Закриття місяця в БАС ПРОФ

Закриття місяця в БАС ПРОФ

Кожен бухгалтер знає: підбити підсумки місяця — справа не з легких. Цей етап потребує уважності, системності та чіткого контролю. Саме тому важливо мати надійний інструмент, який спрощує ключові облікові процедури, зокрема — закриття місяця в БАС. Це не просто технічна дія, а завершення фінансового циклу, після якого вже неможливо щось змінити або доповнити. У цій статті ми докладно розглянемо, як правильно й безпечно пройти цю процедуру у BAS Бухгалтерія ПРОФ — без зайвих помилок і головного болю.

Призначення та роль закриття місяця

Закриття місяця — це той самий момент, коли бухгалтерія перестає бути набором цифр і перетворюється на чітку картину діяльності підприємства. Саме в цей період відбувається:

• підрахунок амортизації;
• розподіл витрат по рахунках;
• донарахування резервів;
• формування фінансового результату;
• остаточне відображення податкових зобов’язань.

Це як генеральне прибирання перед інспекцією: усе має бути на своєму місці, інакше проблем не уникнути.

Підготовчі дії: що потрібно зробити перед закриттям

Не поспішайте запускати автоматичну обробку — до закриття місяця слід ретельно підготуватися. Ось ключові етапи перевірки:

1. Облікова політика. Переконайтеся, що налаштування обліку витрат, розподілу й амортизації відповідають обраній обліковій моделі підприємства.
2. Актуальність програмного забезпечення. Перевірте, чи встановлені останні оновлення BAS. Робота на застарілій версії може спричинити помилки у звітності та блокування регламентних операцій.
3. Первинні документи. Усі акти, накладні тощо мають бути проведені, перевірені на коректність і завершені. Важливо уникнути «завислих» операцій, які зіб’ють підсумки.
4. Залишки та облікові дані. Перегляньте залишки по складах та основних рахунках (20, 22, 26, 28). Помилки в кількості або вартості можуть призвести до некоректного розрахунку собівартості.
5. Звірка взаєморозрахунків. Проведіть звіряння залишків з основними контрагентами. Рекомендується робити це щомісячно перед закриттям, щоб уникнути необхідності виправлень у вже сформованій звітності.

Покрокова інструкція: як закрити місяць в BAS ПРОФ

Документ «Закриття місяця» автоматизує ключові регламентні операції в бухгалтерському та податковому обліку. Кожна з них виконується один раз за звітний період:

• для бухгалтерського обліку — не частіше одного разу на місяць;
• для податкового обліку — не частіше одного разу на квартал (залежно від налаштувань та облікової політики).

Крок 1. Перейдіть у меню:

Операції → Закриття періоду → Закриття місяця

Крок 2. Створіть новий документ

У вікні, що відкриється, натисніть «Створити», зазначивши останню дату місяця, що закривається.

Крок 3. Визначте перелік регламентних операцій

На цьому етапі важливо правильно обрати ті операції, які відповідають специфіці вашої діяльності. У документі «Закриття місяця» обробки згруповані за двома напрямами:

1. БО — бухгалтерський облік;
2. ПО — податковий облік.

Встановлюйте прапорці тільки біля тих операцій, які дійсно мають бути виконані відповідно до вашої облікової політики.

Основні операції та їх призначення:

• Нарахування амортизації (ОЗ і НМА) - розрахунок амортизації для основних засобів та нематеріальних активів. Необхідно активувати, якщо підприємство має такі активи на балансі.
• Переоцінка валютних коштів - обов’язкова для підприємств, які працюють із валютними рахунками або нерезидентами. Враховує курсові різниці за операціями.
• Розподіл ТЗВ - розподіляє транспортно-заготівельні витрати між залишками товарів. Застосовується, якщо облік ТЗВ ведеться окремо.
• Коригування фактичної вартості номенклатури - актуально при використанні методу ФІФО або середньозваженої. Дозволяє уточнити собівартість залишків.
• Списання витрат майбутніх періодів (ВМП) - розподіляє витрати з рахунку 39 за графіком — оренда, страхування, передплати тощо.
• Розрахунок і коригування собівартості продукції/послуг - застосовується при виробництві або наданні послуг. Забезпечує правильне визначення фактичної собівартості.
• Регламентні операції по бухгалтерському обліку - виконують технічне завершення періоду: закриття рахунків (23, 91–94), донарахування резервів, визначення фінансового результату. Ця опція має бути активною завжди.
• Переоцінка вартості запасів - використовується лише в окремих випадках — якщо передбачена відповідна методика переоцінки.
• Технологічні операції по податковому обліку - застосовуються лише якщо активований податковий облік у BAS. Включають:

1. закриття регістрів податкового обліку — фіксує розрахункові дані;
2. розрахунок податкових різниць після переходу з ЄП — для платників, які перейшли із спрощеної системи.

Крок 4. Проведіть документ

Після вибору всіх необхідних операцій натисніть «Провести та закрити». Система автоматично виконає зазначені обробки, сформує проводки та повідомить про успішне завершення або виявлені помилки.

Порада: перед проведенням документа рекомендується створити резервну копію інформаційної бази. Це надасть змогу повернутися до поточного стану в разі помилок або технічного збою.

Контроль хронології проведення документів — один із ключових моментів при закритті періоду

Документ «Закриття місяця» повинен мати час проведення 23:59:58, а «Визначення фінансових результатів» — 23:59:59. Саме така послідовність забезпечує коректне формування проводок у кінці звітного періоду.

Ці документи мають бути останніми у переліку господарських операцій місяця. Якщо після них у базі проведено інші документи — навіть технічного характеру — існує ризик, що доходи й витрати не будуть закриті належним чином. У такому випадку слід змінити час їх проведення, щоб забезпечити цілісність обліку.

Аналіз типових помилок і способів їх уникнення

Закриття місяця — технічно складна процедура, під час якої можуть виникати неочевидні проблеми. Ось поширені помилки, з якими стикаються бухгалтери вже в процесі або після виконання обробки:

1. Помилки при розподілі витрат. Якщо BAS некоректно розподіляє загальновиробничі або адміністративні витрати, можливо, неправильно налаштовані типи витрат або відсутні об’єкти аналітики (підрозділи, номенклатурні групи тощо).
2. Неповне нарахування амортизації. Часто частина об'єктів ОЗ не включається в розрахунок через статус «введено в експлуатацію» або помилку в даті початку амортизації. Перевірте звіт «Амортизація ОЗ» — у ньому легко виявити пропущені об'єкти.
3. Неочікувано великі або малі залишки на рахунках витрат. Це може свідчити про пропущені розподіли, подвійне відображення операцій або невірно задані проводки вручну.
4. Порушення кореспонденції рахунків. При наявності нестандартних господарських операцій (наприклад, змішаного використання ОЗ) програма може сформувати некоректні проводки. Для виявлення таких ситуацій варто переглянути «Журнал проводок» у розрізі аналітики.

Перевірка результатів після закриття

Щоб уникнути помилок у звітності, закриття місяця в BAS ПРОФ слід проводити чітко за встановленим порядком. Завершивши процедуру, важливо перевірити коректність облікових даних і узгодженість показників. Зверніть увагу на такі кроки:

1. Оборотно-сальдова відомість (клас 9). Перевірте, що всі витрати й доходи обліковані належним чином, а залишки на відповідних рахунках дорівнюють нулю (або відповідають обліковій політиці).
2. Звіт про фінансові результати. Сформуйте звіт для аналізу прибутковості підприємства, зіставлення доходів і витрат, а також для контролю чистого фінансового результату за період.
3. Загальний аналіз узгодженості даних. Зіставте основні звіти (ОСВ, фінансові результати, баланс) між собою, щоби переконатися у відсутності внутрішніх розбіжностей та логічних помилок.

Завершальні дії та контроль

Після успішного проходження процедури закриття місяця необхідно впевнитися, що всі результати надійно зафіксовані, а облікові дані — захищені від випадкових змін. Рекомендуємо виконати такі кроки:

1. Блокування періоду. Заблокуйте закритий місяць для редагування, щоб унеможливити внесення змін у вже затверджені операції.
2. Створення резервної копії. Збережіть архівну версію інформаційної бази одразу після закриття. Це убезпечить вас від втрати даних у разі технічних збоїв або помилок користувачів.
3. Контроль звітності. Переконайтесь, що всі підсумкові звіти сформовані коректно, а регламентні форми відповідають чинним вимогам. За потреби — експортуйте їх до формату PDF або Excel для архівного зберігання.

Закриття місяця в BAS — це не просто «натисни й забудь». Це аналітика, уважність і контроль. Дотримуючись чіткої логіки, описаної вище, ви не лише заощадите час, а й уникнете багатьох неприємностей, які виникають під час перевірок або звітності. Завдяки BAS Бухгалтерія, усі етапи закриття автоматизуються — це знижує ризик помилок і полегшує контроль.

Зробіть це частиною системної роботи — і закриття місяця відбуватиметься регулярно, без стресу та з повним контролем завдяки BAS Бухгалтерія ПРОФ, яку ви можете замовити в bit-ua.