Все про відпустки: що має знати бухгалтер

Відпустка - це завжди про відпочинок, перезавантаження і можливість нарешті видихнути. Працівник радіє: є законне право на дні без роботи, із збереженням місця та з оплатою. Роботодавець теж зацікавлений, щоб люди відновлювались і повертались у нормальному ресурсі.

А от для бухгалтера починається практична частина: правильно визначити вид відпустки, порахувати середню зарплату, нарахувати і виплатити відпускні вчасно, показати все у звітності та не нарватися на штрафи. І навіть одна дрібна помилка (наприклад, у датах або в розрахунку) може потягнути за собою перерахунки, уточнення і зайві питання при перевірці.

Далі розберемо відпустки так, щоб було зрозуміло: що і коли оформлювати, як рахувати, коли платити, та на які типові “підводні камені” звертати увагу бухгалтеру.

Законодавча база

Закон України «Про відпустки» - це основний документ, який визначає види відпусток, хто має на них право, їх тривалість і порядок надання. Тобто він є базою для кадрового оформлення відпустки й відповідає на питання: коли, кому і на яких умовах її надаємо.

А от суму відпускних бухгалтер розраховує за іншим нормативним актом - Порядком обчислення середньої заробітної плати № 100. Саме він встановлює формулу розрахунку середньої зарплати та визначає, які виплати включати (або не включати) до розрахунку.

Які бувають відпустки

Законодавство ділить відпустки на кілька великих груп.

1. Щорічні: основна + додаткові (за шкідливі/важкі умови, особливий характер праці, інші підстави). 
2. Додаткові: навчальні, творчі, спортивні.
3. Соціальні: у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною тощо. 
4. Без збереження зарплати (“за свій рахунок”).

Щорічна основна відпустка

Щорічна основна відпустка - це базова відпустка, яку працівник отримує щороку за відпрацьований період.

Стандартна тривалість: найчастіше це 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік (може бути більшою для певних категорій).

Важливий нюанс: право на цю відпустку і порядок її надання прив’язані до робочого року працівника, а не до календарного. Тобто відстежуйте саме “робочі роки” - від дати прийняття на роботу і далі +12 місяців. Саме в цьому місці найчастіше виникають помилки (зміщують період на календарний рік або плутають межі робочого року).

Додаткові щорічні відпустки

Окрім основної, працівник може мати право на щорічну додаткову відпустку. Її дають не за бажанням, а лише тоді, коли є конкретна підстава.

Найтиповіші підстави такі:

• за роботу в шкідливих або важких умовах праці;
• за особливий характер праці;
• інші щорічні додаткові відпустки - якщо це прямо передбачено законом або колективним договором.

Акцентуємо увагу, що для багатьох категорій працівників право на додаткову відпустку (і її тривалість) підтверджується через Списки виробництв/робіт/посад, затверджені КМУ. Якщо працівника немає в таких Списках або умови не підтверджені документально - з відпусткою можуть виникнути питання під час перевірки.

Черговість відпусток

Черговість відпусток визначають графіком відпусток, який затверджує роботодавець, попередньо погодивши його з профспілкою (якщо вона є) або іншим уповноваженим представником трудового колективу. Графік доводять до відома всіх працівників, а під час його складання враховують потреби робочих процесів та інтереси працівників.

Конкретні дати щорічної відпустки в межах графіка узгоджують працівник і роботодавець, але роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про початок відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком терміну.

Як порахувати відпускні

Відпускні розраховують за простою логікою: кількість календарних днів відпустки множать на середньоденну зарплату. 

Для визначення середньоденної зарплати суму виплат за розрахунковий період ділять на кількість календарних днів у цьому періоді. При цьому з кількості календарних днів виключають дні, які не враховують за Порядком № 100.

За загальним правилом, відпускні виплачуються до початку відпустки.

Компенсація за невикористану відпустку

Компенсацію за невикористану відпустку обов’язково виплачують при звільненні. Проте є й інші підстави для такої виплати:

• працівники, яких увільнили від роботи у зв’язку з призовом або проходженням військової служби, можуть отримати компенсацію за власним бажанням; 
• за бажанням працівника частину щорічної відпустки можна замінити грошовою компенсацією навіть без звільнення;
• окремий випадок - смерть працівника. Якщо компенсацію за невикористані відпустки не виплатили за життя, її виплачують членам сім’ї, а за їх відсутності вона входить до складу спадщини.

Також слід пам’ятати про винятки. Працівникам до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.

Окремо звертаємо увагу: ведення обліку в програмах BAS суттєво спрощує роботу бухгалтера. Головне - правильно налаштувати систему та внести коректні показники. Тоді програма автоматично допомагатиме оформлювати нарахування відпускних за заданими правилами. Типовий приклад відображення відпустки в BAS можете переглянути тут.

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.}}