Лікарняні: нарахування та облік у BAS Бухгалтерія

Що таке лікарняні та хто має право на їх отримання

Лікарняні - це неофіційна, але дуже поширена назва допомоги по тимчасовій непрацездатності. Простіше кажучи, це гроші, які працівник отримує, коли хворіє або доглядає за хворим родичем і тимчасово не може працювати. 

Правила надання допомоги по тимчасовій непрацездатності регулюються Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», а також Порядком № 1266 від 26.09.2001р. Порядок оформлення, подання та опрацювання е-лікарняних визначено нормативами Пенсійного фонду України (далі – ПФУ).

Право на допомогу мають застраховані особи, тобто працівники, які офіційно працевлаштовані, отримують заробітну плату та за яких сплачуються внески до системи загальнообов’язкового державного соціального страхування. Це може бути як штатний працівник, так і сумісник — головне, щоб сплачувався єдиний соціальний внесок (далі - ЄСВ).

Для отримання допомоги необхідно дотриматися кількох умов:

• наявність оформленого електронного листка непрацездатності (е-лікарняного);
• наявність страхового стажу (хоча б мінімального - наприклад, 6 місяців за останні 12 перед настанням випадку);
• відсутність підстав для відмови у виплаті (наприклад, самовільне лікування без звернення до лікаря, порушення режиму лікування тощо).

Використання програм BAS значно полегшує роботу бухгалтера: система дозволяє автоматично розрахувати середній заробіток та нарахувати суму лікарняних на підставі даних, що внесені в програму, а також сформувати документ «Лікарняний лист».

Джерела фінансування лікарняних

Виплати за період тимчасової непрацездатності працівника фінансуються з двох джерел, залежно від тривалості лікарняного:

• перші 5 днів непрацездатності — оплачуються роботодавцем за рахунок власних коштів;
• починаючи з 6-го дня — оплата здійснюється Фондом соціального страхування України (далі - ФССУ).

У 2023 році ФССУ було реорганізовано та приєднано до ПФУ. З 1 січня 2023 року адміністрування виплат здійснює ПФУ, однак принципи фінансування залишились незмінними.

Розрахунок лікарняних

Сума лікарняних розраховується індивідуально для кожного працівника, з урахуванням його заробітку та страхового стажу.

Ключові показники для розрахунку:

1. Базою для розрахунку є середньоденна заробітна плата працівника, обчислена за останні 12 місяців, що передують місяцю настання непрацездатності. Якщо працівник працює менше 12 місяців, розрахунок проводиться за фактично відпрацьовані місяці.
2. Розмір допомоги залежить від страхового стажу:
   1. до 3 років — 50 % середньоденного заробітку;
   2. від 3 до 5 років — 60 %;
   3. від 5 до 8 років — 70 %;
   4. понад 8 років — 100 %;
   5. пільгові категорії (наприклад, постраждалі внаслідок Чорнобильської катастрофи, ветерани війни) — 100 % незалежно від стажу.
3. Формула розрахунку допомоги:
   Середньоденна заробітна плата × кількість днів непрацездатності × відсоток залежно від страхового стажу.
4. Податкові наслідки:
   1. лікарняні оподатковуються ПДФО (18 %) та ВЗ (1,5 %);
   2. а також включаються до бази нарахування ЄСВ.

У разі, якщо працівник має менше ніж 6 місяців страхового стажу впродовж 12 місяців перед настанням непрацездатності, сума допомоги може обмежуватись розміром мінімальної заробітної плати або фактичним заробітком - залежно від ситуації.

Відображення лікарняних у BAS Бухгалтерія

Крок 1. Введення електронного лікарняного

Відкриваємо розділ «Зарплата» → «Лікарняний лист»:

Далі необхідно коректно заповнити низку реквізитів:

1. Місяць – обирається період, за який здійснюється нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності.
2. Організація – зазначається юридична особа, в якій працює працівник.
3. Дата – вказується дата реєстрації документа у системі.
4. Співробітник – обирається працівник, щодо якого оформлюється листок непрацездатності.
5. Номер листка – вводиться номер лікарняного листа, поданого працівником.

На закладці «Головне»:

1. Встановлюється прапорець «Електронний лікарняний», якщо листок подано в електронній формі – це дозволяє відокремити такі документи від паперових.
2. Реквізит «Номер випадку непрацездатності» використовується виключно для електронних лікарняних і дозволяє ідентифікувати конкретний випадок, а також здійснювати пошук пов’язаних документів у разі продовження.
3. Якщо документ є продовженням попереднього лікарняного, встановлюється відповідний прапорець і через посилання «Вибрати листок непрацездатності…» обирається первинний документ.
4. У полі «Причина непрацездатності» вказується одна із запропонованих причин – наприклад, «Захворювання або травма (окрім травм на виробництві)». Якщо лікарняний є продовженням, система автоматично підставляє причину з первинного документа.
5. У реквізитах «Звільнення від роботи «з» та «по» зазначається період непрацездатності, згідно з лікарняним листом. Кількість календарних днів розраховується автоматично. У разі продовження листа дата початку визначається як день, що слідує за датою закінчення попереднього лікарняного.
6. Прапорець «Розрахувати зарплату за …» активується при редагуванні документа за минулі періоди та дозволяє або нарахувати заробітну плату за минулий місяць, або відмовитися від донарахування. Це може бути доцільно при масовому внесенні змін, які впливають на нарахування зарплати за той самий період.
7. Прапорець «Доплачувати до» активується, якщо організація здійснює доплату до середнього заробітку за дні хвороби. Його відображення залежить від відповідного налаштування в параметрах розрахунку зарплати. Система може автоматично підставити відсоток доплати з картки організації, але за потреби значення можна внести вручну. У такому разі документ забезпечить як нарахування допомоги, так і доплати до повного середнього заробітку.

У документі BAS після заповнення реквізитів система автоматично виконує розрахунки (кнопка 🔄 «Перерахувати документ»), результати яких відображаються в таких розділах:

• «Нараховано» – визначається сума допомоги:
  • за рахунок роботодавця (перші 5 днів непрацездатності);
  • за рахунок ПФУ (з 6-го дня);
  • загальна сума допомоги.
• «Утримано» – розраховуються ПДФО, військовий збір, а також інші утримання (якщо виплата здійснюється міжрозрахунково або з авансом). Деталізація доступна через кнопки поруч із відповідними полями.
• «Внески ФОП» – обчислюється ЄСВ із суми нарахованої допомоги. Переглянути розрахунок можна за допомогою кнопки біля відповідного поля.
• «Середній заробіток» – автоматично визначається середньоденний заробіток. Якщо документ є продовженням, використовується той самий показник, що й у первинному лікарняному. Дані можна переглянути або змінити через форму «Введення даних для розрахунку середнього заробітку». Внесені вручну зміни застосовуються лише до поточного документа.

У реквізиті «Виплата» обирається спосіб виплати: із зарплатою, з авансом або в міжрозрахунковий період. Поле «Дата виплати» заповнюється автоматично, залежно від способу виплати, але його можна змінити вручну.

На закладці «Оплата»:

• «Призначити допомогу» – встановлюється за замовчуванням, автоматично підтягується оплачуваний період.
• «Дата початку непрацездатності» – визначається автоматично, а у разі продовження листка — блокується.
• «Порушення режиму» – у разі вказаної дати порушення, виплата припиняється з цієї дати.
• «Страховий стаж» – розраховується автоматично, з можливістю редагування або введення через документ «Введення відомостей для розрахунку страхового стажу».
• «Відсоток оплати» – визначається відповідно до страхового стажу і причини непрацездатності. У разі продовження листка — дані блокуються.
• «Стаж у місяцях для соціального страхування» – відображає загальний та 12-місячний страховий стаж. 
• «Обмеження допомоги» – визначається автоматично, залежно від стажу та причини. Може редагуватися вручну.
• «Враховувати заробіток попередніх страхувальників» – дозволяє враховувати доходи від інших роботодавців (реєструється довідкою).
• «Застосовувати пільги» – активується, якщо працівник має право на підвищену допомогу. 

Крок 2. Виплата

Якщо в документі «Лікарняний лист» у полі «Виплата» обрано варіант «У міжрозрахунковий період», за допомогою кнопки «Виплатити» можна одразу сформувати документ на виплату.

Вид відомості визначається автоматично — згідно з налаштуваннями виплати зарплати в організації, підрозділі або для конкретного працівника.

Після натискання кнопки «Виплатити» відкривається форма «Виплата нарахованої зарплати», де вказується, які саме суми виплачуються — за рахунок роботодавця чи ПФУ.

Важливо: суми допомоги за рахунок ПФУ до відомості не потрапляють, доки не зареєстровано підтвердження надходження коштів. Для цього слід оформити документ «Підтвердження оплати заяви-розрахунку з соціального страхування» (створюється на підставі відповідної заяви-розрахунку).

За потреби дозволити виплату до надходження коштів від ПФУ, у картці організації (закладка «Зарплата і кадри») необхідно активувати прапорець «Дозволено виплату допомоги до оплати фондом».

У табличній частині вікна виплати автоматично відображається сформована відомість — її можна переглянути, відредагувати і провести одразу за допомогою кнопки «Провести і закрити».

Якщо ж у документі «Лікарняний лист» обрано спосіб виплати «Із зарплатою» або «З авансом», сума допомоги автоматично включається до нарахування та виплати зарплати.

Крок 3. Звітність

Лікарняні, нараховані працівнику, відображаються у Податковому розрахунку з ПДФО/ВЗ та у відповідному додатку з ЄСВ за місяць їх нарахування. 

У BAS ці суми автоматично потрапляють у регістри й форми звітності за умови коректного заповнення лікарняного (період, вид непрацездатності, страховий стаж, середній заробіток). Далі у BAS формується комплект податкової звітності, яка експортується до FREDO чи M.E.Doc., підписується КЕП і надсилається до контролюючих органів.

Рекомендації 

• Регулярно перевіряйте е-лікарняні та їх статус у кабінеті ПФУ — від статусу залежить, коли можна нараховувати і очікувати фінансування.
• Заяву-розрахунок подавайте в ПФУ у строк до 5 робочих днів з моменту прийняття рішення про виплату.
• У BAS уважно заповнюйте період непрацездатності, вид непрацездатності, страховий стаж - від цього залежить правильність розрахунку.
• Зберігайте всі документи й подайте «Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам» протягом 30 календарних днів після виплати за рахунок ПФУ.

Лікарняні залишаються важливою частиною соціального забезпечення працівників. Бухгалтерам варто робити ставку на автоматизацію процесів у BAS і чітко дотримуватися строків взаємодії з ПФУ. Одне із практичних рішеннь - оренда BAS: це дає змогу швидко розгорнути робоче місце без купівлі серверів, завжди мати актуальні оновлення, працювати віддалено, отримувати технічну підтримку та резервні копії.

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.}}