ERP-система для малого бізнесу: чи потрібна вона?

Коли бізнес тільки починає працювати, все можна тримати в голові або вести у звичайних таблицях. Але з часом з’являється більше клієнтів, замовлень, товарів і контролювати все стає складніше. У покращенні і спрощенні процесів може допомогти ERP-система для малого бізнесу. Далі розглянемо, що це за рішення, як воно працює, кому підходить і чому варто звернути на нього увагу навіть малим підприємствам.

Що таке ERP-система та як вона працює

ERP (Enterprise Resource Planning) — це система планування ресурсів підприємства. Простіше кажучи, це програмне забезпечення, яке об’єднує всі бізнес-процеси компанії в єдине середовище. Вона охоплює:

• облік фінансів і товарів;
• автоматизацію операцій;
• аналіз даних;
• контроль внутрішніх процесів;
• управління персоналом і зарплатнею.

Завдяки інтегрованому підходу ERP-система замінює десятки окремих програм, які працюють несинхронно. Замість того щоб вести облік у таблицях Excel, звіряти дані між різними платформами або залежати від ручного введення, компанія отримує централізоване рішення для управління всім.

Виділимо ключові переваги ERP над розрізненими рішеннями приведені в наступній таблиці.

ERP-система: переваги та складнощі для малого бізнесу

Хоч ERP-системи й позиціонуються як універсальні рішення для оптимізації бізнес-процесів, їхнє впровадження в малих компаніях не завжди є виправданим, оскільки очікувана користь часто не співвідноситься із витратами, які виникають на етапі впровадження, адаптації та подальшої підтримки. Перед тим як ухвалювати рішення про інтеграцію такого інструменту, варто чітко розуміти не лише потенційні вигоди, а й обмеження, що можуть стати на заваді ефективному використанню.

Можливі переваги ERP-систем

• автоматизація рутинних операцій, що знижує ймовірність людських помилок;
• централізоване зберігання та обробка даних, які раніше були розпорошені по різних сервісах;
• інтеграція фінансів, складу, продажів та аналітики в єдиному середовищі;
• підготовка до масштабування та зростання бізнесу у майбутньому.

Ці можливості дійсно можуть дати результат у випадках, коли компанія працює з великою кількістю внутрішніх процесів, взаємодіє з кількома складами або обслуговує сотні клієнтів одночасно. Проте для невеликих бізнесів, де управління переважно здійснюється безпосередньо власником або невеликою командою, більшість таких функцій залишаються незатребуваними або дублюються більш простими і дешевими інструментами.

Ключові складнощі ERP для малого бізнесу:

• значна вартість ліцензій, впровадження та навчання персоналу;
• складність налаштування під індивідуальні процеси невеликих компаній;
• потреба в постійній технічній підтримці та супроводі системи;
• ризики перевантаження команди зайвими функціями та новими вимогами.

І хоча деякі ERP-рішення пропонують спрощені або хмарні версії, орієнтовані саме на малі підприємства, навіть вони вимагають часу на інтеграцію, зміни в організації роботи та залучення додаткових ресурсів. Як наслідок, замість очікуваного покращення ефективності, компанія може зіткнутися із ситуацією, коли інструмент, покликаний допомагати, фактично ускладнює щоденну операційну діяльність.

Чому ERP може бути занадто складною для малого бізнесу

ERP-системи створені насамперед для середніх і великих компаній, де десятки або навіть сотні працівників щодня взаємодіють із величезними обсягами даних. Тому, коли таке рішення намагаються адаптувати до потреб малого бізнесу, воно нерідко виявляється занадто громіздким, технічно складним і фінансово невигідним.

Основні причини, чому ERP не завжди підходить малому бізнесу:

• надлишковий функціонал, який на практиці не використовується;
• довгий період адаптації та навчання команди;
• складно змінювати бізнес-процеси під свої потреби;
• високі витрати на впровадження та підтримку;
• потреба у великій кількості користувачів для ефективної роботи системи.

Більшість ERP-рішень постачаються «з коробки» з десятками модулів, серед яких — управління виробництвом, логістикою, закупівлями, персоналом, ризиками та багато інших. Однак у випадку з невеликою компанією, яка працює в одній сфері з лінійною структурою, значна частина цих можливостей просто не буде задіяна, хоча за них все одно доведеться платити як за частину загального пакету.

Навчання персоналу займає не лише час, а й ресурси, яких у малому бізнесі зазвичай обмаль. Впровадження ERP означає, що працівникам доведеться відмовитися від звичних схем роботи, пройти навчання, змінити підходи до рутинних операцій і регулярно звітувати у новому форматі, що може призвести до внутрішнього спротиву або помилок у перехідний період.

Ще однією проблемою є негнучкість багатьох систем. Якщо в процесі роботи виникає потреба змінити ланцюжок дій або адаптувати логіку процесу під нову модель продажів, зробити це без допомоги технічних фахівців або сторонніх інтеграторів буває майже неможливо — а це ще одне джерело витрат і затримок.

Фінансова складова також грає не на користь ERP у малому бізнесі. Ліцензії, навчання, підтримка, хостинг, оновлення — усі ці витрати можуть перевищити реальний ефект від впровадження, особливо якщо компанія працює з вузьким асортиментом товарів або невеликим обсягом клієнтів.

І нарешті — людський ресурс. Щоб ERP була дійсно ефективною, її потрібно наповнювати даними щодня: створювати замовлення, вносити платежі, фіксувати залишки, вести звітність. Одна або дві людини не можуть забезпечити повноцінну роботу системи, особливо якщо потрібно обслуговувати всі напрямки одночасно. Тому в більшості випадків ERP доцільно використовувати лише тоді, коли в команді працює щонайменше 10 осіб, які залучені до різних етапів процесу.

Альтернатива: BAS Малий бізнес

Коли повноцінна ERP-система виглядає надто складною, затратною або просто не підходить за масштабом, варто звернути увагу на спеціалізовані рішення, розроблені саме для малого бізнесу. Одне з таких — BAS Малий бізнес, яке поєднує в собі базову автоматизацію, простоту використання та можливість поступового розширення.

Основні переваги BAS Малий бізнес:

• простота впровадження та використання;
• оптимізація ключових процесів без зайвих ускладнень;
• доступність за ціною та адаптованість до потреб малого бізнесу;
• гнучкість та можливість масштабування у міру зростання компанії.

Ця система розроблена з урахуванням специфіки невеликих компаній, тому її функціонал не перевантажений зайвими модулями, які ускладнюють роботу та створюють додаткове фінансове навантаження. Навпаки, користувач отримує інтерфейс, орієнтований на практичні завдання — ведення обліку, контроль залишків, продажі, закупівлі, фінанси та просту аналітику.

Завдяки спрощеній архітектурі BAS Малий бізнес легко налаштовується, не потребує тривалого навчання, і вже за кілька днів дозволяє повноцінно вести бізнес-процеси. При цьому вона зберігає гнучкість: якщо компанія розширюється або змінюється структура її роботи, систему можна доповнити новими модулями чи інтеграціями без повного переходу на складне програмне забезпечення.

Окремо варто відзначити питання вартості. BAS Малий бізнес коштує значно дешевше за класичні ERP-рішення, як на етапі придбання, так і в процесі обслуговування, що робить його фінансово обґрунтованим вибором для компаній із невеликим бюджетом.

Загалом це рішення дозволяє малому бізнесу зосередитися на ключових задачах — продажах, сервісі, роботі з клієнтами — замість витрачання часу та ресурсів на підтримку складної інфраструктури.

Впроваджуйте рішення для малого бізнесу разом з Bit-ua

Замість складних і громіздких ERP-систем, які більше підходять середньому та великому бізнесу, малим підприємствам варто зосередитися на адаптивних, доступних і зрозумілих рішеннях. BAS Малий бізнес — саме така система: вона не ускладнює щоденну роботу, але водночас дозволяє впорядкувати облік, автоматизувати ключові процеси та зменшити кількість помилок, пов’язаних із ручним введенням даних.

Фахівці Bit-ua готові допомогти вам зробити перші кроки з BAS Малий бізнес — від вибору рішення до його налаштування під потреби вашого бізнесу.