Новорічні подарунки дітям: податкові наслідки та облік у BAS Бухгалтерія

Наближаються різдвяно-новорічні свята – час, коли компанії традиційно дарують подарунки дітям своїх працівників. Подарунки бувають різні: солодкі набори, іграшки, набори для творчості, тощо. З одного боку, це прояв турботи бізнесу та елемент соціальної відповідальності, з іншого – такі «приємності» мають цілком конкретні податкові та бухгалтерські наслідки. У цій статті розглянемо, як правильно оформити таку операцію, щоб одночасно дотриматися вимог законодавства та зберегти святковий настрій, а також покроково покажемо, як відобразити такі операції в програмі BAS Бухгалтерія КОРП.

Документальне оформлення

Жодних «особливих» чи окремих форм для оформлення дарування новорічних подарунків дітям працівників немає. Є одна базова умова із Закону про бухоблік: кожна господарська операція має бути підтверджена первинним документом з обов’язковими реквізитами – назва документа, дата, назва підприємства, зміст і обсяг операції, посади та підписи відповідальних осіб тощо. Тобто форму ви можете розробити під себе, головне – щоб усі ці ключові дані в ній були. 

1. Наказ керівника. 

   Починаємо з простого, але обов’язкового документа – наказу. У ньому потрібно прямо написати, що підприємство вирішило придбати та вручити новорічні подарунки дітям працівників, до яких саме свят це приурочено (День Святого Миколая, Новий рік тощо) і в який період відбуватиметься видача. Далі варто визначити, кого вважаємо «дитиною» (наприклад, до 18 років), які саме подарунки плануємо (солодкі набори, іграшки) та орієнтовну вартість одного подарунка. У наказі обов’язково призначаємо відповідальних осіб: хто збирає інформацію про дітей, хто закуповує та приймає подарунки, хто їх роздає, а також хто відповідає за оформлення документів. І не забуваємо про строки: до якої дати потрібно подати списки, коли здійснити закупівлю, коли провести видачу.

2. Перелік дітей працівників. 

   Наступний крок – зібрати від працівників інформацію про їхніх дітей. Це можна зробити через короткі заяви, анкети чи службові записки. На їх основі складається зведений перелік, у якому зазначаємо ПІБ працівника, його підрозділ або посаду, ПІБ дитини, дату її народження (або вік), а також кількість подарунків, що належать. Такий перелік зручно оформити як додаток до наказу. Важливо, щоб у бухгалтера було підтвердження, що це саме дитина працівника: зазвичай достатньо копії свідоцтва про народження або іншого документа, що підтверджує родинний зв’язок. Готовий перелік варто затвердити підписом керівника та датою – це і підстава для розрахунку потрібної кількості подарунків, і захист на випадок перевірки.

3. Документи на придбання та видачу подарунків. 

   Закупівля подарунків оформлюється стандартним набором: договір із постачальником (якщо є), рахунок, видаткова накладна чи акт приймання-передачі, банківська виписка при безготівковій оплаті або авансовий звіт із фіскальними чеками, якщо купівлю здійснював підзвітний працівник. 

Після оприбуткування подарунки передаються відповідальній особі або на склад, а сама роздача оформлюється відомістю видачі подарунків дітям працівників. Якщо у відомості є всі обов’язкові реквізити первинного документа, її можна використовувати як підставу для списання подарунків з обліку. За бажанням або якщо так передбачено обліковою політикою, додатково можна скласти окремий акт списання.

Оподаткування 

Почнемо з головного запитання: чи є новорічний подарунок дитині працівника оподатковуваним доходом? Так, бо для податкового кодексу це дохід фізособи. Формально отримувачем є дитина працівника, але податковим агентом все одно виступає роботодавець.

ПДФО і військовий збір. Новорічний подарунок дитині працівника вважається негрошовим подарунком фізособі, тому його вартість у межах «подарункового» ліміту (у 2025 році — 2000 грн на місяць на одну дитину) не оподатковується ПДФО і військовим збором, а от сума понад цей ліміт уже оподатковується як додаткове благо за ставками 18 % ПДФО (із «натуральним» коефіцієнтом) і 5 % військового збору.

ЄСВ. На подарунки, які отримують саме діти працівників, ЄСВ не нараховується, тому що вони не є працівниками підприємства і цей дохід не пов’язаний з оплатою праці.

ПДВ. Для платника ПДВ видача подарунків дітям працівників вважається безоплатним постачанням товарів, тож потрібно нарахувати ПДВ-зобов’язання.

Податок на прибуток. Вартість дитячих подарунків відноситься до витрат за правилами бухобліку і відповідно впливає на фінансовий результат до оподаткування в загальному порядку, без жодних спеціальних коригувань за ПКУ.

Відображення в обліку (BAS Бухгалтерія)

Крок 1. Налаштовуємо довідники. 

Спочатку заводимо самі подарунки в довіднику «Номенклатура» – можна створити окрему групу «Подарунки дітям працівників» і позицію, наприклад «Новорічний набір дитячий». Для неї рекомендуємо вказати рахунок обліку запасів 209 «Інші матеріали» (або 28 чи інший, якщо так передбачено вашою обліковою політикою) та ставку ПДВ 20 % (якщо придбання відбулось з ПДВ). 

Крок 2. Відображаємо придбання подарунків.

Покупку подарунків проводимо стандартним документом «Надходження товарів і послуг» Після проведення програма формує типові проводки: 

Дт 209 - Кт 631 – оприбуткування подарунків, 

Дт 6412 - Кт 631 – вхідний ПДВ (якщо постачальник – платник ПДВ). 

Крок 3. Списуємо подарунки на витрати при видачі дітям.

Коли є затверджений список дітей і відомість видачі подарунків, у BAS оформлюємо списання документом «Списання товарів» - у табличній частині вказуємо рахунок витрат 949. Після проведення документа програма робить проводку: Дт 949 - Кт 209 і вартість подарунків потрапляє у склад інших операційних витрат. 

За потреби з документа можна роздрукувати «Акт списання товарів» – він буде бухгалтерською основою під відомість видачі. 

Крок 4. Відображаємо ПДВ при безоплатній передачі.

Оскільки з точки зору податкового обліку подарунки дітям вважаються безоплатним постачанням, на суму, не меншу за ціну їх придбання, слід нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ. 

Детально, як саме в BAS оформити такі умовні податкові накладні, фахівці bit-ua пояснили в окремій статті «Умовні податкові накладні в BAS: коли складаються та як правильно оформити».

Крок 5. Нараховуємо ПДФО та військовий збір на оподатковувану частину подарунка.

Якщо вартість подарунка на одну дитину в місяць не перевищує 2000 грн – податків немає, і в BAS нічого додатково не нараховуємо. 

Якщо ж є перевищення, додатково нараховуємо податки за допомогою документа «Натуральні доходи» у розділі «Зарплата».

Підсумовуючи, новорічні подарунки дітям працівників – це не лише приємний жест, а й повноцінна господарська операція з усіма її податковими нюансами. Тут програми BAS дуже виручають: вони беруть на себе рутину з проводками, а також допомагють тримати під контролем витрати й коректно показати їх у звітності. 

Навіть якщо у підприємства немає власної ліцензії чи потужного сервера, завжди можна скористатися орендою BAS – у такому разі ви отримуєте повністю готове робоче середовище без додаткових затрат!

Відео по темі

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.}}