Добровольное медицинское страхование работников: учет, налогообложение и отражение в BAS

Работодатели давно мотивируют сотрудников не только зарплатой. Дополнительные выходные, обучение, питание, корпоративный спорт, медицинские программы и другие бонусы помогают удерживать команду и делают социальный пакет более привлекательным. Одним из таких преимуществ является страхование сотрудников за счет работодателя.

Для бухгалтера здесь важно правильно определить характер такой выплаты. То, что работодатель оплатил что-то за сотрудника, еще не означает, что эта сумма является зарплатой. В то же время если выплата не относится к зарплате, это не означает, что она автоматически не подлежит налогообложению.

В статье разберем, как учитывать добровольное страхование сотрудников за счет работодателя: в каких случаях страховые платежи становятся налогооблагаемым доходом сотрудника и как отразить такие операции в BAS.

Почему страхование сотрудника — незарплатная выплата

Начнем с главного: страховой взнос, который работодатель уплачивает за сотрудника, не относится к заработной плате.

Пункт 3.5 Инструкции по статистике заработной платы прямо относит взносы предприятий по договорам добровольного медицинского страхования сотрудников и членов их семей к выплатам, которые не входят в фонд оплаты труда.

Это имеет значение прежде всего для ЕСВ. Пункт 2 разд. II Перечня № 1170 также прямо предусматривает, что такие платежи не являются базой начисления ЕСВ.

Таким образом, если предприятие уплачивает за сотрудника взнос по договору добровольного медицинского страхования, такая сумма:

• не является заработной платой;
• не входит в фонд оплаты труда;
• не является базой начисления ЕСВ.

Стоит обратить внимание, что согласно действующей позиции ГНС взносы работодателя по договорам именно долгосрочного страхования жизни являются составляющей заработной платы для целей ЕСВ. Поэтому бухгалтеру прежде всего необходимо определить точный вид договора страхования и только после этого решать вопросы НДФЛ, военного сбора и ЕСВ. Самого названия «корпоративная страховка» для правильного учета и налогообложения недостаточно.

НДФЛ и военный сбор

НКУ предусматривает специальное правило для страховых платежей, которые работодатель-резидент уплачивает за сотрудника за свой счет.

В налогооблагаемый доход сотрудника не включаются страховые платежи по договорам негосударственного пенсионного обеспечения и/или добровольного медицинского страхования — в пределах 30% начисленной заработной платы такого сотрудника (пп. «в» пп. 164.2.16 НКУ).

Рассмотрим на примере.

Сотруднику за месяц начислили зарплату 40 000 грн. Максимальная сумма страхового взноса, которая не будет включаться в его налогооблагаемый доход, составит:

40 000 грн × 30% = 12 000 грн.

1. Если работодатель уплатил страховой компании за этого сотрудника 5 000 грн, вся сумма укладывается в установленный лимит. Поэтому НДФЛ и военный сбор с нее не удерживаются.
2. Если же страховой взнос составляет 15 000 грн, необлагаемыми остаются 12 000 грн, а сумма превышения:

15 000 грн – 12 000 грн = 3 000 грн

становится налогооблагаемым доходом сотрудника. С нее удерживают:

• НДФЛ — 18% (с учетом натурального коэффициента);
• военный сбор — 5%.

Важно: 30% — это не ограничение стоимости страхового полиса. Работодатель может оплатить и более дорогую программу страхования. Просто сумма, превышающая установленный НКУ лимит, будет иметь налоговые последствия для сотрудника.

Нюансы применения 30% лимита при годовой оплате страхования

На практике страховые компании нередко выставляют счет сразу за квартал или год. Для бухгалтера здесь важно учитывать, что 30-процентный необлагаемый лимит проверяют в месяце, когда работодатель фактически перечислил страховой взнос.

НКУ привязывает такой лимит к начисленной заработной плате сотрудника, а ГНС в действующей консультации БЗ разъясняет: если работодатель уплатил страховые взносы авансом за квартал или год и в месяце их перечисления сумма превысила 30% начисленной сотруднику зарплаты, превышение включают в его налогооблагаемый доход именно этого месяца. 

Таким образом, годовую страховую премию для применения этой льготы по НДФЛ нельзя просто разделить на 12 месяцев и в дальнейшем сравнивать каждую часть с зарплатой соответствующего месяца. Лимит определяют исходя из зарплаты, начисленной в том месяце, когда работодатель уплатил страховой взнос.

По этой же причине риск возникает, если предприятие уже оплатило страховку за нового сотрудника, а зарплату ему в этом месяце еще не начислили. В такой ситуации нет суммы зарплаты, от которой можно определить 30-процентный лимит. Согласно позиции ГНС, если на момент уплаты страхового взноса зарплата сотруднику еще не начислялась, воспользоваться льготой по пп. «в» пп. 164.2.16 НКУ нельзя. Тогда страховой взнос включают в налогооблагаемый доход сотрудника в полном объеме.

Поэтому условия и дату уплаты страховых платежей стоит анализировать еще до заключения договора со страховщиком. С точки зрения НДФЛ ежемесячная уплата взносов в некоторых случаях может быть выгоднее, чем один большой платеж за квартал или год. Также имеет значение и дата, с которой нового сотрудника включают в корпоративную страховую программу.

Как отразить добровольное медицинское страхование сотрудника в BAS Бухгалтерия КОРП

Шаг 1. Создайте страховую компанию как контрагента

Перейдите: Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты → Создать.

В карточке контрагента заполните:

• Наименование — название страховой компании;
• Вид — «Юридическое лицо»;
• Код ЕГРПОУ;
• Система налогообложения;
• при необходимости — банковские счета, адреса, контактные и ответственные лица:

Шаг 2. Создайте договор страхования

В карточке страховой компании создайте новый договор, например «Добровольное страхование», и заполните основные реквизиты:

Шаг 3. Настройте счет расчетов

Из карточки договора перейдите в «Счета расчетов с контрагентами».

Для расчетов со страховой компанией установите счет 654 «По индивидуальному страхованию»:

Шаг 4. Отразите оплату страховой компании

Перейдите: Банк и касса → Банк → Банковские выписки.

Создайте документ «Списание с банковского счета» и выберите вид операции «Прочее списание».

Документ можно создать вручную по банковской выписке или загрузить из Клиент-банка.

Шаг 5. Начислите задолженность по страховому платежу

Перейдите: Покупки → Расчеты с контрагентами → Корректировка долга.

В документе укажите:

• Вид операции — «Изменение (формирование) задолженности»;
• Дату;
• Контрагента — страховую компанию.

На вкладке «Кредиторская задолженность» укажите договор, валюту, сумму и счет расчетов:

На вкладке «Корреспондирующий счет» выберите 663 «Расчеты по прочим выплатам», а в аналитике — сотрудника, которого застраховали:

Шаг 6. Зарегистрируйте доход сотрудника

Перейдите: Зарплата → См. также → Прочие доходы → Регистрация прочих доходов физлиц.

Страховой платеж нужно разделить на необлагаемую и облагаемую части.

1) Сумму в пределах 30% начисленной зарплаты сотрудника отразите отдельным документом «Регистрация прочих доходов физлиц». Для этого предварительно создайте вид дохода, например «Страховой платеж по договору ДМС в пределах 30% зарплаты»:

В документе укажите сотрудника и сумму страхового платежа в пределах необлагаемого лимита. НДФЛ и военный сбор с этой части не начисляются:

2) Сумму превышения сверх 30% начисленной зарплаты зарегистрируйте отдельным документом. Для нее создайте вид дохода, например «Страховой платеж по договору ДМС свыше 30% зарплаты», и установите флажок «Доход в натуральной форме»:

Сумма превышения является облагаемым неденежным доходом сотрудника. НДФЛ с нее рассчитывают с применением натурального коэффициента, а военный сбор — без такого коэффициента:

3) Настройте способ отражения

Для отражения страхового платежа создайте отдельный способ отражения, например «Добровольное медицинское страхование — сч. 39».

В аналитике счета 39 создайте соответствующий элемент справочника «Расходы будущих периодов», например «Добровольное медицинское страхование сотрудников».

Для него укажите:

• дату начала страхового периода;
• дату окончания страхового периода;
• метод распределения — например, «Равными частями каждый месяц»;
• счет расходов, на который в дальнейшем будет списываться страховая премия (определяйте в зависимости от функций застрахованного сотрудника. Например, для административного персонала это может быть счет 92 «Административные расходы»):

Таким образом, первоначально страховой платеж будет отражаться на счете 39, а в течение срока страхования постепенно списываться на соответствующие расходы.

Шаг 7. Начислите зарплату и налоги

Создайте документ:

Зарплата → Начисление зарплаты и взносов.

После расчета проверьте суммы НДФЛ и военного сбора по страховому платежу.

Шаг 8. Отразите уплату НДФЛ и военного сбора

Перейдите: Банк и касса → Банк → Банковские выписки.

Создайте «Списание с банковского счета» с видом операции:

«Перечисление налогов/взносов по заработной плате».

Шаг 9. Отразите операции в финансовом учете

Перейдите: Зарплата → Отражение зарплаты в финансовом учете.

Нажмите «Заполнить». Программа автоматически сформирует данные по начисленному доходу и удержанным налогам.

Шаг 10. Ежемесячно списывайте расходы на страхование

Страховую премию, отнесенную на счет 39, списывайте на расходы в течение срока страхования.

Для этого перейдите:

Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца.

Установите флажок «Списание расходов будущих периодов» и выполните закрытие месяца.

После проведения обязательно проверьте сформированные бухгалтерские записи.

_{^{Информация, приведенная в данном материале, имеет исключительно справочный и обобщенный характер. Ссылки на нормы законодательства приведены для удобства пользователей и могут не учитывать специфику отдельных случаев.}}

_{^{В связи с возможными изменениями нормативной базы и особенностями конкретной ситуации перед принятием практических решений стоит получить профессиональную консультацию.}}