Роз’їзний характер роботи: оформлення, надбавка, компенсації та податки

Роз’їзний або пересувний характер роботи залишається темою, де бухгалтери найчастіше стикаються з плутаниною. Головна проблема в тому, що такі поїздки часто помилково оформлюють як відрядження. 

Суть проста: якщо поїздки є звичайною частиною трудової функції працівника, це не відрядження, а роз’їзна робота (п.2 Інструкції про службові відрядження №59). Але щоб такий підхід працював безпечно, його потрібно правильно закріпити в документах і коректно відобразити в обліку.

Документальне оформлення

Усе залежить від того, як це оформлено у ваших документах. Якщо поїздку назвали відрядженням, тоді діють правила відряджень: наказ, добові та інші стандартні процедури. Якщо ж ідеться про роз’їзну роботу, добові у звичному розумінні не застосовуються, натомість діють надбавки і компенсації за постановою Кабміну №490.

Щоб оформлення було надійним, підприємству доцільно мати:

• перелік посад або робіт із роз’їзним характером (водії, експедитори, кур’єри, торгові представники, сервісні інженери тощо);
• умову про роз’їзну роботу в трудовому/колективному договорі або посадовій інструкції;
• внутрішнє положення про підтвердження поїздок і компенсацію витрат;
• первинні документи на проїзд і проживання.

У положенні варто прописати, як підтверджуються поїздки, які витрати компенсуються, які документи для цього потрібні і як встановлюється надбавка.

Водночас Постанова №490 дозволяє встановлювати надбавки за роз’їзний характер роботи в колдоговорі. Також вона передбачає відшкодування витрат на проїзд і найм житла в порядку, установленому для відряджень.

Оподаткування

Для цілей оподаткування важливо розділяти дві різні виплати: надбавку за роз’їзний (пересувний) характер роботи та компенсацію витрат працівника, зокрема на проїзд і житло. Оскільки податкові наслідки для них різні.

1. Надбавка за роз’їзний (пересувний) характер роботи

   Така надбавка оподатковується як зарплата. Тобто з неї утримують ПДФО за ставкою 18% і військовий збір за ставкою 5%. Причина в тому, що ПКУ не передбачає для неї окремого звільнення від оподаткування, а податківці відносять її до зарплатних виплат.

   Щодо ЄСВ ситуація краща. Надбавки за роз’їзний характер робіт прямо включені до Переліку №1170 як виплати, на які не нараховується ЄСВ, якщо вони виплачуються у визначених законодавством розмірах.

   Якщо ж надбавку оформлено без прив’язки до постанови КМУ № 490, колдоговору або внутрішніх документів, чи її виплачують понад установлені межі, контролери можуть розцінити таку суму як звичайну зарплатну виплату. У такому разі виникає ризик нарахування ЄСВ на суму перевищення.

2. Компенсація витрат при роз’їзному характері роботи

   Позиція ДПС багато років залишається незмінною: якщо поїздки оформлені як роз’їзна робота, то компенсацію проїзду і проживання податківці також вважають компенсаційною виплатою у складі зарплати. Тобто ці суми розглядаються як оподатковуваний дохід працівника.

Відповідно, і з них утримують:

• ПДФО — 18%;
• військовий збір — 5%.

Важливий нюанс: ДПС у своїх роз’ясненнях підкреслює роль колективного договору у визначенні, що поїздки - це саме роз’їзна робота, а не відрядження.

Щодо ЄСВ, то якщо такі компенсації оформлено саме як елемент оплати праці або як компенсаційні виплати у складі зарплати, вони, як правило, включаються до бази нарахування ЄСВ. Тобто виняток, передбачений для надбавки за роз’їзний характер роботи, на такі відшкодування не поширюється.

Отже, для бухгалтера найважливіше — правильно оформити роз’їзний характер роботи і враховувати позицію ДПС щодо оподаткування проїзду та проживання. Якщо документи оформлено правильно, а облік налагоджено належним чином, що значно спрощують програми BAS, податкових ризиків буде набагато менше.

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.}}