Що таке електронний підпис та як він виглядає

Електронний підпис — це цифровий аналог власноручного підпису, певний набір даних, які додаються до електронного документа і засвідчують, що саме ви його підписали. У бухгалтерській та юридичній практиці дедалі частіше виникає питання, що таке електронний підпис, як він працює та навіщо потрібен. У повсякденному житті його використовують для подання звітності, укладання договорів, отримання держпослуг і підписання внутрішніх документів.

Що таке електронний підпис

Згідно із Законом України «Про електронні довірчі послуги», електронний підпис — це електронні дані, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані і використовуються як засіб підписання.

Це своєрідний криптографічний код, що:

• підтверджує особу підписанта,
• гарантує цілісність документа,
• захищає його від підміни.

Він засвідчує, хто підписав документ, що його не змінювали, і що підпис чинний. В Україні лише кваліфікований електронний підпис (КЕП) має повну юридичну силу.

Отже, електронний підпис — це не просто технічний інструмент, а повноцінний юридичний засіб підтвердження волі підписанта, який забезпечує безпеку та зручність у роботі з електронними документами.

Як виглядає електронний підпис на практиці

Електронний підпис не має графічного вигляду, як звичайний підпис, і існує у вигляді зашифрованих файлів (.dat, .p7s, .asice, .pfx тощо), що додаються до документа або вбудовуються в нього під час підписання. Його створюють за допомогою спеціального ПЗ і особистого ключа, що зберігається на захищеному носії — токені, флешці, смарт-картці або в хмарі.

Відображення підпису залежить від формату документа та ПЗ:

• у PDF видно позначку «Підписано КЕП», ім’я, дату, час підписання;
• у Word — повідомлення «Цей документ містить підпис» через «Файл» → «Інформація»;
• у XML — службовий блок <ds:Signature>...</ds:Signature>.

Перевірити підпис можна:

• візуально — наявність позначки у файлі;
• у програмі, що підтримує КЕП;
• через онлайн-сервіси (наприклад, Центр сертифікації ключів ІДД ДПС).

Хоча електронний підпис не видно як звичайний, його наявність і справжність легко перевірити технічними засобами.

Типи електронних підписів

Законодавство України визначає три основні типи електронних підписів, які відрізняються між собою за рівнем захисту, технічними вимогами та юридичною силою:

ЕЦП та КЕП: у чому відмінність

У сфері електронного документообігу часто зустрічаються два терміни — ЕЦП (електронний цифровий підпис) та КЕП (кваліфікований електронний підпис). Для багатьох користувачів актуальним залишається запитання: ЕЦП що це — застаріле поняття чи ще чинний інструмент?

ЕЦП — це застарілий термін, який використовувався до 2018 року відповідно до старого закону «Про електронний цифровий підпис». З 2018 року чинним є термін КЕП — кваліфікований електронний підпис, який відповідає європейському регламенту eIDAS і має повну юридичну силу.

Для ефективної роботи з обліком та звітністю варто використовувати сучасні BAS програми з підтримкою КЕП — у чому може допомогти команда Bit-ua.

Навіщо потрібен електронний підпис

Основні сфери застосування електронного підпису наступні:

1.  Звітність до державних органів

   КЕП щодня використовують бухгалтери для подання податкової, пенсійної, статистичної звітності та підтвердження накладних. Документи з КЕП мають таку ж юридичну силу, як і паперові.

2. Підписання договорів і первинних документів

   Дає змогу дистанційно підписувати контракти, акти, рахунки, вести електронний документообіг без паперів — зручно для компаній із розгалуженою структурою.

3. Кадрові документи

   Використовується для підписання наказів, графіків, трудових договорів, зокрема з віддаленими працівниками — згідно з трудовим законодавством.

4. Державні послуги онлайн

   КЕП потрібен для входу в електронний кабінет, подання заяв через «Дію», участі в Prozorro та звернень до ЦНАП, судів, реєстрів.

5. Програмне забезпечення (BAS, M.E.Doc тощо)

   КЕП використовується для підписання звітів, обміну з банками і контрагентами, створення електронного архіву в облікових системах.

Переваги електронного підпису

Використання електронного підпису відкриває низку переваг для бізнесу, бухгалтерів і працівників, які взаємодіють з документами:

1. Швидкість - підписання документів займає кілька секунд — без друку, пересилання чи особистої присутності.
2. Зручність - документи можна підписувати з будь-якого пристрою — на комп’ютері, ноутбуці чи смартфоні. Доступність 24/7 з будь-якого місця.
3.  Безпека - КЕП забезпечує захист від несанкціонованих змін у документі, підтверджує справжність підписанта та має юридичну силу.
4. Економія часу - не потрібно роздруковувати, підписувати вручну, сканувати чи пересилати документи поштою.
5. Економія паперу - повна відмова від паперових документів скорочує витрати на офісне приладдя, друк і зберігання.
6. Дистанційна робота – можна вести повноцінну юридичну діяльність без офісу: укладати договори, подавати звіти, погоджувати документи з дому або з відрядження.

Як отримати електронний підпис

Для тих, хто вперше зіштовхується з процедурою, актуальним є питання: як створити електронний підпис, щоб використовувати його для звітності, підписання договорів чи взаємодії з державними сервісами.

Через АЦСК:

Обрати центр (наприклад, ІДД ДПС) → Ознайомитися з умовами на сайті → Підготувати документи → Подати заяву → Отримати ключ

Через Дію:

Увійти → «Послуги» → «Е-підпис» → Створити Дія.Підпис (через Face ID)

Через банк:

Увійти, наприклад, в Приват24 → «Послуги» → «ЕЦП» → Заповнити заявку → Отримати підпис

Примітка: для подання звітності через BAS УТП або інші бухгалтерські програми підпис повинен бути кваліфікованим, згенерованим АЦСК і зберігатись на захищеному носії або хмарному середовищі з підтвердженою автентифікацією.

Які документи потрібні для отримання підпису

Після того як вдалося розібратися, як зробити електронний підпис, варто ознайомитися з переліком основних документів, які необхідно надати для отримання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) — залежно від статусу заявника:

1. Фізособа: паспорт, РНОКПП.
2. ФОП: + витяг з ЄДР.
3. Юрособа: витяг з ЄДР, статут, наказ, паспорт уповноваженого, довіреність.

Примітка: конкретний перелік документів може дещо відрізнятися залежно від обраного АЦСК. Рекомендується перевірити вимоги на сайті постачальника послуг перед подачею заявки.

Отже, для тих, хто вперше стикається з процедурою і не знає, як зробити електронний цифровий підпис, варто почати з вибору кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг або зручного сервісу. Далі потрібно підготувати необхідні документи, пройти ідентифікацію та отримати ключ у файлі або на захищеному носії. Усі ці дії займають мінімум часу, а отриманий підпис дозволяє підписувати звітність, контракти й інші документи в електронній формі.

Рекомендації з безпеки при використанні електронного підпису

Щоб захистити електронний підпис від несанкціонованого використання та зловживань, важливо дотримуватись кількох базових правил:

1. Зберігайте ключ лише на захищеному носії — токен, смарт-картка або хмара з автентифікацією; не використовуйте загальні комп’ютери чи флешки.
2. Створюйте складний пароль — щонайменше 8 символів, з літерами, цифрами й знаками; уникайте простих комбінацій.
3. Користуйтесь лише офіційними сайтами — уникайте фішингових ресурсів, перевіряйте адреси (наприклад, ca.tax.gov.ua).
4. Використовуйте криптозахищені пристрої — токени унеможливлюють копіювання ключа та підвищують безпеку.
5. Оновлюйте сертифікат вчасно — стежте за терміном дії, адже прострочений КЕП втрачає юридичну силу.

Проблеми, з якими можна стикнутися

Під час використання електронного підпису можуть виникати типові труднощі. Нижче наведено найпоширеніші проблеми і варіанти їх вирішення:

Часті запитання (FAQ)

Чи діє український КЕП за кордоном?

Ні, автоматично не діє, але може бути визнаний за домовленістю сторін або країнами; з ЄС триває процес взаємного визнання.

Скільки КЕП можна поставити на документ?

Необмежено — підпис може накласти кілька осіб чи сторін.

На який строк видається КЕП?

Зазвичай до 2 років, залежно від АЦСК; після цього потребує поновлення.

Чи можна використовувати один КЕП у різних сферах?

Так, якщо правильно вибрано тип підпису (фізособа, ФОП, посадова особа).