Створення змінних графіків роботи BAS Бухгалтерія КОРП

Правила при складанні графіків змінності

При запровадженні змінного графіка роботи слід керуватися нормами законодавства.

Так, КЗпП містить норми, які регламентують організацію роботи змінами (ст. 58, 59).

Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робочих і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомпраці СРСР від 20,07,1984 р. № 213.

Методичні рекомендації щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затверджені наказом Мінпраці та соцполітики України від 19.04.2006 р. № 138.

Змінна робота – метод організації праці у дві, три або чотири зміни. Процес може бути безперервним або з перервами. Суть методу — працівники послідовно змінюють один одного на тих самих робочих місцях відповідно до графіка змінності (лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 № 493/13/84-16). 

Графік змінності може запроваджуватися:

• на безперервно діючих підприємствах;
• якщо тривалість виробничого процесу перевищує допустиму тривалість щоденної роботи;
• для ефективного використання устаткування та збільшення обсягів продукції (послуг).

При створенні графіку змінності враховують наступні чинники:

• порядок виходу працівників за змінами (прямий або зворотній);
• кількість змін протягом доби;
• час для відпочинку та вживання їжі;
• тривалість зміни, час початку і закінчення;
• тривалість щотижневого та щоденного (міжзмінного) відпочинку;
• додаткові вільні від роботи дні та вихідні.

Вимоги КЗпП щодо графіка змінності:

• працівники чергуються в змінах рівномірно;
• мінімальна тривалість між змінами – не менше подвійної тривалості роботи в попередній зміні;
• робота працівника протягом двох змін поспіль забороняється.

Графікі змінності затверджуються на весь обліковий період за один місяць до їх уведення у дію, та доводяться до відома кожного працівника, який працює в змінному режимі.

Налаштування облікової політики графіків змінності BAS Бухгалтерія КОРП

Використовуються тарифні групи

У програмі є можливість описувати тарифні групи (залежність розміру тарифу від розряду), використовувати їх при описі посади (або позиції штатного розкладу), і крім посади (позиції) співробітника вказувати його фактичний розряд згідно зазначеній групі.

Використовується кілька тарифних ставок для одного співробітника

У програмі є можливість призначати одночасно кілька тарифних ставок для одного співробітника, наприклад, при оплаті за іншим тарифом часу ремонту для водіїв, днів у дорозі при роботі вахтовим методом тощо.

Використовуються короткострокові зміни оплати праці в залежності від виконуваної роботи

Якщо на підприємстві практикуються часті масові зміни умов оплати праці, пов'язані не зі зміною позиції, а із зміною місця роботи (верстата, печі тощо), то їх можна реєструвати спеціальним документом.

Використовується кілька видів часу в графіку роботи

У програмі є можливість планувати в графіку роботи співробітника декілька видів робочого часу, в тому числі протягом одного дня, і оплатити цей час по-різному. Наприклад, якщо частина дня співробітник працює на касі, а іншу частину – у торговому залі, або частину днів проводить на вахті, а іншу частину – в дорозі.

Перевіряти відповідність фактичного часу плановому

У програмі в більшості випадків немає необхідності реєструвати фактично відпрацьований співробітниками час за допомогою табеля. Досить правильно описати графік роботи, а всі відхилення від графіка реєструвати документами: 

• відсутності – Відпустка, Лікарняний, Прогул, неявка тощо; 

• роботу понад передбаченого графіком – Робота понаднормово, Робота у вихідні і свята. 

Крім того, можна вводити дані за окремими видами часу документом Дані для розрахунку зарплати з попередньо налаштованим необхідним чином шаблоном. 

Однак у деяких випадках раніше запланований час може відрізнятися від фактичного і у зв'язку з короткостроковою зміною графіка співробітника. Наприклад, при змінній роботі один співробітник виходить попрацювати за іншого, за аналогічну підміну себе в майбутньому. 

Для коректного обліку подібних ситуацій в програмі в цьому випадку передбачається змінювати графік співробітника за допомогою документа Індивідуальний графік. А при спробі зареєструвати за допомогою документа Табель явку у вихідний за графіком співробітника (або навпаки), програма видає відповідне попередження. 

Якщо з якоїсь причини все ж потрібно реєструвати час документом Табель подібним чином, то таку перевірку можна відключити за допомогою цієї настройки.

Порядок перерахунку тарифної ставки

Якщо в організаціях до понаднормової роботі, роботі у нічний час, вихідні та святкові дні залучаються співробітники, оплата праці яких здійснюється виходячи з місячної тарифної ставки (посадового окладу), то для розрахунку оплати понаднормового часу (і в інших аналогічних випадках) потрібно визначити годинну ставку оплати. Нормативно порядок перерахунку місячної тарифної ставки (посадового окладу) у годинну ставку в даний час не врегульовано, тому програма підтримує три варіанти розрахунку. Залежно від установки перемикача програма буде використовувати:

Середньомісячна кількість годин (днів) у місяці (рекомендовано) - при цьому варіанті годинна ставка визначається шляхом ділення місячної тарифної ставки (посадового окладу) на середню кількість робочих годин у місяці за рік. Наприклад, співробітник працює за графіком 5-денного 40-годинного робочого тижня з місячним окладом у розмірі 50 000 гривень. Годинна тарифна ставка співробітника в 2014 р. складе: 50 000 грн. / (1 970 раб. годин в 2014 р. / 12 міс.) = 304,56 гривні;

Норму часу за графіком співробітника - при цьому варіанті годинна ставка визначається шляхом ділення місячної тарифної ставки (посадового окладу) на кількість робочих годин в місяці виконання, наприклад, понаднормових робіт за графіком роботи працівника. Наприклад, співробітник працює за графіком 5-денного 40-годинного робочого тижня з місячним окладом у розмірі 50 000 гривень. Годинна тарифна ставка співробітника в червні 2014 р. (норма годин в червні за графіком роботи співробітника - 151) складе: 50 000 грн. / 151 г. = 331,13 гривня.

Норму часу за виробничим календарем - при цьому варіанті годинна ставка визначається шляхом ділення місячної тарифної ставки (посадового окладу) на кількість робочих годин у місяці за виробничим календарем з урахуванням тривалості робочого тижня. Наприклад, співробітник працює за графіком 5-денного 40-годинного робочого тижня з місячним окладом у розмірі 50 000 гривень. Годинна тарифна ставка співробітника в червні 2014 р. (місячна норма годин в червні за графіком роботи співробітника - 151) складе: 50 000 грн. / 151 г. = 331,13 гривня.

Ця настройка встановлює порядок перерахунку окладу в годинну ставку по умовчанню для всього підприємства, а для кожного співробітника можна вибрати свій індивідуальний порядок в кадрових документах (наприклад, при прийманні на роботу або переведенні).

Показники, що визначають склад сукупної тарифної ставки

При оформленні прийому співробітника на роботу документом Прийом на роботу умови оплати праці співробітника можна описати переліком нарахувань, а також розміром показників цих нарахувань. Якщо ведеться штатний розклад, список нарахувань заповнюється згідно обраної позиції штатного розкладу автоматично, а також примусово по кнопці Заповнити за позицією. В разі потреби нарахування можна уточнити безпосередньо в документі. Планові нарахування можна зареєструвати також документом Початкова штатна розстановка. 

Планові нарахування будуть автоматично нараховуватися співробітнику щомісяця або з іншою періодичністю при остаточному розрахунку зарплати.

Іншими словами, основна складова системи (форми) оплати праці співробітника формується (описується) в програмі переліком його планових нарахувань.

Якщо умови оплати праці співробітника змінюються, то призначені одного разу співробітнику нарахування або розміри їх показників можна змінити за допомогою документів «Кадрове переведення» і «Зміна оплати праці». Таблиця планових нарахувань у цих документах автоматично заповнюється всіма діючими плановими нарахуваннями співробітника. У неї можна додати нове планове нарахування, скасувати чинне або змінити значення його показників.

Планові нарахування або значення їх показників змінюються також спеціалізованими документами «Суміщення посад», «Наказ на доплату до середнього заробітку», «Індексація заробітку», «Зміна кваліфікаційного розряду», «Затвердження тарифної групи», «Зміна місць роботи», «Призначення підробітку» й «Зміна планових нарахувань». Крім того, зміна планових нарахувань співробітника проводиться при оформленні відпустки по догляду за дитиною відповідними документами.

Не у всіх з цих документів доступно зміна складу і розміру всіх планових нарахувань співробітника (вони можуть бути доступні тільки для перегляду), при цьому може редагуватись лише їх внесок у плановий ФОП (Фонд оплати праці).

При зміні норми часу через зміни графіка роботи не з першого числа місяця, вважати норму часу

Настройка впливає на роботу з документом Кадрове переведення

Створення графіку змінності в BAS Бухгалтерія КОРП

Для прикладу застосування графіків змінності, в BAS Бухгалтерія КОРП, запровадимо перервний графік змінності. Де 2 працівники працюють весь тиждень, крім неділі, святкових (неробочих) днів. В зміні -1 працівник. Години праці з 8:00 до 22:00.   

Заповнюємо графік для першої зміни з урахуванням умов, наведених вище. Так як цикл змінності співпадає з робочим тижнем, вибираємо опцію по днях тижня.

Якщо в програмі ведеться кілька виробничих календарів для регіонів з різним складом святкових днів, то слід вибрати встановлений для регіону, де працюють співробітники з цим графіком (який настроюється). Він буде впливати не тільки на заповнення самого графіка, але і враховуватися в інших місцях, де потрібно враховувати дані виробничого календаря. Наприклад, при оформленні відпустки. 

Спосіб заповнення За циклами довільної довжини (змінні графіки) має на увазі опис змінного графіка. Повний цикл змінності з робочими і неробочими днями і кількістю робочих годин задається в розділі Розклад роботи. Перший день, зазначений у розкладі роботи як день № 1, збігається з датою початку відліку змінності графіка, зазначеної в полі Дата відліку.

Заповнення робочих днів у святкові дні (згідно з виробничим календарем) регулюється параметром При заповненні враховувати святкові дні. Якщо прапорець встановлений, то при заповненні графіка робочі години у святкові дні заповнені не будуть.

Для заповнення п'ятиденки, шестиденки інших аналогічних графіків слід вказати обсяг робочого часу в той чи інший день - у групі Розклад роботи відзначаються робочі дні тижня та тривалість робочого дня.

У графіку можна задати не тільки кількість годин явок, але і кількість нічних, вечірніх годин, часу перерв для годування дитини, вахти, вибравши відповідні настройки програми. Також можливо врахувати свої види часу, описавши їх в довіднику. Нарахування Доплата за роботу в нічний (вечірній) час, Доплата за роботу в святкові дні (в одинарному розмірі), Оплата часу годування дитини автоматично розрахуються для співробітників в документі Нарахування зарплати та внесків, якщо в їх графіку роботи вказані такі години.

Можна вказати роботу у святковий день окремо для денного, нічного або вечірнього часу, доплата буде проводитися в залежності від зазначеної кількості годин для кожного виду окремо. 

Увага! Якщо робота у святковий (вихідний) день для співробітника не передбачена графіком роботи, тобто вона не планова, то для реєстрації відповідного факту необхідно скористатися документом Робота у вихідні та святкові дні або Табель.

Години явки вводяться не включаючи нічні (вечірні) години. Тобто, якщо працівник працює всього 13 годин, з них 8 годин вдень, 4 години ввечері і вночі 1, це слід вказати у відповідних рядках графіка, як 8, 4 і 1 годину.

Години понаднормової роботи вводяться в документ Робота понаднормово або Табель.

Для опису неповного робочого часу, якщо обрана відповідна можливість програми, слід встановити, що це або неповний робочий день, або неповний робочий тиждень, при цьому можна вказати, за яким графіком повинна розраховуватися норма часу. 

Також можливо вказати години для видів часу:

● скорочений час співробітників, які навчаються, без відриву від виробництва;

● скорочений робочий час відповідно до Закону;

● робота в режимі неповного робочого часу. ;

Можна вказати, що ведеться Підсумований облік робочого часу. Буде враховано специфіку такого обліку при розрахунку середнього заробітку.

Якщо при цьому використовується оплата переробітків, то в графіку можна вказати, яку норму слід використовувати при підрахунку годин переробітків в документі Реєстрація переробітків.

Тривалість робочого тижня, яку у разі опису змінних графіків слід заповнити вручну, впливає, наприклад, на перерахунок тарифної ставки співробітника.

При внесенні змін до виробничого календаря всі графіки робіт автоматично заповнюються.

Після натискання кнопочки «Записати та закрити». В довіднику «Графіки роботи» з’являється новий графік з назвою «Зміна по непарних днях».

За такою подобою заповнюємо графік «Зміна по парних днях».

Таким чином у довіднику «Графіки роботи» створено дві зміни, які можна використовувати для обліку робочого часу співробітників.