Скільки зберігати документи: як не помилитися й не знищити зайвого

Документи на підприємстві часто потрібно зберігати довше, ніж здається на перший погляд. Одні підтверджують податкові показники, інші - трудовий стаж працівників, ще інші можуть знадобитися для судового спору або відшкодування збитків.

Помилки зазвичай виникають у двох випадках: коли три роки помилково вважають універсальним терміном зберігання для всіх документів або коли неправильно визначають дату початку відліку цього строку.

Нижче розберемо, як бухгалтеру визначити строк зберігання документа і які норми між собою порівнювати.

Законодавча база

Для документів може діяти одразу кілька правил. У такому разі безпечний підхід один: зберігати документ за найдовшим строком.

Основні акти, на які варто орієнтуватися:

1. Перелік типових документів із зазначенням строків зберігання № 578/5 - це головний орієнтир для управлінських, кадрових, бухгалтерських, договірних, організаційних та інших документів.
2. Податковий кодекс України (зокрема п.44.3) встановлює мінімальні строки зберігання документів для податкового контролю. Їх потрібно дотримуватися навіть тоді, коли Перелік № 578/5 передбачає коротший строк.
3. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів № 1000/5 - визначають, як формувати справи, складати описи, проводити експертизу цінності та правильно знищувати документи після закінчення строку зберігання. Нещодавно їх оновили з урахуванням воєнного стану/особливого періоду: окремо описано, як діяти з документами й архівними справами у таких умовах (зберігання та передача, евакуація, фіксація втрати або пошкодження).

Податковий мінімум: що вимагає ПКУ

Пункт 44.3 ПКУ встановлює мінімальні строки зберігання документів. Вони залежать від виду документів і того, для яких цілей їх може перевіряти ДПС.

Основні строки такі:

• 2555 днів (7 років) - для документів, пов’язаних із податковим контролем за ст. 39 та 39-2 ПКУ (зокрема ТЦУ та суміжні випадки); 
• 1825 днів (5 років) - для первинних, бухгалтерських і фінансових документів більшості юридичних осіб, якщо для них не встановлено довший строк; 
• 1095 днів (3 роки) - для інших документів, а також документів за іншим законодавством, контроль за яким здійснює ДПС. 

Строк зберігання відраховують від дня подання відповідної звітності. Якщо звітність не подано - від граничної дати її подання. Для дозвільних документів строк рахують з дня завершення строку дії дозволу.

Важливо врахувати ще одну норму п. 44.3 ПКУ: строки зберігання документів продовжуються на період, коли зупиняється відлік строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ.

Тобто фактично працює така формула:

Мінімальний строк зберігання = 1095/1825/2555 днів + кількість днів, коли строк давності був зупинений.

Саме тому на практиці строк зберігання може бути довшим за базові 3, 5 або 7 років, зокрема, з огляду на період COVID-обмежень і воєнного стану. Через них строки давності були зупинені з 18.03.2020 по 31.07.2023, а їх відлік відновлено з 01.08.2023.

Кадрові документи: чому їх не можна знищувати за «загальним правилом»

Кадрові документи потребують особливої уваги, адже саме вони підтверджують трудові права працівника: стаж, посади, оплату праці тощо. Тому для частини таких документів установлені дуже тривалі строки зберігання.

Зокрема, за Переліком № 578/5 окремі документи з кадрових питань зберігають 75 років. Це, наприклад, накази про прийняття на роботу, переведення та звільнення, особові справи, а також окремі журнали обліку.

Однак строк 75 років застосовується не до всіх кадрових документів. Частина організаційних кадрових документів може зберігатися значно менше, наприклад 5 років. Саме тому строк зберігання потрібно визначати не за загальною назвою документа, а за конкретною позицією Переліку № 578/5.

Для кадрових документів строк зберігання рахують не від дати конкретного наказу, а з 1 січня року, що настає після року завершення справи діловодством - коли справу сформували й закрили (п.4 гл.2 розд. V.Правил діловодства № 1000/5).

Паперові та електронні документи: строк той самий, вимоги до зберігання різні

Форма документа не скасовує строк його зберігання. Якщо документ створений або зберігається в електронній формі, його потрібно зберігати стільки ж, скільки й паперовий документ відповідного виду.

Але для електронних документів важливі технічні умови. Підприємство має забезпечити:

• цілісність документа;
• читабельність;
• можливість відтворення;
• доступність протягом усього строку зберігання.

Як визначити строк зберігання конкретного документа

Щоб не помилитися, зручно діяти за одним алгоритмом:

1. Спочатку визначте тип документа: це первинка, регістр, звітність, кадровий документ, договір, листування чи інший документ.
2. Далі знайдіть відповідну позицію в Переліку № 578/5 і перевірте встановлений строк зберігання.
3. Після цього перевірте ст. 44 ПКУ. Якщо документ впливає на податки або збори, потрібно застосувати мінімальний строк, передбачений ПКУ. Якщо строк за ПКУ більший, орієнтуйтеся саме на нього.
4. Також перевірте, чи немає спеціальних обставин. Наприклад, документ може стосуватися кадрових питань, судового спору, трансфертного ціноутворення, перевірки, претензії або відшкодування збитків. Такі обставини можуть фактично подовжити строк зберігання.
5. І насамкінець зафіксуйте порядок роботи з документами у номенклатурі справ, наказі або положенні про архів чи діловодство. Там варто прописати, хто відповідає за документи, де вони зберігаються, коли передаються до архіву і як відбувається знищення після закінчення строку.

Як практичний інструмент для контролю первинки і кадрових документів доцільно використовувати можливості програм BAS. Зокрема у BAS Бухгалтерія КОРП можна швидко сформувати «Реєстр документів» за потрібний період – фактично це перелік проведених первинних документів із ключовими реквізитами: датою, номером, видом документа та іншими даними.

Такий реєстр допомагає перевірити повноту документів перед передачею справ до архіву або знищенням, звірити наявність потрібної первинки в обліку та зменшити ризик випадково вилучити документи, які ще можуть знадобитися для податкового контролю, підтвердження трудових прав чи вирішення спорів.

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.}}