Увольнение сотрудника: чек-лист для кадровика и бухгалтера

Увольнение работника — это не только приказ о прекращении трудовых отношений. Специалисту по кадровым вопросам необходимо правильно оформить основание и дату увольнения, а бухгалтеру — провести окончательный расчет и обеспечить правильное отражение выплат в отчетности.

Кадровая часть

☑️ Определить основание увольнения и получить необходимые документы

Наиболее распространенные варианты: увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон, в связи с окончанием срока трудового договора или по инициативе работодателя. Порядок и документы зависят от конкретного основания. Например, при увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон — заявление работника.

☑️ Оформить приказ об увольнении.

В приказе указывают ФИО работника, дату увольнения, основание со ссылкой на соответствующую норму КЗоТ и т. д. После оформления приказа работника необходимо ознакомить с приказом в установленном порядке. Помним, что день увольнения — последний день работы работника.

☑️ В день увольнения выдать работнику:

-  копию приказа об увольнении;

- предоставить письменное уведомление о начисленных и выплаченных суммах;

- по требованию работника внести соответствующие записи в трудовую книжку, если она хранится у работника.

Такие требования прямо установлены в ст. 47 КЗоТ.

☑️ Для специальных категорий выполнить дополнительные процедуры 

В случае увольнения работника, на которого возложена материальная ответственность, работодатель должен провести внеплановую инвентаризацию. Такое требование установлено пунктом 7 Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 02.09.2014 № 879.

Если работник состоит на персональном воинском учете, при его увольнении работодателю необходимо соблюдать дополнительные требования, предусмотренные Порядком организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 30.12.2022 № 1487.

Бухгалтерская часть

☑️ Провести окончательный расчет с работником и осуществить перечисления в бюджет

Бухгалтеру необходимо: 

1. Определить все суммы, которые полагаются работнику на дату увольнения. В частности, это может быть:
   1. зарплата за фактически отработанное время;
   2. компенсация за неиспользованные дни ежегодного отпуска;
   3. компенсация за неиспользованный отпуск на детей;
   4. выходное пособие;
   5. другие выплаты, предусмотренные трудовым договором, законодательством Украины или внутренними документами предприятия.
2. Удержать излишне начисленные отпускные, если работник использовал больше отпуска, чем ему полагалось до увольнения, алименты и т. п.
3. Рассчитать и перечислить в бюджет НДФЛ, ВЗ и ЕСВ.
4. Провести окончательный расчет. Все причитающиеся суммы, как правило, выплачиваются в день увольнения. Если работник в этот день не работал, выплата осуществляется не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете (ст. 116 КЗоТ).

☑️ Подготовить уведомление о начисленных и выплаченных суммах

☑️Проверить отражение (отразить) информации об увольнении работника в отчетности.

В частности, в объединенной отчетности, в приложении 4ДФ, в графе 8 указывается дата увольнения работника, если он был уволен в соответствующем отчетном периоде или уволен ранее, но получал доход в этом периоде.

Оформление увольнения в BAS

Кадры → Увольнение ИЛИ Кадры →Все кадровые документы →нажать Создать → Увольнение
В созданном документе «Увольнение» укажите работника, дату увольнения, статью КЗоТ и т. д. И программа рассчитает причитающиеся выплаты и удержания.

Финальный чек-лист

Кадровику

☐ Определить основание увольнения
☐ Получить необходимые документы
☐ Оформить приказ
☐ Ознакомить работника с приказом
☐ Выдать копию приказа работнику
☐ Предоставить письменное уведомление о начисленных и выплаченных суммах
☐ По требованию работника внести запись в трудовую книжку
☐ Для специальных категорий выполнить дополнительные процедуры

Бухгалтеру

☐ Начислить зарплату за последний период
☐ Начислить компенсацию, выходное пособие, другие выплаты при наличии оснований.
☐ Рассчитать НДФЛ, ВЗ, ЕСВ ( далее — налоги) и другие удержания.
☐ Провести окончательный расчет с работником и перечислить налоги и т. д.
☐ Проверить задолженность за работником
☐ Проверить отражение в отчетности