Транспорт і сільгосптехніка в BAS АГРО: облік роботи вантажного автотранспорту

Подорожній лист вантажного автомобіля

На сільгосппідприємствах вантажний автотранспорт використовують постійно. Наприклад, автомобіль може везти зерно з поля на тік, насіння зі складу до виробничої ділянки або добрива до місця внесення. Усі такі рейси потрібно правильно відобразити в обліку, адже за ними виникають витрати на пальне, може нараховуватися зарплата водію та формуватися виробничий результат.

У BAS АГРО. Бухгалтерія для цього використовують документ «Подорожній лист вантажного автомобіля»:

У ньому фіксують дані про роботу автомобіля за рейсами та одночасно відображають пов’язані операції.

За допомогою цього документа здійснюється:

• заправка транспорту; 
• списання пального за нормою та понад норму по кожному рейсу; 
• випуск готової продукції, зокрема кілометрів або тонно-кілометрів; 
• розрахунок заробітної плати водія. 

Інструкція

У цій статті ми покроково розглянемо, як заповнити подорожній лист вантажного автомобіля в BAS АГРО і на що бухгалтеру важливо звернути увагу.

1. Заповнення документа починають із вибору автомобіля. Після цього поле «Водій» має заповнитися автоматично - дані підтягуються з регістру відомостей «Транспортні засоби»:

   

   Якщо водій не з’явився, потрібно відкрити картку відповідного основного засобу та за гіперпосиланням перейти до цього регістру. У ньому зберігаються дані про водія, технічні характеристики, норми, надбавки та реєстраційні документи транспорту:

   

2. Якщо подорожній лист оформлюють не за один день, потрібно встановити прапорець «Зведений подорожній лист». Тоді в табличній частині з’явиться додаткова колонка для дати первинного документа:

   

   Це зручно, коли дані переносять одразу за кілька днів або за певний період.

3. Далі обирають технологічну операцію. За потреби також зазначають марку причепа. Це важливо, бо причіп може впливати на розрахунок витрат пального:

   

4. Після цього потрібно вказати рахунок, на який списуватимуться витрати, та відповідну аналітику:

   

5. Потім до документа переносять дані з паперового подорожнього листа. Зокрема, зазначають:

   • кількість ходок; 
   • тоннаж; 
   • відстань; 
   • пробіг з вантажем; 
   • відпрацьовані години; 
   • інші показники, потрібні для розрахунку.

   Наприклад, якщо автомобіль зробив 4 ходки з поля на склад, перевіз 40 тон зерна на відстань 12 км, ці дані потрібно внести в табличну частину документа. На їх основі програма розрахує виробіток, витрати пального та суму зарплати водія:

   

6. Окремо заповнюють закладку «Паливо». 

   У таблиці «Паливо видане» потрібно вказати склад заправки, вид пального та його кількість, видану за вибраний період.

   Фактично витрачене пальне записують у нижній таблиці. Саме ці дані допомагають порівняти норму з фактичними витратами:

   

   На практиці може виникнути ситуація, коли пального витратили більше, ніж передбачено нормою. Наприклад, автомобіль працював у складних дорожніх умовах або виконував рейси з додатковим навантаженням. У такому випадку перевитрату можна відобразити окремо.

   Для цього встановлюють прапорець «Виділити перевитрати пального» і зазначають рахунок списання витрат. Так бухгалтер окремо бачить нормативне списання та понаднормові витрати:

   

   У холодний період у документі можна застосовувати зимові норми витрати пального. Для цього потрібно встановити відповідний прапорець. Так програма враховуватиме підвищені витрати через температурний режим, а бухгалтер зможе контролювати саме реальну перевитрату, а не відхилення, пов’язане із сезонними умовами.

7. На вкладці «Додатково» достатньо натиснути команду «Розрахувати» - програма автоматично оновить показники спідометра та залишки пального в баку:

   

8. Також у документі є закладка «Надбавки» де можна ввести надбавку у відсотках:

   

9. На вкладці «Випуск продукції» достатньо натиснути команду «Заповнити» і програма автоматично внесе потрібні дані:

   

10. На вкладці «Нарахування» працюємо так само: можна натиснути «Заповнити», «Розрахувати» або одразу «Заповнити та розрахувати», щоб програма підтягнула дані й виконала розрахунок:

    

Як бачимо, за правильних налаштувань достатньо коректно заповнити подорожній лист вантажного автомобіля фактичними даними, а потрібні розрахунки програма виконає автоматично.

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.}}