Якщо навчальна відпустка співпала зі щорічною: як діяти?

Скоро почнеться новий навчальний рік, і багато працівників, які поєднують роботу та навчання, отримають від навчальних закладів довідки-виклики на сесію. Іноді ці навчальні відпустки збігаються з уже запланованими щорічними. У таких випадках важливо правильно оформити документи та відобразити їх у BAS, щоб працівник не втратив жодного дня відпочинку, а бухгалтер уникнув проблем із перевіряючими.

Правові підстави та підхід у практиці

Закон України «Про відпустки» № 504/96-ВР (п.2 ст.4) відносить до додаткових оплачуваних відпусток і ті, що надаються у зв’язку з навчанням — у середніх навчальних закладах, профтехучилищах, вишах, закладах післядипломної освіти та аспірантурі.

Якщо навчальна відпустка починається вже під час щорічної, працівник не втрачає жодного дня відпочинку: щорічна просто продовжується після завершення навчальної. За згодою сторін її можна і перенести на інший період, але для цього потрібно чітко оформити документи.

Федерація профспілок України радить обирати саме варіант продовження щорічної, а не її перенесення. Це мінімізує ризики для роботодавця, знімає питання у перевіряючих і забезпечує порядок у кадровому обліку.

Документальне оформлення

Щоб усе було законно і без претензій з боку інспекторів, починаємо з заяви працівника. У ній він просить надати навчальну відпустку та додає довідку-виклик з навчального закладу. На підставі цих документів роботодавець видає наказ на навчальну відпустку, де чітко зазначає дати її початку та закінчення.

Після завершення навчання оформлюється ще один наказ — про продовження щорічної відпустки на кількість днів, що збіглися з навчальною. Важливо, щоб у документах не було розривів між датами, і щоб у табелі робочого часу дні кожної відпустки були позначені окремо: «Н» — для навчальної, «В» — для щорічної.

Як провести в BAS

У BAS оформлення такої ситуації виглядає просто, якщо діяти поетапно. Спочатку створюємо документ «Відпустка» заповнивши розділ «Додаткові відпустки» — у ньому зазначаємо період, який підтверджено довідкою-викликом. Система автоматично розрахує оплату за середнім заробітком.

Після завершення навчальної відпустки оформлюємо другий документ «Відпустка» зазначивши необхідні дані у розділі “Основна відпустка” на кількість днів, що залишилися від щорічної. Якщо щорічна відпустка була спланована на більший період, ніж залишився після навчання, дати потрібно скоригувати, аби не виникло накладення.

Перевага цього підходу в тому, що BAS зберігає окремі записи по кожному виду відпустки, автоматично відображає їх у табелі та звітності, а бухгалтеру не доводиться вручну перераховувати виплати чи коригувати графіки.

_{^{Цей матеріал актуальний станом на 10 серпня 2025 року та носить виключно інформаційний характер. Відомості щодо законодавчих норм подано в узагальненому вигляді і вони можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{Оскільки законодавство змінюється, а кожна ситуація має свої особливості, рекомендуємо для детального аналізу звернутися до профільних юристів або податкових консультантів.}}