Транспорт і сільгосптехніка в BAS АГРО: введення початкових даних

Правильно внесені початкові дані про транспорт і сільгосптехніку в BAS Агро. Бухгалтерія - це основа для коректного обліку роботи техніки, витрат пального, ремонтів, нарахування амортизації та формування виробничих витрат.

У програмі має бути відображений реальний стан подій. Якщо трактор, комбайн, автомобіль чи інша техніка фактично починає працювати в полі або на підприємстві - це потрібно показати і в обліку. Для цього техніку недостатньо просто додати в систему - на старті потрібно внести всі дані, які підтверджують її готовність до роботи.

Зокрема, слід вказати початкові залишки пального, показники лічильників та інші дані, які впливатимуть на подальший облік. Так програма зможе коректно відображати роботу машини, а дані в документах і звітах не розходитимуться з фактичним використанням техніки.

У цій статті розглянемо, які початкові дані потрібно підготувати перед роботою з транспортом і сільгосптехнікою в BAS АГРО, де їх вносити та на що звернути увагу, щоб надалі уникнути помилок в обліку.

Склад обліку палива в баках

Перед початком роботи у налаштуваннях параметрів обліку (Адміністрування - Сервіс - Налаштування параметрів обліку – вкладка «Транспорт») зазначають склад, на якому буде враховуватися паливо в баках:

Це потрібно, щоб система коректно відображала видачу, списання та залишки пального за транспортними засобами. 

Види розрахунків за подорожніми листами

У налаштуваннях параметрів обліку на вкладці «Транспорт» користувач визначає не лише склад для обліку палива в баках, а й види розрахунків, які BAS АГРО використовуватиме під час роботи з подорожніми листами. Зокрема, тут зазначаються:

• види розрахунків для оплати за договорами ЦПХ;
• доплати за класність;
• додаткової зарплати за договорами ЦПХ;
• та додаткової зарплати працівників.

Ці значення потрібні для того, щоб програма розуміла, за яким видом нарахування відображати оплату або доплату, розраховану в подорожньому листі. Зазвичай такі елементи вже є в інформаційній базі, а користувач лише вибирає їх у відповідних полях налаштувань. За потреби можна використовувати власні види розрахунків, але їх потрібно попередньо правильно налаштувати.

Оприбуткування початкових залишків пального

Початкові залишки пального за його видами вводять на склад «Паливо в баках» за допомогою документа «Оприбуткування залишків палива в баках», який розміщений у розділі «Транспорт»:

При створенні нового документа у шапці зазначають дату введення початкових залишків і вибирають організацію. Склад пального в баках система підставляє автоматично з налаштувань параметрів обліку. У табличній частині «Товари» потрібно заповнити транспортний засіб, вид пального, кількість і ціну:

А у табличній частині на вкладці «Рахунки обліку» як рахунок доходів вказуємо допоміжний «00»:

Внесення початкових показників спідометра

Початковий показник спідометра потрібен, щоб BAS правильно рахувала пробіг транспорту з моменту початку роботи в програмі. Надалі ці дані використовуються в подорожніх листах, для контролю витрат пального та аналізу роботи транспортного засобу.

Щоб внести початкові показники спідометра, використайте документ «Встановлення показників для ТЗ», який знаходиться в тому ж розділі «Транспорт»:

Вказувати потрібно фактичний показник на дату введення транспорту в облік. Навіть у новопридбаного автомобіля спідометр може показувати не «0», адже транспорт міг проходити тестові виїзди, доставку або перегін до підприємства.

І пам’ятайте: правильно внесені початкові дані - це коректний облік роботи транспорту і сільгосптехніки вже з першого документа. А у наступних статтях розглянемо, як у BAS АГРО відображати безпосередню роботу техніки: оформлення подорожніх листів, списання пального, облік виконаних робіт і пов’язаних витрат.

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.}}