Управление долгами: как не превратить прибыль в «дебиторку»

Заработанные деньги, которые так и не поступили на ваш счет — это не прибыль. Это замороженный актив, который тянет ваш бизнес вниз, создавая кассовые разрывы и заставляя вас брать дорогие кредиты. Неконтролируемая «дебиторка» — одна из самых частых причин финансовых проблем даже в успешных компаниях.

Управление взаиморасчетами — это не просто задача бухгалтерии по сбору бумажек. Это ключевая функция финансового управления, направленная на защиту вашего денежного потока. Давайте разберем, как построить надежную систему контроля и какие инструменты для этого есть в программах BAS.

 1. Детализация: «Итого» — цифра для дилетантов

Видеть в отчете общую сумму «Клиент А должен нам 500 000 грн» — это не контроль, а самообман. Эта цифра не отвечает на главные вопросы: за что именно он должен и когда должен был заплатить? Без детализации вы не можете эффективно управлять долгом.

На что обратить внимание:

• Контроль по документам: Ведется ли учет задолженности в разрезе конкретных счетов или расходных накладных? Только так можно понять, какая поставка не оплачена, и предметно общаться с клиентом.
• Контроль по договорам: Если у вас несколько направлений работы с одним и тем же партнером (например, поставка товара и оказание услуг), их взаиморасчеты должны быть разделены по разным договорам. Смешивать их в "общий котел" — путь к путанице и спорам.

Как помогает BAS:

Программы BAS изначально созданы для ведения детализированного учета. Каждый документ отгрузки («Реализация товаров и услуг») или оплаты («Поступление на банковский счет») автоматически формирует точные записи о долге. Ключевой отчет «Ведомость расчетов с клиентами/поставщиками» позволяет в один клик развернуть общую сумму долга до конкретных документов-оснований.

 2. Сроки: деньги имеют цену во времени

Важно не только то, сколько вам должны, но и когда. Просроченная на 90 дней задолженность — это токсичный актив, который с каждым днем теряет в ценности и шансах на возврат.

На что обратить внимание:

• Срок оплаты: Фиксируется ли в каждом счете или накладной конкретная дата, до которой клиент обязан произвести оплату?
• Контроль просрочки: Есть ли у вас инструмент, который автоматически подсвечивает просроченные долги? Ваши менеджеры должны в первую очередь работать именно с ними.
• Платежный календарь: Планируете ли вы поступления от клиентов и платежи поставщикам, чтобы избежать кассовых разрывов?

Как помогает BAS:

В BAS можно указывать плановую дату оплаты в каждом заказе и счете. На основании этих данных система строит отчеты, такие как «Задолженность клиентов по срокам долга», где долги автоматически группируются по интервалам просрочки (например, до 7 дней, 8-30 дней, свыше 30 дней). Это мощный инструмент, который позволяет руководителю мгновенно оценить качество дебиторской задолженности и сфокусировать усилия команды на самых проблемных долгах.

 3. Процесс и автоматизация: от реакции к управлению

Решать проблемы с долгами по мере их возникновения — значит всегда быть в роли догоняющего. Эффективная система работает на опережение, предотвращая появление безнадежных долгов.

На что обратить внимание:

• Регулярные сверки: Проводите ли вы регулярную сверку взаиморасчетов с ключевыми партнерами? Это не формальность, а лучший способ вовремя выявить расхождения и предотвратить будущие споры.
• Блокировка отгрузок: Есть ли у вас правило, запрещающее отгружать товар клиенту, у которого есть существенная просроченная задолженность? Как это правило контролируется?

Как помогает BAS:

• Акт сверки: Система позволяет автоматически формировать «Акт сверки взаиморасчетов» за любой период, экономя часы работы бухгалтерии и менеджеров.
• Запрет отгрузки: Это одна из самых эффективных функций. В BAS можно настроить автоматический запрет на проведение расходной накладной, если у клиента есть долг, превышающий определенный лимит или срок просрочки. Система просто не даст менеджеру отгрузить товар должнику, превращая ваше правило из устной договоренности в непреодолимый барьер.

 Вывод: управляйте деньгами, а не только товаром

Взаиморасчеты — это нервная система вашего бизнеса. Любой сбой в ней напрямую влияет на финансовое здоровье компании. Перестаньте относиться к дебиторке как к неизбежному злу.

Ваша задача как руководителя — построить прозрачную, детализированную и автоматизированную систему контроля. Программы BAS предоставляют все необходимые инструменты, чтобы перейти от ручного учета в Excel к проактивному управлению денежными потоками. Это не просто наведение порядка в бухгалтерии — это прямое управление ликвидностью и устойчивостью вашего бизнеса.