Транспорт и сельхозтехника в BAS АГРО: отчеты для анализа работы техники

После того как все операции по использованию транспорта и сельскохозяйственной техники отражены в учете, важно проверить не только правильность отдельных показателей, но и общие результаты работы машин. Это помогает своевременно выявить ошибки, оценить фактические затраты, загруженность техники и эффективность ее использования.

В BAS АГРО. Бухгалтерия такая проверка не требует сложных дополнительных расчетов, поскольку программа содержит ряд встроенных отчетов. Они полезны не только для контроля учетных данных, но и для анализа и принятия управленческих решений. Ниже рассмотрим основные отчеты, оценим их информативность и практические преимущества.

Все эти отчеты находятся в разделе «Транспорт»:

Анализ выдачи топлива

Отчет «Анализ выдачи топлива» предназначен для контроля операций с горюче-смазочными материалами, отраженных в документах «Путевой лист». Он обобщает движение ГСМ по каждой единице техники и материально ответственному лицу, сохраняя детализацию до отдельного путевого листа:

Такая детализация позволяет не только увидеть общий объем выданного топлива, но и проследить, по каким документам сформированы показатели. Это особенно полезно, когда необходимо проверить конкретную машину, водителя или другое ответственное лицо, найти ошибочно выбранный объект учета либо выяснить причину расхождений в данных.

Отчет также помогает:

• контролировать движение топлива по отдельным транспортным средствам и сельскохозяйственной технике;
• сверять данные путевых листов за выбранный период;
• выявлять пропущенные, ошибочно введенные или повторно отраженные операции;
• получать информацию для дальнейшего анализа расхода топлива и эффективности использования техники.

Анализ автотранспорта

Отчет «Анализ автотранспорта» обобщает данные документов «Путевой лист грузового автомобиля». В нем можно проанализировать пробег, тоннаж, объем транспортной работы в тонно-километрах, нормативный и фактический расход ГСМ, отклонения от нормы, а также заработную плату водителей:

Данные можно детализировать по организациям, транспортным средствам, водителям, технологическим операциям, номенклатурным группам, датам и документам.

Отчет помогает оценить эффективность использования автотранспорта, выявить перерасход топлива, сравнить загруженность машин и быстро найти путевой лист, по которому сформировался сомнительный показатель.

Анализ сельскохозяйственной техники

Этот отчет обобщает данные путевых листов о фактически выполненных работах, использованном топливе и начисленной заработной плате:

С его помощью можно комплексно оценивать показатели. Например:

• проверить, насколько обоснован расход ГСМ на обработанные гектары, отработанные часы или другой показатель, установленный для конкретного вида работ;
• сравнивать производительность отдельных машин;
• контролировать заработную плату механизаторов за выполненные работы;
• находить путевые листы с нетипичными или ошибочными показателями.

Карточка транспортного средства

В этом отчете содержатся обобщенные данные путевых листов о работе автотранспорта или сельскохозяйственной техники по выбранной организации и за указанный период. Для формирования отчета необходимо указать его вид — автотранспорт или сельхозтехника:

С помощью отбора можно сформировать карточку по конкретному транспортному средству или водителю. Это позволяет собрать в одном отчете историю работы отдельной машины и увидеть, какими путевыми листами были сформированы показатели.

Карточка полезна для проверки интенсивности использования техники, сравнения ее работы за разные периоды и поиска нетипичных данных. Например, можно выявить периоды простоя, необычно высокую нагрузку или отсутствие путевых листов по машине, которая фактически использовалась. Отчет также удобен при внутреннем контроле, когда необходимо быстро получить информацию по конкретному автомобилю, трактору или комбайну.

Ведомость заработной платы по путевым листам

В данном отчете можно проанализировать отработанное время, сумму основной и дополнительной заработной платы, а также общую сумму оплаты труда, рассчитанную по путевым листам.

Данные можно группировать по организации, месяцу начисления, водителю, единице техники и другим доступным показателям. Благодаря этому отчет можно просматривать как в сводном виде, так и детально — например, отдельно по каждому сотруднику или транспортному средству:

Основное преимущество отчета заключается в том, что он позволяет связать сумму заработной платы с конкретной работой, отраженной в путевых листах. Бухгалтер может проверить, по каким документам были сформированы отработанное время и начисления, а также выявить пропущенные, дублирующиеся или неправильно оформленные путевые листы.

Отчет также полезен для сравнения загруженности водителей, анализа расходов на оплату труда по отдельным машинам и контроля распределения заработной платы между периодами. Группировка по технике помогает оценить не только работу сотрудников, но и трудовые затраты, связанные с эксплуатацией конкретного автомобиля, трактора или другой машины.

Вместе с тем это прежде всего аналитический и контрольный отчет. Перед окончательным начислением заработной платы рекомендуется проверить полноту путевых листов, правильность указания водителей, периода, отработанного времени, видов работ и применяемых расценок. Сам по себе отчет не заменяет проверку документов, на основании которых был выполнен расчет.

В любом случае при анализе важно учитывать, что достоверность любого отчета зависит от корректности заполнения путевых листов и настройки технологических операций: норм расхода топлива, норм выработки и расценок. Поэтому выявленные отклонения могут свидетельствовать не только о перерасходе, но и об ошибках в первичных документах или справочниках программы.

_{^{Информация, приведенная в данном материале, носит исключительно справочный и обобщенный характер. Ссылки на нормы законодательства приведены для удобства пользователей и могут не учитывать особенности отдельных ситуаций.}}

_{^{С учетом возможных изменений нормативной базы и индивидуальных особенностей каждой ситуации рекомендуем перед принятием практических решений получить профессиональную консультацию квалифицированного юриста или налогового консультанта.}}