Готівка в роботі підприємства: як правильно вести касу

Попри картки, перекази й онлайн-оплати, готівка з бізнесу нікуди не зникла. Її й далі використовують для підзвітних сум, окремих господарських витрат, повернень, а інколи і для виплат працівникам. Саме тому «класична» каса для багатьох підприємств досі залишається актуальною темою. І найчастіше помилки тут не складні, а дуже буденні: не тим документом оформили видачу, не того дня зробили запис у касовій книзі, не встановили ліміт каси або забули здати надлишок готівки.

Законодавча база

Каса - це не лише сейф чи шухляда з готівкою. Згідно з ч.8 п.3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті № 148 каса - це приміщення або місце, де проводять готівкові розрахунки, приймають, видають і зберігають готівку та касові документи. Саме Положення № 148 є основним документом, який регулює порядок роботи з готівкою на підприємстві та дає відповіді на ключові практичні питання щодо організації і ведення касових операцій.

Щоб каса працювала за правилами, підприємству варто закріпити кілька речей внутрішніми документами:

1. визначити, хто виконує функції касира і хто контролює правильність ведення касової книги. НБУ прямо покладає контроль за касовою книгою на головного бухгалтера або іншого працівника, якого на це уповноважив керівник. Якщо на підприємстві є касир, з ним укладають договір про повну матеріальну відповідальність;
2. підприємство має самостійно встановити ліміт каси і строки здавання готівки. Якщо ліміт каси не встановити, він автоматично вважається нульовим. Це означає, що вся готівка, яка залишилась у касі на кінець робочого дня і не була здана за правилами Положення №148, вважатиметься понадлімітною.
3. НБУ вимагає затвердити внутрішній порядок оприбуткування готівки в касі. У такому документі треба врахувати реальний режим роботи підприємства, графіки, особливості підрозділів і порядок здавання готівкової виручки до банку. 

Документообіг

Базове правило обліку готівки можна сформулювати так: кожне надходження і кожна видача готівки мають бути оформлені касовими документами і відображені в обліку. 

Для звичайної каси набір документів доволі стандартний, але кожен із них має свою функцію:

• Прибутковий касовий ордер (ПКО) оформлює надходження готівки до каси;
• Видатковий касовий ордер (ВКО) оформлює видачу готівки з каси;
• Відомість на виплату готівки застосовують тоді, коли виплата проводиться списком, наприклад при зарплаті чи інших масових виплатах;
• Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів потрібен для реєстрації ПКО і ВКО до передавання їх у касу;
• Касова книга - це головний регістр, у якому фіксують усі надходження, видачу і залишок готівки.

Тут є важливий практичний момент: журнал реєстрації - не просто додатковий файл для зручності. Положення № 148 прямо говорить, що прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у такому журналі.

Водночас саме касова книга показує, чи порядок у вас лише на папері, чи й у реальній роботі теж. Підприємство веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті. Вести її можна не лише на папері, а й в електронній формі, а програми BAS дозволяють сформувати і роздрукувати паперову форму.

Щоденний регламент роботи 

Щоденна логіка роботи каси доволі проста:

1. якщо готівка надходить у касу, потрібно оформити ПКО і в той самий день зробити запис у касовій книзі - саме так відбувається оприбуткування готівки;
2. якщо готівка видається з каси, має бути підстава для виплати - наказ, заява, розрахунок, відомість або інший документ. Після цього оформлюють ВКО або відомість на виплату, а операцію відображають у касовій книзі.

Окремо варто звернути увагу на зарплатні виплати. Якщо гроші видають за відомістю, записи в касовій книзі роблять не щодня в міру видачі, а після завершення строку виплати і закриття відомості.

Ліміт каси і готівкові обмеження

У позаробочий час підприємство може зберігати в касі готівку лише в межах установленого ліміту. Надлишок треба здати на рахунок, а накопичувати гроші понад ліміт - не можна. 

Водночас для окремих виплат є винятки: готівку, отриману в банку на зарплату, пенсії, стипендії чи дивіденди, дозволено зберігати понад ліміт до 5 робочих днів включно з днем отримання, а якщо зарплату виплачують з виручки - до 3 робочих днів від дня настання строків виплати. 

Також варто пам’ятати про денні обмеження готівкових розрахунків: 

• між суб’єктами господарювання - до 10 000 грн включно;
• між суб’єктом господарювання і фізособою - до 50 000 грн включно. 

Виплати, пов’язані з оплатою праці, під ці обмеження не підпадають. 

Ведення касових операцій значно спрощується, якщо підприємство використовує BAS. Зокрема БАС Бухгалтерія КОРП має повноцінний функціонал для обліку всіх касових операцій, дає змогу встановлювати ліміт каси та контролювати його дотримання, формувати і друкувати необхідні касові документи, а також автоматично розраховувати залишок готівки в касі. Завдяки цьому підприємство може краще організувати робочий процес і тримати під контролем касову дисципліну.

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.}}