Відрядження: документи, добові, звітність і оподаткування

Відрядження - це коли працівника за наказом (розпорядженням) роботодавця тимчасово відправляють виконати службове завдання не там, де він працює постійно - в інше місто або навіть за кордон.

І тут є важливе правило: не змішуйте відрядження з роз’їзною роботою. Якщо поїздки для цієї посади - звична справа і так і має бути, то це часто вже не відрядження, а інший формат компенсацій і зовсім інші документи.

Коли поїздка вважається відрядженням 

Щоб поїздку можна було назвати відрядженням, мають збігтися дві умови: є службова мета і є наказ (розпорядження) роботодавця.

А далі роботодавець зобов’язаний дати працівнику мінімальні гарантії, як вимагає ст.121 КЗпП:

• відшкодувати витрати, пов’язані з відрядженням;
• виплатити добові;
• компенсувати проїзд і проживання;
• оплатити роботу у відрядженні за умовами трудового/колективного договору, але не нижче середнього заробітку.

Документальне оформлення

Щоб бухгалтерії було що «покласти в папку», зазвичай достатньо такого набору:

1. сформувати і підписати у керівництва наказ про відрядження: хто їде, куди, на які дати, мета, джерело фінансування, порядок виплати добових/авансу, особливі умови (авто, вихідні, тощо);
2. оформити видачу авансу / забезпечити витрати:

• готівкою з каси чи на корпоративну/особисту картку, або
• здійснити прямі оплати з рахунку підприємства (проїзд/готель);

1. зібрати підтвердні документи: квитки, рахунки/квитанції за проживання та інші дозволені витрати;
2. отримати Звіт про використання коштів/електронних грошей (якщо є підстави).

Бухоблік 

Наводимо типову логіку відображення операцій в бухобліку, яку зручно застосовувати під вашу облікову політику.

1. Видали аванс під звіт → з’являється дебіторка підзвітної особи (зазвичай 372).
2. Є підтверджені витрати (проїзд/житло/дозволені інші) → визнаєте витрати періоду (адміністративні/збутові/виробничі - залежно від мети поїздки).
3. Добові:

• у межах неоподатковуваного ліміту - як витрати на відрядження;
• перевищення (якщо є) з податкової точки зору може стати оподатковуваним доходом працівника.

1. Закриття підзвітності:

• працівник повертає залишок коштів, або
• роботодавець доплачує перевитрати (якщо вони дозволені й підтверджені).

Звітування

За загальним правилом, Звіт подають до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершено відрядження. Але якщо списання коштів платіжним інструментом відбулося пізніше дати завершення відрядження - строк продовжується на 1 календарний місяць.

Звіт не подається, якщо під час відрядження були лише безготівкові оплати платіжними інструментами (в т. ч. корпоративними/особистими) і немає оподатковуваного доходу (детальніше у Наказі Мінфіну №841).

Оподаткування

Добові можна не оподатковувати ПДФО і ВЗ, якщо вони в межах лімітів, які встановлює пп.170.9.1 ПКУ:

• по Україні — не більше 0,1 МЗП на 1 січня звітного року за кожен календарний день;
• за кордон — не більше 80 євро за кожен календарний день (з перерахунком за офіційним курсом).

Оскільки МЗП на 01.01.2026 = 8647 грн, то ліміт добових по Україні у 2026 році становить 864,70 грн/день.

Найчастіше оподатковуваним доходом стає те, що:

• перевищує цей неоподатковуваний ліміт добових; 
• не підтверджене документами, якщо для таких витрат документи обов’язкові; 
• не повернуте вчасно як надміру витрачені кошти.

Компенсації відрядних витрат та добові (в т.ч. понаднормові) зазвичай не є базою для ЄСВ. 

Практична порада: підготуйте внутрішнє Положення про відрядження. Структуру Положення можна вибудувати за логікою бюджетних правил і адаптувати під ваші процеси. Зручними орієнтирами для побудови документа можуть бути:

• постанова КМУ №98;
• Інструкція №59.

Ідея не в тому, щоб механічно копіювати бюджетні норми, а щоб використати їх як каркас: розділи, підхід до оформлення, вимоги до підтверджуючих документів, строки звітування та повернення невикористаних коштів.

Додатковий плюс грамотно прописаного Положення – це захист підприємства під час перевірок і внутрішнього контролю. Положення допомагає обґрунтувати, чому компенсовані саме ці витрати, чому встановлені такі суми добових, і чому прийнято саме такий перелік документів. Водночас воно дисциплінує працівників: коли чітко визначені строки та вимоги до підтверджень, значно менше ризику, що документи принесуть із запізненням або «як-небудь», а вам потім доведеться терміново виправляти ситуацію.

Відео: Як у BAS Бухгалтерія КОРП оформити відрядження

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.}}