Формування податкових накладних в БАС

Формування податкової накладної

Податкова накладна є основним документом для фіксації податкових зобов’язань із податку на додану вартість (далі – ПДВ) у бухгалтерському обліку. Її правильне формування та своєчасна реєстрація в ЄРПН забезпечують дотримання податкового законодавства. Один із найзручніших способів реалізації цього процесу — формування податкових накладних в BAS, що дозволяє зменшити ризик помилок і підвищити ефективність обліку.

Ця стаття є покроковою інструкцією щодо формування податкової накладної за першою подією з урахуванням ключових налаштувань.

Налаштування облікової політики

Правильне формування податкових накладних вBASнапряму залежить від достовірності даних, внесених у картку організації. Саме ці налаштування визначають, чи буде програма формувати податкові зобов’язання ПДВ.

Для підприємства, зареєстрованого платником ПДВ, потрібно перейти до розділу «Головне» > «Облікова політика» та відкрити картку організації. У полі «Схема оподаткування», в розділі «Настройки системи оподаткування», слід обрати відповідну систему:

• «Податок на прибуток і ПДВ»,
• або «Єдиний податок і ПДВ».

Також потрібно внести індивідуальний податковий номер (ІПН) підприємства. Для цього у розділі «Головне» переходимо до настройок «Організації» і відкриваємо відповідну картку та переходимо до закладки «Коди» і заповнюємо «Дані платника ПДВ» (ІПН і Номер свідоцтва):

У цьому ж вікні переходимо до регістру «Настройка нумерації податкових документів» і вказуємо необхідні параметри (період застосування нумерації і як вона буде вестися: щоденно, помісячно тощо):

Щоб вказати співробітника, відповідального за виписку податкових документів, потрібно перейти до розділу «Головне» і обрати «Персональні настройки»:

Вказана особа автоматично фіксується у сформованих програмою документах як уповноважена на складання ПН.

Тут же можна вказати номенклатуру для автоматичного заповнення податкових накладних.

Підготовка довідників

У BAS нарахування податкових зобов’язань здійснюється винятково на основі фактичних даних бухгалтерського обліку розрахунків із покупцями, а податкова накладна і є документом, який нараховує ці податкові зобов`язання. Тому формування податкової накладної неможливе без правильно внесеної інформації про покупця та укладений з ним договір.

Інформація про покупців зберігається в довіднику «Контрагенти» (розділ «Довідники» > «Купівлі та продажі»):

Для зручності список можна структурувати, створивши відповідну групу, наприклад «Покупці», «Постачальники» тощо:

При внесення інформації про нового контрагента, котрий є платником ПДВ, важливо, зокрема, одразу внести його ІПН, щоб ця інформація одразу автоматично підтягувалась при формуванні податкової накладної.

Хоча договір у BAS не є первинним документом, але виконує важливу функцію — задає параметри господарських операцій, включаючи умови оподаткування. Переглянути чинні договори або створити новий можна за посиланням «Всі договори» в картці покупця:

За необхідності автоматичного підставлення конкретного договору в документи (наприклад, у реалізацію), його потрібно призначити основним. Це виконується в картці контрагента - на закладці «Головне», у полі «Договір» (група «Використовуються як основні») слід зазначити відповідний договір.

У картці договору контрагента і закладці «Основні» потрібно налаштувати облік ПДВ, обравши відповідну схему податкового обліку (в даному прикладі обираємо за першою подією):

Саме коректне заповнення цих довідників гарантує точне формування податкових накладних в BAS та зменшує ризики відхилення документів під час реєстрації.

Замовити BAS Бухгалтерія для автоматизації обліку та формування податкових накладних можна на сайті bit-ua.com.

Операції, що формують податкові накладні

Податкові накладні в BAS формуються автоматично на підставі наступних документів (у правому верхньому куті обираємо «Ще» > «Створити на підставі» > «Податкова накладна»):

1. реалізація товарів і послуг:
2. надходження передоплати:
3. операцій списання / передачі активів:

Після створення таких документів і проведення їх у системі записи потрапляють до реєстру податкових зобов’язань. Ставка ПДВ у податкових накладних зазначається автоматично, з огляду на ставки ПДВ зазначені у первинних документах. Завдяки цьому BAS дозволяє швидко сформувати податкову накладну без дублювання інформації вручну.

Формування податкових накладних за допомогою обробки

Якщо операцій багато рекомендуємо формувати податкові накладні не на підставі кожної конкретної операції, а скористатись обробкою, котра призначена для автоматичного заповнення податкових накладних та додатків 2 до них на основі податкових зобов’язань, розрахованих за даними обліку в BAS. Формування здійснюється як на поточну дату, так і за будь-який вибраний період.

Для цього перейдіть до розділу "Продажі" > "ПДВ" > "Формування податкових накладних":

У вікні, яке відкрилось, на закладці «Настройка» обирається режим роботи:

• «Зобов’язання за період» — з розрахунком на кожну дату;
• «Непідтверджені зобов’язання на дату» — з урахуванням уже сформованих ПН.

Обов’язково заповнюється поле «Організація», решта — за потреби. Після натискання «Заповнити» розрахунок відбувається автоматично:

На закладці «Дані»:

• верхня таблиця відображає суми непідтверджених зобов’язань;
• нижня — номенклатурний склад для формування ПН.

Можна додати документи вручну або вибрати з підстав, редагувати кількість і суму, або скористатися сервісними алгоритмами (наприклад, пропорційне розподілення за сумами ПДВ):

Після перевірки даних натискається кнопка «Сформувати» і програма створює податкові накладні. За потреби можна одразу провести, роздрукувати або переглянути створені документи.

Реєстрація в ЄРПН

Для реєстрації накладних у Єдиному реєстрі податкових накладних:

1. відкрийте журнал "Податкові накладні" (розділ "Продажі"):
2. виділіть сформовані документи та натисніть «Вивантаження» і оберіть необхідний варіант з розгорнутого списку:
3. передайте файли до сервісу електронної звітності (M.E.Doc, FREDO);
4. після отримання квитанцій про спішну реєстарцію податкових накладних в ЄРПН, зокрема у FREDO, можна оновити їх статус реєстрації натиснувши кнопку «Оновити» в обробці. Якщо обробка була закрита — її слід відкрити повторно та заповнити список документів.

Використання автоматизованих інструментів зменшує ймовірність помилок і спрощує роботу бухгалтера.Вибір програми BAS має базуватися на потребах підприємства, адже саме відповідна конфігурація забезпечить повноцінний облік ПДВ та зручність у роботі з податковими документами. Зокрема, функціональні можливостіBAS Бухгалтерія дозволяють автоматизувати процес формування податкових накладних і зменшити ризик помилок у податковому обліку.

Замовити BAS для повної автоматизації обліку ви можете нашому сайті Bit ua.

Відео по темі