Наличные деньги в деятельности предприятия: как правильно вести кассу

Несмотря на карты, переводы и онлайн-оплаты, наличные из бизнеса никуда не исчезли. Их по-прежнему используют для подотчётных сумм, отдельных хозяйственных расходов, возвратов, а иногда и для выплат сотрудникам. Именно поэтому «классическая» касса для многих предприятий до сих пор остаётся актуальной темой. И чаще всего ошибки здесь не сложные, а очень бытовые: оформили выдачу не тем документом, сделали запись в кассовой книге не в тот день, не установили лимит кассы или забыли сдать излишек наличности.

Законодательная база

Касса — это не только сейф или ящик с наличными. Согласно ч. 8 п. 3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте № 148 касса — это помещение или место, где осуществляются наличные расчёты, принимаются, выдаются и хранятся наличные средства и кассовые документы. Именно Положение № 148 является основным документом, который регулирует порядок работы с наличностью на предприятии и даёт ответы на ключевые практические вопросы организации и ведения кассовых операций.

Чтобы касса работала по правилам, предприятию следует закрепить несколько вещей внутренними документами:

1. определить, кто выполняет функции кассира и кто контролирует правильность ведения кассовой книги. НБУ прямо возлагает контроль за кассовой книгой на главного бухгалтера или другого работника, которого на это уполномочил руководитель. Если на предприятии есть кассир, с ним заключают договор о полной материальной ответственности;
2. предприятие должно самостоятельно установить лимит кассы и сроки сдачи наличности. Если лимит кассы не установлен, он автоматически считается нулевым. Это означает, что вся наличность, которая осталась в кассе на конец рабочего дня и не была сдана по правилам Положения №148, считается сверхлимитной.
3. НБУ требует утвердить внутренний порядок оприходования наличности в кассе. В таком документе нужно учитывать реальный режим работы предприятия, графики, особенности подразделений и порядок сдачи наличной выручки в банк. 

Документооборот

Базовое правило учёта наличности можно сформулировать так: каждое поступление и каждая выдача наличных должны быть оформлены кассовыми документами и отражены в учёте. 

Для обычной кассы набор документов достаточно стандартный, но каждый из них выполняет свою функцию:

• Приходный кассовый ордер (ПКО) оформляет поступление наличности в кассу;
• Расходный кассовый ордер (РКО) оформляет выдачу наличности из кассы;
• Ведомость на выплату наличности применяется, когда выплата производится по списку, например при зарплате или других массовых выплатах;
• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов необходим для регистрации ПКО и РКО до передачи их в кассу;
• Кассовая книга — это основной регистр, в котором фиксируются все поступления, выдачи и остаток наличности.

Здесь есть важный практический момент: журнал регистрации — не просто дополнительный файл для удобства. Положение № 148 прямо указывает, что приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в таком журнале.

В то же время именно кассовая книга показывает, порядок ли у вас только на бумаге или и в реальной работе тоже. Предприятие ведёт одну кассовую книгу для учёта операций с наличностью в национальной валюте. Вести её можно не только на бумаге, но и в электронной форме, а программы BAS позволяют сформировать и распечатать бумажную форму.

Ежедневный регламент работы 

Ежедневная логика работы кассы довольно проста:

1. если наличность поступает в кассу, необходимо оформить ПКО и в тот же день сделать запись в кассовой книге — именно так происходит оприходование наличности;
2. если наличность выдается из кассы, должно быть основание для выплаты — приказ, заявление, расчёт, ведомость или другой документ. После этого оформляют РКО или ведомость на выплату, а операцию отражают в кассовой книге.

Отдельно стоит обратить внимание на выплаты заработной платы. Если деньги выдают по ведомости, записи в кассовой книге делают не ежедневно по мере выдачи, а после завершения срока выплаты и закрытия ведомости.

Лимит кассы и наличные ограничения

В нерабочее время предприятие может хранить в кассе наличность только в пределах установленного лимита. Излишек необходимо сдать на счёт, а накапливать деньги сверх лимита — нельзя. 

При этом для отдельных выплат есть исключения: наличность, полученную в банке на зарплату, пенсии, стипендии или дивиденды, разрешено хранить сверх лимита до 5 рабочих дней включительно с днём получения, а если зарплата выплачивается из выручки — до 3 рабочих дней со дня наступления сроков выплаты. 

Также стоит помнить о дневных ограничениях наличных расчётов: 

• между субъектами хозяйствования — до 10 000 грн включительно;
• между субъектом хозяйствования и физлицом — до 50 000 грн включительно. 

Выплаты, связанные с оплатой труда, под эти ограничения не подпадают. 

Ведение кассовых операций значительно упрощается, если предприятие использует BAS. В частности БАС Бухгалтерия КОРП имеет полноценный функционал для учёта всех кассовых операций, позволяет устанавливать лимит кассы и контролировать его соблюдение, формировать и печатать необходимые кассовые документы, а также автоматически рассчитывать остаток наличности в кассе. Благодаря этому предприятие может лучше организовать рабочий процесс и держать под контролем кассовую дисциплину.

_{^{Информация, приведённая в этом материале, носит исключительно справочный и обобщённый характер. Ссылки на нормы законодательства приведены для удобства пользователей и могут не учитывать специфику отдельных случаев.}}

_{^{С учётом возможных обновлений нормативной базы и индивидуальных особенностей каждой ситуации, рекомендуем перед принятием практических решений получить профессиональную консультацию у квалифицированного юриста или налогового консультанта.}}