Недостача или излишек запасов по результатам инвентаризации: как правильно отразить в учете

Годовая инвентаризация может выявить недостачу или излишек запасов. В первом случае по данным бухгалтерского учета запасы есть, но фактически их нет. Во втором на складе обнаруживают товары или материалы, количество которых превышает учетные остатки.

Прежде чем урегулировать выявленные расхождения, проверьте правильность отражения хозяйственных операций в учете. Причиной могут быть непроведенный документ, неправильное отражение операции, лишнее списание запасов и т. п. В этой статье рассматриваем порядок урегулирования фактических излишков и недостач, поэтому вопрос исправления бухгалтерских ошибок отдельно не рассматриваем. Если ошибка выявлена, сначала нужно определить порядок ее исправления, а уже потом отражать результаты инвентаризации.

Если расхождения подтверждены, бухгалтеру недостаточно только получить инвентаризационную опись и сделать проводку. Нужно надлежащим образом оформить результаты инвентаризации, определить порядок оприходования излишков или списания недостач, проверить возможность зачета пересортицы и оценить налоговые последствия. Рассмотрим, как бухгалтеру действовать в каждой из этих ситуаций до закрытия года.

Оформление результатов инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации и урегулирования ее результатов определяет Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

После завершения фактического подсчета запасов инвентаризационная комиссия должна сопоставить их наличие с данными бухгалтерского учета. Выявленные расхождения оформляют документально. Бухгалтеру нужно проверить наличие:

• инвентаризационных описей;
• сличительных ведомостей при наличии расхождений;
• письменных объяснений материально ответственных лиц о причинах недостачи;
• протокола инвентаризационной комиссии с выводами и предложениями;
• решения руководителя об урегулировании выявленных расхождений.

Инвентаризационные описи и сличительные ведомости не обязательно составлять вручную. В BAS Бухгалтерия КОРП и BAS Бухгалтерия ПРОФ документ «Инвентаризация товаров» заполняет учетные остатки автоматически, а комиссии остается внести фактическое количество.

В протоколе комиссия указывает причины возникновения недостач или излишков, предложения по их урегулированию, возможность зачета пересортицы, применения норм естественной убыли и необходимость установления виновных лиц.

Руководитель рассматривает материалы инвентаризации и принимает решение об урегулировании расхождений.

Не спешите списывать недостачу или оприходовать излишек, пока результаты инвентаризации не оформлены надлежащим образом и не определен порядок их отражения в учете.

Оприходование излишков запасов

Если фактическое количество запасов превышает количество по данным бухгалтерского учета, комиссия должна зафиксировать излишек, а руководитель предприятия принять решение о его оприходовании.

Излишки запасов оприходуют с признанием прочего операционного дохода.

Типовая проводка:

Дт 20, 22, 28 — Кт 719 — оприходованы выявленные излишки запасов.

Конкретный счет зависит от вида запасов. Например, сырье и материалы отражают на счете 201, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы на счете 22, товары на счете 281.

По какой стоимости оприходовать излишки

Порядок оценки излишков запасов, выявленных во время инвентаризации, определен п. 2.14 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов, утвержденных приказом Минфина от 10.01.2007 № 2.

В зависимости от того, как предприятие планирует использовать выявленные запасы, их оприходуют:

• если запасы предназначены для продажи — по чистой стоимости реализации. Это ожидаемая цена продажи запасов в условиях обычной деятельности за вычетом ожидаемых затрат на завершение их производства и реализацию (п. 4 НП(С)БУ 9 «Запасы»);
• если запасы будут использоваться на самом предприятии — в оценке возможного использования. Ее можно определить, ориентируясь на стоимость подобных запасов, которые уже учитываются на балансе предприятия, с учетом степени их пригодности к использованию (п. 2.12 Методических рекомендаций № 2).

Например, во время инвентаризации выявили излишек материалов, которые предприятие планирует использовать для ремонта оборудования. Если на балансе уже есть аналогичные материалы, их учетная стоимость может быть ориентиром для определения оценки излишков. При этом нужно учесть фактическое состояние и пригодность выявленных материалов.

Результаты оценки целесообразно зафиксировать в документах инвентаризационной комиссии или в отдельном расчете с указанием наименования запасов, количества, единицы измерения, определенной стоимости и оснований ее применения.

Урегулирование недостачи запасов

Если фактических запасов меньше, чем учитывается в бухгалтерии, нужно установить характер недостачи и определить порядок ее списания.

Прежде всего выясните, относятся ли потери к естественной убыли, являются ли они сверхнормативными, связаны ли с порчей запасов и можно ли установить виновных лиц.

От этого будет зависеть порядок отражения недостачи в бухгалтерском учете.

Недостача в пределах норм естественной убыли

Нормы естественной убыли применяют только при наличии нормативных оснований для соответствующего вида запасов и условий их хранения или транспортировки. Нельзя применять такие нормы к любым товарам только потому, что во время инвентаризации выявлена недостача.

Недостачи в незавершенном производстве включают в состав общепроизводственных расходов: Дт 91 — Кт 20, 22, 28, в остальных случаях Дт 947 — Кт 20, 22, 28.

Перед списанием проверьте, правильно ли определен размер допустимых потерь и есть ли все документы.

Недостача сверх норм естественной убыли

Сверхнормативные недостачи и потери от порчи запасов списывают с баланса с отражением расходов. Одновременно решают вопрос об установлении виновных лиц и возмещении убытков.

Типовая проводка:

Дт 947 — Кт 20, 22, 28 — списана балансовая стоимость недостачи запасов.

Если виновные лица не установлены, сумму невозмещенной недостачи сверх норм отражают на забалансовом субсчете 072 «Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей» до установления виновных лиц или закрытия дела в соответствии с законодательством.

Забалансовый учет нужен для контроля за суммами, которые могут быть возмещены в будущем. Само списание запасов с баланса не означает, что вопрос ответственности и возмещения убытков окончательно решен.

Если установлено виновное лицо

Если по результатам расследования установлено лицо, которое должно возместить убытки, и есть надлежащие правовые основания для такого возмещения, в бухгалтерском учете отражают соответствующую дебиторскую задолженность.

Типовая проводка:

Дт 375 — Кт 716 — признана сумма возмещения убытков виновным лицом.

Сумму возмещения определяют с учетом требований законодательства и обстоятельств конкретного дела. Сам факт закрепления запасов за материально ответственным лицом еще не является достаточным основанием для автоматического взыскания убытков. Нужно иметь надлежащие документы и правовые основания для возложения материальной ответственности.

Зачет пересортицы

Во время инвентаризации иногда одновременно выявляют недостачу одних запасов и излишек других. В определенных случаях Положение № 879 позволяет провести зачет пересортицы.

Но такой зачет нельзя делать произвольно только для уменьшения суммы недостачи.

Зачет допускается по правилам Положения № 879, в частности когда недостача и излишек касаются запасов одинакового наименования и в тождественном количестве, за один и тот же проверяемый период и у одного материально ответственного лица.

Решение о зачете принимает руководитель на основании материалов инвентаризации.

Если после зачета стоимость недостающих запасов превышает стоимость излишков, разницу рассматривают как недостачу. Если стоимость излишков превышает стоимость недостачи, разницу отражают в соответствии с правилами учета излишков.

Чтобы пересортицы было меньше, важно вести складской учет в разрезе наименований, характеристик и мест хранения. Такие возможности есть в BAS Управление торговлей, где инвентаризацию склада можно проводить и с помощью терминалов сбора данных.

Налоговые последствия излишков и недостач

НДС

Если выявлены излишки запасов. Само оприходование излишков запасов не является объектом налогообложения НДС, поскольку такая операция не соответствует определению поставки товаров (пп. 14.1.191, п. 185.1 НКУ).

Налоговый кредит по излишкам только на основании инвентаризационной описи не возникает.

Если выявлена недостача запасов. Плательщику НДС нужно учесть, были ли запасы приобретены с НДС и включались ли соответствующие суммы в налоговый кредит.

• Недостача в пределах норм естественной убыли. Если стоимость таких запасов включается в стоимость готовой продукции, облагаемой НДС, компенсирующие налоговые обязательства не начисляют. В остальных случаях нужно отдельно оценить применение п. 198.5 НКУ.
• Недостача сверх норм естественной убыли. Если запасы приобретены или изготовлены с НДС и по ним сформирован налоговый кредит, предприятие должно начислить компенсирующие налоговые обязательства в соответствии с п. 198.5 НКУ. База налогообложения определяется по правилам п. 189.1 НКУ, то есть для товаров и запасов исходя из стоимости их приобретения.

На дату возникновения налоговых обязательств составляют сводную налоговую накладную и регистрируют ее в ЕРНН в установленный срок.

Налог на прибыль

Для целей налога на прибыль результаты инвентаризации отражают по правилам бухгалтерского учета. Налоговых разниц непосредственно по оприходованию излишков или списанию недостач запасов Налоговый кодекс не предусматривает.

Следовательно, оприходование излишков увеличивает бухгалтерский финансовый результат через признание дохода, а списание недостач уменьшает его через признание расходов. Соответственно, эти суммы влияют и на объект налогообложения налогом на прибыль.

Вопросы учета излишков и недостач основных средств, выявленных во время инвентаризации, в частности их оприходования, списания и отражения финансовых последствий, рассмотрим отдельно, в следующей статье.

Как провести инвентаризацию в программе, подробно описано в статье Инвентаризация в BAS: нормативное регулирование и порядок действий.

Вывод

Как видим - программы BAS значительно упрощают отражение результатов инвентаризации: документ инвентаризации сам подтягивает учетные остатки, показывает расхождения, а на его основании сразу формируются документы оприходования излишков и списания недостач с нужными проводками. Бухгалтеру остается правильно оформить решение комиссии и руководителя и учесть налоговые последствия. Если после инвентаризации остатки не сходятся и нужно найти причину, помогут специалисты ITC сопровождения, а с любыми другими вопросами по учету запасов в BAS команда Bit-ua всегда готова подсказать.

Информация, приведенная в этом материале, носит исключительно справочный и обобщенный характер. Ссылки на нормы законодательства приведены для удобства пользователей и могут не учитывать специфику отдельных случаев.

С учетом возможных обновлений нормативной базы и индивидуальных особенностей каждой ситуации рекомендуем перед принятием практических решений получить профессиональную консультацию у квалифицированного юриста или налогового консультанта.