Відповідальний за військовий облік: оформлення та встановлення доплати

На підприємстві потрібно організувати військовий облік призовників, військовозобов'язаних і резервістів. Керівник може доручити цю роботу працівнику кадрової служби, а за певної чисельності осіб на військовому обліку потрібно передбачити відповідні штатні одиниці.

Під час оформлення виникають питання, які стосуються і кадрових документів, і нарахування заробітної плати. Кого можна призначити відповідальним, чи обов'язково встановлювати доплату, як визначити її розмір та якими документами оформити таке рішення? Розберемо по черзі, а також подивимося, чим тут можуть допомогти програми BAS.

Хто відповідає за військовий облік

Порядок організації та ведення військового обліку затверджено постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487.

Відповідно до пункту 8 Порядку № 1487, організація військового обліку покладається на керівника підприємства. Безпосередньо вести облік мають працівники служби персоналу. Якщо штатної одиниці такої служби немає, відповідні обов'язки покладають на працівника, який веде облік працівників підприємства.

Тобто директор відповідає за організацію процесу, але може визначити працівника, який виконуватиме поточну роботу. Це може бути інспектор з кадрів, фахівець кадрової служби або інший працівник, який веде кадровий облік.

При цьому слід враховувати чисельність призовників, військовозобов'язаних і резервістів, які перебувають на військовому обліку. Саме від неї залежить, чи можна доручити облік працівнику кадрової служби додатково до його основних обов'язків, чи потрібно передбачити окрему штатну одиницю.

Нормативи чисельності відповідальних

П. 9 Порядку № 1487 установлює нормативи чисельності відповідальних осіб для підприємств, установ та організацій. За наявності на військовому обліку:

• від 501 до 2000 осіб передбачається одна відповідальна особа;
• від 2001 до 4000 осіб передбачаються дві відповідальні особи;
• від 4001 до 7000 осіб передбачаються три відповідальні особи;
• на кожні наступні 3000 осіб додається ще одна відповідальна особа.

Якщо на військовому обліку менше ніж 500 осіб, застосовується пункт 10 Порядку № 1487. У такому випадку обов'язки покладаються на працівника служби персоналу.

Зверніть увагу, що йдеться саме про кількість осіб, які перебувають на військовому обліку, а не про загальну кількість працівників підприємства. Кількість відповідальних осіб визначають з урахуванням чисельності призовників, військовозобов'язаних і резервістів, які перебувають на військовому обліку станом на 1 січня поточного року.

Порядок № 1487 також передбачає, що посадові оклади працівників, відповідальних за ведення військового обліку, установлюються на рівні посадових окладів працівників служби персоналу.

Чи обов'язкова доплата

Це питання залежить від того, як організовано ведення військового обліку та яка норма застосовується до конкретної ситуації.

Для випадку, передбаченого пунктом 10 Порядку № 1487, доплата прямо встановлена нормативним актом. Якщо на військовому обліку менше 500 осіб, обов'язки покладаються на працівника служби персоналу, якому встановлюється доплата в розмірі до 50% посадового окладу.

Формулювання «до 50%» означає граничний розмір, а не обов'язкову виплату саме 50%. Конкретний розмір доплати потрібно визначити в документах підприємства з урахуванням застосовних вимог до оплати праці.

Наприклад, якщо посадовий оклад працівника кадрової служби становить 18 000 грн, а підприємство встановило доплату за ведення військового обліку в розмірі 30%, сума доплати за повністю відпрацьований місяць становитиме:

18 000 грн × 30% = 5400 грн.

Не потрібно встановлювати 50% лише тому, що така максимальна межа передбачена Порядком № 1487. Але й залишати без уваги вимогу про доплату в ситуації, яка підпадає під пункт 10, не слід.

Якщо підприємство має 501 або більше осіб на військовому обліку та повинно передбачити відповідальну штатну одиницю, потрібно враховувати пункт 9 і пункт 12 Порядку № 1487. У такому випадку йдеться про організацію відповідної роботи та встановлення посадового окладу за правилами, передбаченими для відповідальної особи, а не про автоматичне застосування доплати до 50% за пунктом 10.

Якщо ж роботодавець доручає працівнику додаткову роботу за іншою посадою або обов'язки тимчасово відсутнього працівника, потрібно також перевірити застосовність статті 105 КЗпП. Вона передбачає доплату за суміщення професій (посад) або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. Розмір такої доплати встановлюють на умовах, передбачених колективним договором.

Не варто механічно застосовувати статтю 105 КЗпП до кожного випадку покладення обов'язків ведення військового обліку. Спочатку потрібно визначити, чи йдеться про ситуацію, передбачену пунктом 10 Порядку № 1487, про роботу на окремій штатній посаді або про суміщення посад у розумінні трудового законодавства.

Оформлення наказу та доплати

Якщо ведення військового обліку доручають працівнику, який уже працює на підприємстві, керівник видає наказ, у якому зазначає прізвище, ім'я та посаду працівника, дату початку виконання обов'язків, розмір доплати, якщо вона передбачена законодавством, тощо.

Перед оформленням наказу потрібно перевірити посадову інструкцію працівника та визначити, чи відповідає покладення на нього цих обов'язків вимогам Порядку № 1487. Якщо військовий облік додається до основних обов'язків працівника, кадрові документи мають узгоджуватися між собою.

У наказі можна передбачити таке формулювання.

«Покласти з 1 листопада 2026 року на інспектора з кадрів [ПІБ] обов'язки з ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів підприємства.

Установити [ПІБ] з 1 листопада 2026 року доплату за ведення військового обліку в розмірі 30% посадового окладу відповідно до пункту 10 Порядку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 № 1487».

Цей приклад підходить для ситуації, коли на військовому обліку перебуває менше 500 осіб і працівнику служби персоналу встановлюють доплату на підставі пункту 10 Порядку № 1487. В інших випадках потрібно визначити належну правову підставу та оформити документи відповідно до неї.

Про призначення або звільнення відповідальної особи підприємство повідомляє відповідний територіальний центр комплектування та соціальної підтримки у семиденний строк із дати видання наказу.

Копію наказу та документи, що підтверджують визначення відповідальної особи й умови оплати праці, доцільно зберігати разом із кадровими документами підприємства.

Що ще врахувати

Порядок № 1487 передбачає, що підприємства щороку до 1 жовтня визначають потребу в підвищенні кваліфікації працівників, відповідальних за ведення військового обліку. Підвищення кваліфікації таких працівників здійснюється не рідше одного разу на п'ять років.

Тому під час перевірки організації військового обліку потрібно з'ясувати не лише наявність наказу та правильність доплати, а й те, чи відповідає відповідальна особа кваліфікаційним вимогам та чи виконано вимоги щодо підвищення кваліфікації.

Військовий облік у BAS

Якщо підприємство використовує BAS, частину інформації про працівників можна вести в програмі. Кадрові дані та нарахування доплат зручно вести у BAS Зарплата та Управління кадрами, а невеликим підприємствам вистачить кадрового блоку BAS Бухгалтерія. Але можливості залежать від конфігурації, версії та налаштувань, тому перед початком роботи потрібно перевірити, які саме інструменти доступні у вашій базі, або звертайтесь на нашу лінію консультації. Якщо потрібних реквізитів у базі немає, їх можна додати під час налаштування BAS.

У навчальному матеріалі з роботи в BAS можна розглянути практичний порядок дій, приклади оформлення документів і нарахування доплати, а також перевірки, які допоможуть уникнути помилок у кадровому та бухгалтерському обліку.

Висновок

Як бачимо - призначення відповідального за військовий облік залежить насамперед від кількості осіб на військовому обліку. Якщо їх менше 500, обов'язки покладають на працівника служби персоналу з доплатою до 50% окладу, а її конкретний розмір фіксують у наказі. Для більших підприємств потрібна окрема штатна одиниця. Своєчасне оформлення наказу, повідомлення ТЦК та підвищення кваліфікації відповідальної особи допоможуть уникнути претензій під час перевірки. А якщо вам потрібна допомога з веденням кадрового обліку чи нарахуванням доплат у BAS, команда Bit-ua завжди готова підказати.

Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.

З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.