.

Щоб не дублювати номенклатуру й суми та не втрачати логічний ланцюжок оформлення операції, рекомендуємо створювати документи на підставі: спочатку рахунок, далі на підставі рахунка - реалізацію, і вже на підставі реалізації - податкову накладну (за потреби). Після цього зручно відкривати «Пов’язані документи», де чітко видно ієрархію: який документ і в якому порядку був створений.

Детальніше — у нашому відео.

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.}}