Управління боргами: як не перетворити прибуток на «дебіторку»

Зароблені гроші, які так і не надійшли на ваш рахунок — це не прибуток. Це заморожений актив, який тягне ваш бізнес вниз, створюючи касові розриви та змушуючи вас брати дорогі кредити. Неконтрольована «дебіторка» — одна з найчастіших причин фінансових проблем навіть в успішних компаніях.

Управління взаєморозрахунками — це не просто завдання бухгалтерії зі збору папірців. Це ключова функція фінансового управління, спрямована на захист вашого грошового потоку. Давайте розберемо, як побудувати надійну систему контролю та які інструменти для цього є в програмах BAS.

 1. Деталізація: «Разом» — цифра для дилетантів

Бачити у звіті загальну суму «Клієнт А винен нам 500 000 грн» — це не контроль, а самообман. Ця цифра не відповідає на головні питання: за що саме він винен і коли мав заплатити? Без деталізації ви не можете ефективно керувати боргом.

На що звернути увагу:

• Контроль за документами: Чи ведеться облік заборгованості в розрізі конкретних рахунків або видаткових накладних? Лише так можна зрозуміти, яка поставка не оплачена, і предметно спілкуватися з клієнтом.
• Контроль за договорами: Якщо у вас кілька напрямів роботи з одним і тим самим партнером (наприклад, постачання товару та надання послуг), їх взаєморозрахунки повинні бути розділені за різними договорами. Змішувати їх у "загальний котел" — шлях до плутанини та суперечок.

Як допомагає BAS:

Програми BAS спочатку створені для ведення деталізованого обліку. Кожен документ відвантаження («Реалізація товарів і послуг») або оплати («Надходження на банківський рахунок») автоматично формує точні записи про борг. Ключовий звіт «Відомість розрахунків з клієнтами/постачальниками» дозволяє в один клік розгорнути загальну суму боргу до конкретних документів-основань.

 2. Строки: гроші мають ціну в часі

Важливо не лише те, скільки вам винні, а й коли. Прострочена на 90 днів заборгованість — це токсичний актив, який із кожним днем втрачає у вартості та шансах на повернення.

На що звернути увагу:

• Строк оплати: Чи фіксується в кожному рахунку або накладній конкретна дата, до якої клієнт зобов’язаний здійснити оплату?
• Контроль прострочки: Чи є у вас інструмент, який автоматично підсвічує прострочені борги? Ваші менеджери повинні в першу чергу працювати саме з ними.
• Платіжний календар: Чи плануєте ви надходження від клієнтів і платежі постачальникам, щоб уникнути касових розривів?

Як допомагає BAS:

У BAS можна вказувати планову дату оплати у кожному замовленні та рахунку. На основі цих даних система будує звіти, такі як «Заборгованість клієнтів за строками боргу», де борги автоматично групуються за інтервалами прострочення (наприклад, до 7 днів, 8–30 днів, понад 30 днів). Це потужний інструмент, який дозволяє керівнику миттєво оцінити якість дебіторської заборгованості та сфокусувати зусилля команди на найбільш проблемних боргах.

 3. Процес і автоматизація: від реакції до управління

Вирішувати проблеми з боргами у міру їх виникнення — означає завжди бути в ролі того, хто наздоганяє. Ефективна система працює на випередження, запобігаючи появі безнадійних боргів.

На що звернути увагу:

• Регулярні звірки: Чи проводите ви регулярну звірку взаєморозрахунків із ключовими партнерами? Це не формальність, а найкращий спосіб вчасно виявити розбіжності та запобігти майбутнім суперечкам.
• Блокування відвантажень: Чи є у вас правило, що забороняє відвантажувати товар клієнту, у якого є суттєва прострочена заборгованість? Як це правило контролюється?

Як допомагає BAS:

• Акт звірки: Система дозволяє автоматично формувати «Акт звірки взаєморозрахунків» за будь-який період, заощаджуючи години роботи бухгалтерії та менеджерів.
• Заборона відвантаження: Це одна з найефективніших функцій. У BAS можна налаштувати автоматичну заборону на проведення видаткової накладної, якщо у клієнта є борг, що перевищує певний ліміт або строк прострочення. Система просто не дозволить менеджеру відвантажити товар боржнику, перетворюючи ваше правило з усної домовленості на непереборний бар’єр.

 Висновок: керуйте грошима, а не лише товаром

Взаєморозрахунки — це нервова система вашого бізнесу. Будь-який збій у ній безпосередньо впливає на фінансове здоров’я компанії. Перестаньте ставитися до дебіторки як до неминучого зла.

Ваше завдання як керівника — побудувати прозору, деталізовану та автоматизовану систему контролю. Програми BAS надають усі необхідні інструменти, щоб перейти від ручного обліку в Excel до проактивного управління грошовими потоками. Це не просто наведення порядку в бухгалтерії — це пряме управління ліквідністю та стійкістю вашого бізнесу.