Как долго хранить документы: как не ошибиться и не уничтожить лишнее

Документы на предприятии часто нужно хранить дольше, чем кажется на первый взгляд. Одни подтверждают налоговые показатели, другие — трудовой стаж работников, третьи могут понадобиться для судебного спора или возмещения убытков.

Ошибки обычно возникают в двух случаях: когда три года ошибочно считают универсальным сроком хранения для всех документов или когда неправильно определяют дату начала отсчета этого срока.

Ниже разберем, как бухгалтеру определить срок хранения документа и какие нормы между собой сравнивать.

Законодательная база

Для документов может действовать сразу несколько правил. В таком случае безопасный подход один: хранить документ в течение самого длительного срока.

Основные акты, на которые стоит ориентироваться:

1. Перечень типовых документов с указанием сроков хранения № 578/5 — это главный ориентир для управленческих, кадровых, бухгалтерских, договорных, организационных и других документов.
2. Налоговый кодекс Украины (в частности п.44.3) устанавливает минимальные сроки хранения документов для налогового контроля. Их необходимо соблюдать даже тогда, когда Перечень № 578/5 предусматривает более короткий срок.
3. Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов № 1000/5 — определяют, как формировать дела, составлять описи, проводить экспертизу ценности и правильно уничтожать документы после окончания срока хранения. Недавно их обновили с учетом военного положения/особого периода: отдельно описано, как действовать с документами и архивными делами в таких условиях (хранение и передача, эвакуация, фиксация утраты или повреждения).

Налоговый минимум: что требует НКУ

Пункт 44.3 НКУ устанавливает минимальные сроки хранения документов. Они зависят от вида документов и того, для каких целей их может проверять ГНС.

Основные сроки следующие:

• 2555 дней (7 лет) — для документов, связанных с налоговым контролем по ст. 39 и 39-2 НКУ (в частности ТЦО и смежные случаи); 
• 1825 дней (5 лет) — для первичных, бухгалтерских и финансовых документов большинства юридических лиц, если для них не установлен более длительный срок; 
• 1095 дней (3 года) — для других документов, а также документов по иному законодательству, контроль за которым осуществляет ГНС. 

Срок хранения отсчитывают со дня подачи соответствующей отчетности. Если отчетность не подана — с предельной даты ее подачи. Для разрешительных документов срок считают со дня окончания срока действия разрешения.

Важно учитывать еще одну норму п. 44.3 НКУ: сроки хранения документов продлеваются на период, когда приостанавливается течение срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НКУ.

То есть фактически действует такая формула:

Минимальный срок хранения = 1095/1825/2555 дней + количество дней, когда срок давности был приостановлен.

Именно поэтому на практике срок хранения может быть дольше базовых 3, 5 или 7 лет, в частности с учетом периода COVID-ограничений и военного положения. Из-за них сроки давности были приостановлены с 18.03.2020 по 31.07.2023, а их течение возобновлено с 01.08.2023.

Кадровые документы: почему их нельзя уничтожать по «общему правилу»

Кадровые документы требуют особого внимания, поскольку именно они подтверждают трудовые права работника: стаж, должности, оплату труда и т. п. Поэтому для части таких документов установлены очень длительные сроки хранения.

В частности, согласно Перечню № 578/5 отдельные документы по кадровым вопросам хранят 75 лет. Это, например, приказы о приеме на работу, переводе и увольнении, личные дела, а также отдельные журналы учета.

Однако срок 75 лет применяется не ко всем кадровым документам. Часть организационных кадровых документов может храниться значительно меньше, например 5 лет. Именно поэтому срок хранения необходимо определять не по общему названию документа, а по конкретной позиции Перечня № 578/5.

Для кадровых документов срок хранения рассчитывают не от даты конкретного приказа, а с 1 января года, следующего за годом завершения дела делопроизводством — когда дело сформировали и закрыли (п.4 гл.2 разд. V Правил делопроизводства № 1000/5).

Бумажные и электронные документы: срок тот же, требования к хранению разные

Форма документа не отменяет срок его хранения. Если документ создан или хранится в электронной форме, его нужно хранить столько же, сколько и бумажный документ соответствующего вида.

Но для электронных документов важны технические условия. Предприятие должно обеспечить:

• целостность документа;
• читаемость;
• возможность воспроизведения;
• доступность в течение всего срока хранения.

Как определить срок хранения конкретного документа

Чтобы не ошибиться, удобно действовать по одному алгоритму:

1. Сначала определите тип документа: это первичка, регистр, отчетность, кадровый документ, договор, переписка или иной документ.
2. Далее найдите соответствующую позицию в Перечне № 578/5 и проверьте установленный срок хранения.
3. После этого проверьте ст. 44 НКУ. Если документ влияет на налоги или сборы, необходимо применить минимальный срок, предусмотренный НКУ. Если срок по НКУ больше, ориентируйтесь именно на него.
4. Также проверьте, нет ли специальных обстоятельств. Например, документ может касаться кадровых вопросов, судебного спора, трансфертного ценообразования, проверки, претензии или возмещения убытков. Такие обстоятельства могут фактически продлить срок хранения.
5. И наконец зафиксируйте порядок работы с документами в номенклатуре дел, приказе или положении об архиве либо делопроизводстве. Там стоит прописать, кто отвечает за документы, где они хранятся, когда передаются в архив и как происходит уничтожение после окончания срока.

Как практический инструмент для контроля первичных и кадровых документов целесообразно использовать возможности программ BAS. В частности в BAS Бухгалтерия КОРП можно быстро сформировать «Реестр документов» за нужный период — фактически это перечень проведенных первичных документов с ключевыми реквизитами: датой, номером, видом документа и другими данными.

Такой реестр помогает проверить полноту документов перед передачей дел в архив или уничтожением, сверить наличие нужной первички в учете и снизить риск случайного удаления документов, которые еще могут понадобиться для налогового контроля, подтверждения трудовых прав или решения споров.

_{^{Информация, приведенная в этом материале, носит исключительно справочный и обобщенный характер. Ссылки на нормы законодательства приведены для удобства пользователей и могут не учитывать специфику отдельных случаев.}}

_{^{С учетом возможных обновлений нормативной базы и индивидуальных особенностей каждой ситуации рекомендуем перед принятием практических решений получить профессиональную консультацию у квалифицированного юриста или налогового консультанта.}}