Закриваємо ІІІ квартал: що перевірити бухгалтеру

Закриття кварталу не зводиться до проведення останніх документів вересня. Перед формуванням звітності бухгалтеру потрібно перевірити, чи відповідають дані обліку реальним господарським операціям. Варто звернути увагу на аванси, ПДВ, розрахунки з контрагентами, залишки запасів, амортизацію та витрати, які могли потрапити не у свій період.

Перевірку зручно проводити послідовно, від загальної оборотно-сальдової відомості до окремих ділянок обліку. У статті розглянемо десять контрольних точок, які варто пройти перед остаточним закриттям ІІІ кварталу 2026 року.

Перевірка оборотів та незакритих рахунків

Почніть із аналізу оборотно-сальдової відомості за січень-вересень. Зверніть увагу на рахунки, за якими залишки виглядають нетипово. Це можуть бути залишки на витратних рахунках, незвичайні суми на рахунках доходів і витрат або операції, які потрапили не на той рахунок чи взагалі не були проведені.

У BAS сформуйте ОСВ за 9 місяців із максимальною деталізацією та окремо перегляньте рахунки з нетиповими залишками.

Розрахунки з контрагентами

Розрахунки з покупцями, постачальниками та іншими контрагентами перевіряють окремо. За значними або проблемними залишками доцільно провести звірку та оформити акти звірки. Окремо перегляньте стару дебіторську й кредиторську заборгованість. Потрібно з’ясувати, чи існує вона фактично, чи не закінчився строк позовної давності та чи є документи для її стягнення або списання.

Дебіторську заборгованість також оцінюють на дату балансу, щоб визначити, чи є підстави для створення резерву сумнівних боргів. Автоматично створювати резерв на всю прострочену заборгованість не варто, оскільки застосовувати потрібно методику, передбачену обліковою політикою підприємства.

У BAS сформуйте ОСВ за рахунками розрахунків з контрагентами з деталізацією за договорами та документами. Додатково перевірте аналітику на наявність одночасно дебетового й кредитового сальдо в розрізі договорів і документів (так зване роздвоєння сальдо), оскільки такі помилки спотворюють показники фінансової звітності.

Основні засоби, нематеріальні активи та МНМА

За квартал потрібно перевірити всі зміни щодо необоротних активів і нараховану амортизацію. Перед закриттям кварталу перевірте:

• чи введено в експлуатацію всі необоротні активи;
• чи правильно визначено первісну вартість;
• чи правильно встановлено строк корисного використання;
• чи правильно нараховано амортизацію;
• чи немає об’єктів, які фактично вже не використовуються;
• чи не було модернізації, ремонту або поліпшення, які потрібно було відобразити окремо.

Найбільше уваги приділіть об’єктам, за якими щось змінювалося. Йдеться про модернізацію, реконструкцію, добудову, зміну строку корисного використання або інших параметрів, що впливають на амортизацію. Після таких операцій амортизацію потрібно перевірити повторно, а не покладатися лише на автоматичний розрахунок програми.

У BAS сформуйте відомість амортизації та перевірте правильність її нарахування.

Запаси

Залишки запасів у BAS мають відповідати фактичним. На кінець вересня їх перевіряють не лише за сумою, а й за кількістю. Типова помилка виникає тоді, коли на рахунку є вартість, а кількість уже нульова, або навпаки.

Також перевірте рахунки обліку, на які протягом кварталу відносили запаси. Якщо на рахунку матеріалів ви бачите номенклатуру, яка за суттю є товаром, або на рахунку обліку МШП звичайні виробничі матеріали, потрібно виправити раніше проведені первинні документи та налаштування проведення цієї номенклатури.

Окремо проаналізуйте операції списання, а саме чи списано всі фактично використані матеріали і чи немає непроведених документів на списання.

У BAS сформуйте ОСВ за рахунками запасів у кількісному та вартісному вираженні й порівняйте її з даними складського обліку.

Собівартість продукції та незавершене виробництво

Якщо підприємство виробляє продукцію, перевірте, чи всі прямі матеріальні витрати, зарплата виробничого персоналу та інші витрати, що за правилами обліку формують виробничу собівартість, потрапили до відповідних об’єктів обліку. Також перевірте розподіл загальновиробничих витрат і залишок незавершеного виробництва.

У BAS після виконання всіх виробничих операцій перевірте розрахунок собівартості та проаналізуйте рахунки 23, 26 і 90. Якщо після закриття місяця чи кварталу на 23 рахунку залишилися незвичні суми або собівартість окремих видів продукції різко відрізняється від попередніх періодів, це привід перевірити первинні документи та розподіл витрат.

Банк і каса

Залишки за рахунками 31 і 30 потрібно звірити з фактичними залишками на банківських рахунках і в касі станом на 30 вересня. Окрім кінцевого залишку, порівняйте з банківськими виписками обороти за квартал. Так можна виявити пропущені платежі, подвійні проведення та операції, що потрапили не на той рахунок.

Для валютних рахунків додатково перевірте курсові різниці та правильність оцінки валютних залишків на дату балансу.

У BAS сформуйте ОСВ за рахунками банку та звірте залишок і обороти з виписками за кожним банківським рахунком.

Розрахунки з бюджетом

Перед закриттям кварталу перевірте розрахунки за ПДВ, податком на прибуток та іншими податками й зборами, які стосуються вашого підприємства. По кожному податку потрібно з’ясувати, скільки нараховано, скільки задекларовано і скільки сплачено. Якщо ці три суми не узгоджуються, слід знайти причину. Нею може бути переплата, недоїмка, помилкове призначення платежу, невідображена декларація, уточнення або бухгалтерська помилка. Також не залишайте без пояснення «старі» залишки на рахунках 641, 642 та інших субрахунках розрахунків із бюджетом.

У BAS сформуйте ОСВ за рахунками 641 і 642 у розрізі видів платежів та зіставте дані обліку з поданими деклараціями й інформацією з Електронного кабінету. «Старі» суми на рахунках 643 і 644 перевірте за допомогою ОСВ у розрізі контрагента, договору та документа розрахунків. Кожен залишок повинен мати зрозуміле походження.

Зарплата

Перевіряти потрібно не лише нарахування зарплати, а й залишки за розрахунками з працівниками та пов’язані з ними податки. Окремо перевірте нарахування й сплату ПДФО, військового збору та ЄСВ та їх відповідність даним звітності й Електронного кабінету.

Не забудьте про забезпечення. Перевірте забезпечення виплат відпусток, зокрема чи створювалося воно відповідно до облікової політики і чи правильно визначено його суму на кінець кварталу.

Валютні статті та курсові різниці

Якщо підприємство має валютні кошти або заборгованість в іноземній валюті, перед закриттям кварталу потрібно перевірити правильність перерахунку монетарних статей на дату балансу та відображення курсових різниць.

Доходи та витрати

Остання перевірка стосується доходів і витрат. Потрібно переконатися, що всі операції ІІІ кварталу відображено саме в тому періоді, до якого вони належать.

Особливо уважно перевірте операції на межі кварталів. До них належать послуги, отримані у вересні, але оформлені актом за жовтень, передоплати, витрати майбутніх періодів, оренда та послуги за договорами з щомісячним наданням. За значними сумами варто звірити дату господарської операції, дату первинного документа і дату проведення в BAS.

Після цього проаналізуйте рахунки доходів і витрат та порівняйте результат ІІІ кварталу з попередніми періодами. Різке відхилення саме по собі не свідчить про помилку, але його потрібно пояснити, наприклад зміною обсягів продажу, цін, собівартості або разовими витратами.

У BAS сформуйте ОСВ за рахунками 70–79 та основними рахунками витрат і порівняйте показники за липень–вересень із І та ІІ кварталами. Так швидко видно незвичні суми й операції, які могли потрапити не на той рахунок.

Таким чином, закриття ІІІ кварталу потребує послідовної перевірки від первинного документа до рахунків бухгалтерського обліку, від залишків на рахунках до фінансового результату і лише потім до показників фінансової та податкової звітності. Після всіх перевірок в обліку не повинно залишитися сальдо, походження якого бухгалтер не може пояснити. Саме такий підхід дає змогу виявити помилки тоді, коли їх ще можна виправити без поспіху та зайвих податкових ризиків.

BAS суттєво скорочує час на таку перевірку, якщо використовувати не лише стандартну ОСВ, а й деталізацію рахунків, аналіз субконто, обороти за документами та порівняння даних між ділянками обліку. Програма допомагає знайти розбіжність, але чому вона виникла і чи правильно відображено господарську операцію, має визначити бухгалтер.

_{^{Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.}}

_{^{Через можливі зміни нормативної бази та особливості конкретної ситуації перед прийняттям практичних рішень варто отримати професійну консультацію.}}