Рейтинг найпоширеніших випадків, коли потрібна бухгалтерська довідка

Бухгалтерська довідка - це внутрішній документ бухобліку, який часто виручає там, де немає окремого зовнішнього первинного документа або потрібно пояснити, як саме бухгалтерія вивела суму для проведення. По суті, це документ, який допомагає зафіксувати логіку обліку: що сталося, чому робимо запис і як саме його розрахували.

Водночас важливо пам’ятати: бухгалтерська довідка може бути первинним документом лише тоді, коли містить обов’язкові реквізити первинки. Йдеться про назву документа, дату, назву підприємства, зміст і обсяг операції, підписи або інші дані для ідентифікації відповідальних осіб (ч.2 ст.9 Закону про бухоблік).

Нижче наводимо практичний рейтинг ситуацій, коли бухгалтерська довідка справді потрібна або щонайменше дуже бажана.

1. Виправлення помилок у бухобліку та/або фінзвітності 

Це одна з найпоширеніших ситуацій, де без бухгалтерської довідки обійтися складно. Якщо виявили помилку - неправильно обрали рахунок, зазначили не ту суму, віднесли операцію не в той період або взагалі пропустили проведення, - довідка має зафіксувати весь механізм виправлення.

У такому документі бажано показати:

• що саме було відображено неправильно;
• у чому полягає помилка;
• як її виправляють;
• які проводки потрібно зробити;
• за який період вносяться зміни.

У цілому - це класичний випадок застосування НП(С)БО 6. 

2. Донарахування та перерахунки за розрахунковими сумами 

Часто в обліку виникають суми, які не підтверджуються рахунком чи актом від контрагента, а визначаються самою бухгалтерією за внутрішніми розрахунками. Саме в таких випадках бухгалтерська довідка стає підставою для проведень.

Найчастіше це стосується:

• резерву сумнівних боргів;
• забезпечення відпусток;
• нарахування бонусів або премій за внутрішнім положенням;
• розподілу витрат майбутніх періодів.

У таких випадках довідка фактично пояснює, звідки взялася сума і підтверджує базу розрахунку та дає обґрунтування для відображення записів у бухобліку.

3. Розподіл витрат і внутрішні калькуляції 

Коли підприємство розподіляє витрати між різними об’єктами обліку, важливо не просто зробити проведення, а й показати його логіку. Саме тому бухгалтерська довідка в таких ситуаціях дуже доречна.

Мова йде про: 

• розподіл загальновиробничих і транспортно-заготівельних витрат; 
• калькуляцію собівартості; 
• внутрішні трансфери витрат між підрозділами, проєктами або продукцією.

У довідці бажано зафіксувати базу розподілу, формулу, джерела цифр і пояснення, чому застосовано саме такий підхід. Це особливо важливо тоді, коли у керівника, аудитора або перевіряючого виникне запитання, чому витрати розподілені саме так.

4. Перекласифікації та технічні проведення без нової госпоперації 

Не кожне бухгалтерське проведення виникає через нову господарську операцію, підтверджену актом або накладною. Іноді бухгалтерія просто уточнює класифікацію або переносить дані між рахунками. У таких випадках довідка допомагає пояснити, чому зроблено саме такий запис.

Найчастіше це буває, коли проводять:

• перекласифікацію довгострокової та поточної заборгованості;
• перенесення сум між субрахунками для уточнення аналітики;
• закриття рахунків;
• внутрішні коригування за результатами звірок.

Тут бухгалтерська довідка потрібна як пояснювальний документ: нової операції немає, але причина для зміни облікових даних повинна бути зафіксована.

5. Відображення результатів інвентаризації 

Після інвентаризації підприємство зазвичай має описи, акти та інші документи. Але між результатами інвентаризації і конкретними бухгалтерськими записами часто потрібен окремий “місток”. Саме таку роль і виконує бухгалтерська довідка.

Особливо корисною вона є тоді, коли потрібно узагальнити:

• надлишки;
• нестачі;
• дані по кількох об’єктах;
• інформацію по кількох матеріально відповідальних особах;
• різні причини виявлених розбіжностей.

Тобто сама інвентаризація фіксує факт, а бухгалтерська довідка - як саме цей факт буде відображений у бухобліку. 

6. Курсові різниці та переоцінки, які розраховує бухгалтерія 

Коли сума виникає не з документа контрагента, а з бухгалтерського розрахунку, довідка є дуже зручним рішенням. Це стосується, зокрема, курсових різниць і різних переоцінок.

У такій довідці варто зазначити:

• курс;
• дату;
• формулу розрахунку;
• суму різниці;
• потрібні проводки.

Такий підхід дозволяє не просто зробити запис, а й одразу показати, як саме бухгалтерія отримала суму.

7. Взаємозаліки, утримання, штрафи та пеня 

На практиці часто буває так, що формально документи є: листування, угода, претензія, додаткові матеріали. Але для бухобліку цього недостатньо, бо потрібно звести все в одну зрозумілу схему.

У таких ситуаціях бухгалтерська довідка допомагає побудувати чітку логіку:

• яка є підстава;
• як виконано розрахунок;
• які записи треба зробити в обліку.

Фактично вона стає узагальнювальним документом, до якого можна додати всі супровідні матеріали.

8. Податкові стикування з бухобліком 

Йдеться не про податкові декларації як такі, а про внутрішні бухгалтерські розрахунки, які пояснюють суми в обліку. Наприклад, це можуть бути різниці, коригування, пояснення суми донарахування в обліку або рознесення ПДВ і не-ПДВ частки.

У таких випадках бухгалтерська довідка не замінює податкові документи, але допомагає пояснити:

• чому в обліку з’явилася саме така сума;
• як її розрахували;
• якими проводками її відобразили.

Тобто це зручний інструмент саме для бухгалтерського документування внутрішньої логіки записів.

У вищезазначених ситуаціях програми BAS Бухгалтерія дають бухгалтеру відчутну практичну перевагу, адже містять уже готову вбудовану форму для друку цього документа, яку ви можете змінювати вручну (додавати/прибирати реквізити, поля тощо). Завдяки цьому оформлення довідки стає швидшим, зручнішим і допомагає впорядкувати щоденну роботу.

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.}}