Облік оплати праці у валюті: коли це можливо і як відобразити в BAS

Домовитися про оплату праці з прив’язкою до іноземної валюти – цілком реальна практика. Так роблять, зокрема, коли сторони хочуть захистити розмір винагороди від коливань валютного курсу. Але для бухгалтера така домовленість одразу означає низку практичних запитань: у якій сумі нараховувати зарплату, який курс брати для розрахунку та як усе це правильно показати в обліку.

Законодавча база

Почнімо з базового правила: навіть якщо розмір зарплати прив’язаний до євро чи долара, виплачувати її працівнику в Україні потрібно у гривнях.

Стаття 23 Закону України «Про оплату праці» встановлює, що заробітна плата працівників підприємств на території України виплачується у грошових знаках, які мають законний обіг в Україні. А законним платіжним засобом в Україні є гривня.

Тому для звичайного українського роботодавця схема виглядає так:

оклад установлюємо з валютним еквівалентом → перераховуємо його у гривні → нараховуємо зарплату у гривнях → виплачуємо у гривнях.

Але просто сказати, що оклад конкретного працівника, наприклад, «2 000 євро» недостатньо. Потрібно одразу визначити ще два важливі моменти: за яким курсом і на яку дату валютний еквівалент перераховувати у гривні.

Окремого правила, яке зобов’язувало б роботодавця в такій ситуації використовувати саме курс НБУ на конкретну дату, законодавство не встановлює. Тому порядок перерахунку валютного еквівалента у гривні варто чітко прописати у трудовому чи колективному договорі або іншому документі, що регулює оплату праці.

Наприклад, умову можна сформулювати так:

«Посадовий оклад працівника становить еквівалент 2 000 євро. Нарахування та виплата заробітної плати здійснюються у гривнях. Для визначення гривневого розміру окладу застосовується офіційний курс НБУ на перше число місяця, за який нараховується заробітна плата».

Чому дату перерахунку краще визначити наперед? Бо прив’язка до курсу на дату виплати може створити бухгалтеру зайві труднощі.

Наприкінці місяця зарплату та податки вже потрібно нарахувати, а курс на майбутню дату виплати ще невідомий. Подібна проблема виникає і під час виплати авансу або проведення остаточного розрахунку при звільненні.

Тому для обліку зручніше встановити курс на дату, яка настає не пізніше моменту нарахування зарплати.

Як відобразити валютний еквівалент в обліку

Розглянемо на простому прикладі. Припустимо, за трудовим договором оклад працівника становить еквівалент 2 000 євро, а зарплата нараховується і виплачується у гривнях за курсом НБУ на перше число відповідного місяця.

На визначену договором дату бухгалтер переводить валютний еквівалент у гривні. Після цього для нарахування зарплати вже маємо конкретну гривневу суму.

Наприклад, якщо умовний курс становить 50 грн/євро, зарплата за повністю відпрацьований місяць становитиме:

2 000 євро × 50 грн/євро = 100 000 грн.

Отже, саме 100 000 грн бухгалтер нараховує як заробітну плату працівника. Валютний еквівалент у цьому випадку слугує лише орієнтиром для визначення гривневої суми.

У такій моделі після перерахунку маємо гривневе зобов'язання перед працівником. 

Як налаштувати зарплату з валютною прив’язкою в BAS

У BAS Бухгалтерія КОРП зарплату, встановлену в іноземній валюті, можна розраховувати автоматично. Для цього не потрібно щомісяця вручну переводити оклад у гривні. У програмі створюють окремий показник курсу, додають його у формулу нарахування і вже через цю формулу отримують гривневу суму зарплати.

Крок 1. Створюємо показник курсу

Зарплата → Настройки та довідники → Показники розрахунку зарплати → Створити – і вказуємо всі необхідні дані (зокрема, відповідне найменування):

Крок 2. Створюємо шаблон для введення курсу

Зарплата → Настройки та довідники → Шаблони введення вихідних даних → Створити і до шаблону додаємо показник, наприклад, «Курс EUR»:

Крок 3. Створюємо нарахування

Відкриваємо список нарахувань (Зарплата → Настройки та довідники → Нарахування) і копіюємо стандартне «Оплата по окладу». Називаємо, наприклад, «Оплата по окладу EUR»:

У формулу додаємо курс (через редагування формули):

Крок 4. Призначаємо це нарахування працівнику

Залежно від конкретної ситуації, встановлюємо працівникові новий вид нарахування та валютний оклад через:

1. Прийом на роботу – одразу в документі прийняття встановлюємо йому потрібний вид нарахування та валютний оклад:

   

2. Кадрове переведення – якщо працівник уже працює і одночасно змінюється його посада, підрозділ або інші кадрові умови:

   

3. Зміна оплати праці – найзручніший варіант, якщо працівник залишається на тій самій посаді й у тому самому підрозділі, а змінюється лише оклад:

   

Крок 5. Перед нарахуванням зарплати вводимо курс

Зарплата → Дані для розрахунку зарплати → Створити.

Обираємо шаблон курсу та вводимо значення, наприклад 50,0000 грн/EUR:

Курс беремо саме на ту дату, яка визначена у трудовому договорі або положенні про оплату праці.

Крок 6. Нараховуємо зарплату

Зарплата → Нарахування зарплати та внесків → Створити → Заповнити.

BAS підставить оклад і введений курс та розрахує зарплату вже у гривнях.

Крок 7. Виплачуємо

Далі – звичайна виплата:

Зарплата → Відомості на виплату → Відомість в банк / Відомість в касу.

Отже, логіка проста: спочатку в програмі зазначаємо розмір окладу у валюті, потім вводимо актуальний курс, BAS автоматично перераховує валютну суму в гривні, нараховує податки та внески, після чого працівнику виплачується вже готова сума в гривнях.

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{Через можливі зміни нормативної бази та особливості конкретної ситуації перед прийняттям практичних рішень варто отримати професійну консультацію.}}