Добровільне медичне страхування працівників: облік, оподаткування і відображення в BAS

Роботодавці давно мотивують працівників не лише зарплатою. Додаткові вихідні, навчання, харчування, корпоративний спорт, медичні програми та інші бонуси допомагають утримувати команду й роблять соціальний пакет привабливішим. Однією з таких переваг є страхування працівників за рахунок роботодавця.

Для бухгалтера тут важливо правильно визначити характер такої виплати. Те, що роботодавець оплатив щось за працівника, ще не означає, що ця сума є зарплатою. Водночас якщо виплата не належить до зарплати, це не означає, що вона автоматично не підлягає оподаткуванню.

У статті розберемо, як обліковувати добровільне страхування працівників за рахунок роботодавця: у яких випадках страхові платежі стають оподатковуваним доходом працівника та як відобразити такі операції в BAS.

Чому страхування працівника — незарплатна виплата

Почнемо з головного: страховий внесок, який роботодавець сплачує за працівника, не належить до заробітної плати.

Пункт 3.5 Інструкція зі статистики заробітної плати прямо відносить внески підприємств за договорами добровільного медичного страхування працівників і членів їхніх сімей до виплат, які не входять до фонду оплати праці.

Це має значення насамперед для ЄСВ. Пункт 2 розд. II Переліку № 1170 також прямо передбачає, що такі платежі не є базою нарахування ЄСВ.

Отже, якщо підприємство сплачує за працівника внесок за договором добровільного медичного страхування, така сума:

• не є заробітною платою;
• не входить до фонду оплати праці;
• не є базою нарахування ЄСВ.

Варто звернути увагу, що за чинною позицією ДПС внески роботодавця за договорами саме довгострокового страхування життя є складовою заробітної плати для цілей ЄСВ. Тому бухгалтеру насамперед потрібно визначити точний вид договору страхування і лише після цього вирішувати питання ПДФО, військового збору та ЄСВ. Самої назви «корпоративна страховка» для правильного обліку й оподаткування недостатньо.

ПДФО та військовий збір

ПКУ передбачає спеціальне правило для страхових платежів, які роботодавець-резидент сплачує за працівника власним коштом.

До оподатковуваного доходу працівника не включають страхові платежі за договорами недержавного пенсійного забезпечення та/або добровільного медичного страхування — у межах 30% нарахованої заробітної плати такого працівника (пп. «в» пп. 164.2.16 ПКУ).

Розглянемо на прикладі.

Працівнику за місяць нарахували зарплату 40 000 грн. Максимальна сума страхового внеску, яка не включатиметься до його оподатковуваного доходу, становитиме:

40 000 грн × 30% = 12 000 грн.

1. Якщо роботодавець сплатив страховій компанії за цього працівника 5 000 грн, уся сума вкладається в установлений ліміт. Тому ПДФО та військовий збір із неї не утримують.
2. Якщо ж страховий внесок становить 15 000 грн, неоподатковуваними залишаються 12 000 грн, а сума перевищення:

15 000 грн – 12 000 грн = 3 000 грн

стає оподатковуваним доходом працівника. З неї утримують:

• ПДФО — 18% (з урахуванням натурального коефіцієнта);
• військовий збір — 5%.

Важливо: 30% — це не обмеження вартості страхового полісу. Роботодавець може оплатити й дорожчу програму страхування. Просто сума, що перевищує встановлений ПКУ ліміт, матиме податкові наслідки для працівника.

Нюанси застосування 30% ліміту при річній оплаті страхування

На практиці страхові компанії нерідко виставляють рахунок одразу за квартал або рік. Для бухгалтера тут важливо врахувати, що 30-відсотковий неоподатковуваний ліміт перевіряють у місяці, коли роботодавець фактично перерахував страховий внесок.

ПКУ прив’язує такий ліміт до нарахованої заробітної плати працівника, а ДПС у чинній консультації ЗІР роз’яснює: якщо роботодавець сплатив страхові внески авансом за квартал або рік і в місяці їх перерахування сума перевищила 30% нарахованої працівнику зарплати, перевищення включають до його оподатковуваного доходу саме цього місяця. 

Отже, річну страхову премію для застосування цієї ПДФО-пільги не можна просто поділити на 12 місяців і надалі порівнювати кожну частину із зарплатою відповідного місяця. Ліміт визначають виходячи із зарплати, нарахованої в тому місяці, коли роботодавець сплатив страховий внесок.

З цієї ж причини ризик виникає, якщо підприємство вже оплатило страховку за нового працівника, а зарплату йому в цьому місяці ще не нарахували. У такій ситуації немає суми зарплати, від якої можна визначити 30-відсотковий ліміт. За позицією ДПС, якщо на момент сплати страхового внеску зарплата працівнику ще не нараховувалася, скористатися пільгою за пп. «в» пп. 164.2.16 ПКУ не можна. Тоді страховий внесок включають до оподатковуваного доходу працівника в повному обсязі.

Тому умови та дату сплати страхових платежів варто аналізувати ще до укладення договору зі страховиком. З погляду ПДФО щомісячна сплата внесків у деяких випадках може бути вигіднішою, ніж один великий платіж за квартал або рік. Так само має значення і дата, з якої нового працівника включають до корпоративної страхової програми.

Як відобразити добровільне медичне страхування працівника в BAS Бухгалтерія КОРП

Крок 1. Створіть страхову компанію як контрагента

Перейдіть: Довідники → Купівлі та продажі → Контрагенти → Створити.

У картці контрагента заповніть:

• Найменування — назва страхової компанії;
• Вид — «Юридична особа»;
• Код ЄДРПОУ;
• Система оподаткування;
• за потреби — банківські рахунки, адреси, контактних і відповідальних осіб:

Крок 2. Створіть договір страхування

У картці страхової компанії створіть новий договір, наприклад «Добровільне страхування та заповніть основні реквізити:

Крок 3. Налаштуйте рахунок розрахунків

Із картки договору перейдіть до Рахунків розрахунків з контрагентами.

Для розрахунків зі страховою компанією встановіть рахунок 654 «За індивідуальним страхуванням»:

Крок 4. Відобразіть оплату страховій компанії

Перейдіть: Банк і каса → Банк → Банківські виписки.

Створіть документ «Списання з банківського рахунку» та виберіть вид операції «Інше списання».

Документ можна створити вручну за банківською випискою або завантажити з Клієнт-банку.

Крок 5. Нарахуйте заборгованість за страховим платежем

Перейдіть: Купівлі → Розрахунки з контрагентами → Коригування боргу.

У документі зазначте:

• Вид операції — «Зміна (формування) заборгованості»;
• Дату;
• Контрагента — страхову компанію.

На закладці «Кредиторська заборгованість» укажіть договір, валюту, суму та рахунок розрахунків:

На закладці Кореспондуючий рахунок виберіть 663 «Розрахунки за іншими виплатами», а в аналітиці — працівника, якого застрахували:

Крок 6. Зареєструйте дохід працівника

Перейдіть: Зарплата → Див. також → Інші доходи → Реєстрація інших доходів фізосіб.

Страховий платіж потрібно розділити на неоподатковувану та оподатковувану частини.

1) Суму в межах 30% нарахованої зарплати працівника відобразіть окремим документом «Реєстрація інших доходів фізосіб». Для цього попередньо створіть вид доходу, наприклад «Страховий платіж за договором ДМС у межах 30% зарплати»:

У документі зазначте працівника та суму страхового платежу в межах неоподатковуваного ліміту. ПДФО та військовий збір із цієї частини не нараховуються:

2) Суму перевищення понад 30% нарахованої зарплати зареєструйте окремим документом. Для неї створіть вид доходу, наприклад «Страховий платіж за договором ДМС понад 30% зарплати», та встановіть прапорець «Дохід у натуральній формі»:

Сума перевищення є оподатковуваним негрошовим доходом працівника. ПДФО з неї розраховують із застосуванням натурального коефіцієнта, а військовий збір — без такого коефіцієнта:

3) Налаштуйте спосіб відображення

Для відображення страхового платежу створіть окремий спосіб відображення, наприклад «Добровільне медичне страхування — рах. 39».

В аналітиці рахунку 39 створіть відповідний елемент довідника «Витрати майбутніх періодів», наприклад «Добровільне медичне страхування працівників».

Для нього зазначте:

• дату початку страхового періоду;
• дату закінчення страхового періоду;
• метод розподілу — наприклад, «Рівними частинами кожен місяць»;
• рахунок витрат, на який надалі списуватиметься страхова премія (визначайте залежно від функцій застрахованого працівника. Наприклад, для адміністративного персоналу це може бути рахунок 92 «Адміністративні витрати»):

Таким чином, первісно страховий платіж відображатиметься на рахунку 39, а протягом строку страхування поступово списуватиметься на відповідні витрати.

Крок 7. Нарахуйте зарплату та податки

Створіть документ:

Зарплата → Нарахування зарплати та внесків.

Після розрахунку перевірте суми ПДФО та військового збору щодо страхового платежу.

Крок 8. Відобразіть сплату ПДФО та військового збору

Перейдіть: Банк і каса → Банк → Банківські виписки.

Створіть «Списання з банківського рахунку» з видом операції:

«Перерахування податків/внесків по заробітній платі».

Крок 9. Відобразіть операції у фінансовому обліку

Перейдіть: Зарплата → Відображення зарплати в фінансовому обліку.

Натисніть «Заповнити». Програма автоматично сформує дані щодо нарахованого доходу та утриманих податків.

Крок 10. Щомісяця списуйте витрати на страхування

Страхову премію, віднесену на рахунок 39, списуйте на витрати протягом строку страхування.

Для цього перейдіть:

Операції → Закриття періоду → Закриття місяця.

Установіть прапорець «Списання витрат майбутніх періодів» та виконайте закриття місяця.

Після проведення обов’язково перевірте сформовані бухгалтерські записи.

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{Через можливі зміни нормативної бази та особливості конкретної ситуації перед прийняттям практичних рішень варто отримати професійну консультацію.}}