Выездной характер работы: оформление, надбавки, компенсации и налоги

Разъездной или передвижной характер работы остается темой, где бухгалтеры чаще всего сталкиваются с путаницей. Главная проблема в том, что такие поездки часто ошибочно оформляют как командировки. 

Суть проста: если поездки являются обычной частью трудовой функции работника, это не командировка, а разъездная работа (п.2 Инструкции о служебных командировках №59). Но чтобы такой подход работал безопасно, его необходимо правильно закрепить в документах и корректно отразить в учете.

Документальное оформление

Всё зависит от того, как это оформлено в ваших документах. Если поездку назвали командировкой, тогда действуют правила командировок: приказ, суточные и другие стандартные процедуры. Если же речь идет о разъездной работе, суточные в привычном понимании не применяются, вместо этого действуют надбавки и компенсации согласно постановлению Кабмина №490.

Чтобы оформление было надежным, предприятию целесообразно иметь:

• перечень должностей или работ с разъездным характером (водители, экспедиторы, курьеры, торговые представители, сервисные инженеры и т.д.);
• условие о разъездной работе в трудовом/коллективном договоре или должностной инструкции;
• внутреннее положение о подтверждении поездок и компенсации расходов;
• первичные документы на проезд и проживание.

В положении стоит прописать, как подтверждаются поездки, какие расходы компенсируются, какие документы для этого нужны и как устанавливается надбавка.

В то же время Постановление №490 позволяет устанавливать надбавки за разъездной характер работы в коллективном договоре. Также оно предусматривает возмещение расходов на проезд и наём жилья в порядке, установленном для командировок.

Налогообложение

Для целей налогообложения важно разделять две разные выплаты: надбавку за разъездной (передвижной) характер работы и компенсацию расходов работника, в частности на проезд и жилье. Поскольку налоговые последствия для них различны.

1. Надбавка за разъездной (передвижной) характер работы

   Такая надбавка облагается налогом как зарплата. То есть с нее удерживают НДФЛ по ставке 18% и военный сбор по ставке 5%. Причина в том, что НКУ не предусматривает для нее отдельного освобождения от налогообложения, а налоговые органы относят ее к зарплатным выплатам.

   Что касается ЕСВ, ситуация лучше. Надбавки за разъездной характер работ прямо включены в Перечень №1170 как выплаты, на которые не начисляется ЕСВ, если они выплачиваются в установленных законодательством размерах.

   Если же надбавка оформлена без привязки к постановлению КМУ № 490, коллективному договору или внутренним документам, либо выплачивается сверх установленных пределов, контролирующие органы могут расценить такую сумму как обычную зарплатную выплату. В таком случае возникает риск начисления ЕСВ на сумму превышения.

2. Компенсация расходов при разъездном характере работы

   Позиция ГНС на протяжении многих лет остается неизменной: если поездки оформлены как разъездная работа, то компенсацию проезда и проживания налоговые органы также считают компенсационной выплатой в составе зарплаты. То есть эти суммы рассматриваются как облагаемый доход работника.

Соответственно, с них также удерживают:

• НДФЛ — 18%;
• военный сбор — 5%.

Важный нюанс: ГНС в своих разъяснениях подчеркивает роль коллективного договора в определении того, что поездки — это именно разъездная работа, а не командировки.

Что касается ЕСВ, то если такие компенсации оформлены именно как элемент оплаты труда или как компенсационные выплаты в составе зарплаты, они, как правило, включаются в базу начисления ЕСВ. То есть исключение, предусмотренное для надбавки за разъездной характер работы, на такие возмещения не распространяется.

Таким образом, для бухгалтера самое важное — правильно оформить разъездной характер работы и учитывать позицию ГНС по налогообложению проезда и проживания. Если документы оформлены правильно, а учет налажен должным образом, что значительно упрощают программы BAS, налоговых рисков будет значительно меньше.

_{^{Информация, приведенная в данном материале, носит исключительно справочный и обобщенный характер. Ссылки на нормы законодательства приведены для удобства пользователей и могут не учитывать специфику отдельных случаев.}}

_{^{С учетом возможных обновлений нормативной базы и индивидуальных особенностей каждой ситуации, рекомендуем перед принятием практических решений получить профессиональную консультацию у квалифицированного юриста или налогового консультанта.}}