Ответственный за воинский учет: оформление и установление доплаты

На предприятии нужно организовать воинский учет призывников, военнообязанных и резервистов. Руководитель может поручить эту работу работнику кадровой службы, а при определенной численности лиц на воинском учете нужно предусмотреть соответствующие штатные единицы.

При оформлении возникают вопросы, которые касаются и кадровых документов, и начисления заработной платы. Кого можно назначить ответственным, обязательно ли устанавливать доплату, как определить ее размер и какими документами оформить такое решение? Разберем по очереди, а также посмотрим, чем здесь могут помочь программы BAS.

Кто отвечает за воинский учет

Порядок организации и ведения воинского учета утвержден постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487.

Согласно пункту 8 Порядка № 1487, организация воинского учета возлагается на руководителя предприятия. Непосредственно вести учет должны работники службы персонала. Если штатной единицы такой службы нет, соответствующие обязанности возлагают на работника, который ведет учет работников предприятия.

То есть директор отвечает за организацию процесса, но может определить работника, который будет выполнять текущую работу. Это может быть инспектор по кадрам, специалист кадровой службы или другой работник, который ведет кадровый учет.

При этом следует учитывать численность призывников, военнообязанных и резервистов, которые состоят на воинском учете. Именно от нее зависит, можно ли поручить учет работнику кадровой службы дополнительно к его основным обязанностям или нужно предусмотреть отдельную штатную единицу.

Нормативы численности ответственных

П. 9 Порядка № 1487 устанавливает нормативы численности ответственных лиц для предприятий, учреждений и организаций. При наличии на воинском учете:

• от 501 до 2000 человек предусматривается одно ответственное лицо;
• от 2001 до 4000 человек предусматриваются два ответственных лица;
• от 4001 до 7000 человек предусматриваются три ответственных лица;
• на каждые следующие 3000 человек добавляется еще одно ответственное лицо.

Если на воинском учете менее 500 человек, применяется пункт 10 Порядка № 1487. В таком случае обязанности возлагаются на работника службы персонала.

Обратите внимание, что речь идет именно о количестве лиц, которые состоят на воинском учете, а не об общем количестве работников предприятия. Количество ответственных лиц определяют с учетом численности призывников, военнообязанных и резервистов, которые состоят на воинском учете по состоянию на 1 января текущего года.

Порядок № 1487 также предусматривает, что должностные оклады работников, ответственных за ведение воинского учета, устанавливаются на уровне должностных окладов работников службы персонала.

Обязательна ли доплата

Этот вопрос зависит от того, как организовано ведение воинского учета и какая норма применяется к конкретной ситуации.

Для случая, предусмотренного пунктом 10 Порядка № 1487, доплата прямо установлена нормативным актом. Если на воинском учете менее 500 человек, обязанности возлагаются на работника службы персонала, которому устанавливается доплата в размере до 50% должностного оклада.

Формулировка «до 50%» означает предельный размер, а не обязательную выплату именно 50%. Конкретный размер доплаты нужно определить в документах предприятия с учетом применимых требований к оплате труда.

Например, если должностной оклад работника кадровой службы составляет 18 000 грн, а предприятие установило доплату за ведение воинского учета в размере 30%, сумма доплаты за полностью отработанный месяц составит:

18 000 грн × 30% = 5400 грн.

Не нужно устанавливать 50% только потому, что такой максимальный предел предусмотрен Порядком № 1487. Но и оставлять без внимания требование о доплате в ситуации, которая подпадает под пункт 10, не следует.

Если на предприятии 501 или более человек на воинском учете и оно должно предусмотреть ответственную штатную единицу, нужно учитывать пункт 9 и пункт 12 Порядка № 1487. В таком случае речь идет об организации соответствующей работы и установлении должностного оклада по правилам, предусмотренным для ответственного лица, а не об автоматическом применении доплаты до 50% по пункту 10.

Если же работодатель поручает работнику дополнительную работу по другой должности или обязанности временно отсутствующего работника, нужно также проверить применимость статьи 105 КЗоТ. Она предусматривает доплату за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Размер такой доплаты устанавливают на условиях, предусмотренных коллективным договором.

Не стоит механически применять статью 105 КЗоТ к каждому случаю возложения обязанностей по ведению воинского учета. Сначала нужно определить, идет ли речь о ситуации, предусмотренной пунктом 10 Порядка № 1487, о работе на отдельной штатной должности или о совмещении должностей в понимании трудового законодательства.

Оформление приказа и доплаты

Если ведение воинского учета поручают работнику, который уже работает на предприятии, руководитель издает приказ, в котором указывает фамилию, имя и должность работника, дату начала исполнения обязанностей, размер доплаты, если она предусмотрена законодательством, и т. п.

Перед оформлением приказа нужно проверить должностную инструкцию работника и определить, соответствует ли возложение на него этих обязанностей требованиям Порядка № 1487. Если воинский учет добавляется к основным обязанностям работника, кадровые документы должны согласовываться между собой.

В приказе можно предусмотреть такую формулировку.

«Возложить с 1 ноября 2026 года на инспектора по кадрам [ФИО] обязанности по ведению воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов предприятия.

Установить [ФИО] с 1 ноября 2026 года доплату за ведение воинского учета в размере 30% должностного оклада согласно пункту 10 Порядка, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 30.12.2022 № 1487».

Этот пример подходит для ситуации, когда на воинском учете состоит менее 500 человек и работнику службы персонала устанавливают доплату на основании пункта 10 Порядка № 1487. В других случаях нужно определить надлежащее правовое основание и оформить документы в соответствии с ним.

О назначении или увольнении ответственного лица предприятие сообщает в соответствующий территориальный центр комплектования и социальной поддержки в семидневный срок с даты издания приказа.

Копию приказа и документы, подтверждающие определение ответственного лица и условия оплаты труда, целесообразно хранить вместе с кадровыми документами предприятия.

Что еще учесть

Порядок № 1487 предусматривает, что предприятия ежегодно до 1 октября определяют потребность в повышении квалификации работников, ответственных за ведение воинского учета. Повышение квалификации таких работников осуществляется не реже одного раза в пять лет.

Поэтому при проверке организации воинского учета нужно выяснить не только наличие приказа и правильность доплаты, но и то, соответствует ли ответственное лицо квалификационным требованиям и выполнены ли требования по повышению квалификации.

Воинский учет в BAS

Если предприятие использует BAS, часть информации о работниках можно вести в программе. Кадровые данные и начисление доплат удобно вести в BAS Зарплата и Управление персоналом, а небольшим предприятиям хватит кадрового блока BAS Бухгалтерия. Но возможности зависят от конфигурации, версии и настроек, поэтому перед началом работы нужно проверить, какие именно инструменты доступны в вашей базе, или обращайтесь на нашу линию консультаций. Если нужных реквизитов в базе нет, их можно добавить при настройке BAS.

В учебном материале по работе в BAS можно рассмотреть практический порядок действий, примеры оформления документов и начисления доплаты, а также проверки, которые помогут избежать ошибок в кадровом и бухгалтерском учете.

Вывод

Как видим - назначение ответственного за воинский учет зависит прежде всего от количества лиц на воинском учете. Если их менее 500, обязанности возлагают на работника службы персонала с доплатой до 50% оклада, а ее конкретный размер фиксируют в приказе. Для более крупных предприятий нужна отдельная штатная единица. Своевременное оформление приказа, уведомление ТЦК и повышение квалификации ответственного лица помогут избежать претензий во время проверки. А если вам нужна помощь с ведением кадрового учета или начислением доплат в BAS, команда Bit-ua всегда готова подсказать.

Информация, приведенная в этом материале, носит исключительно справочный и обобщенный характер. Ссылки на нормы законодательства приведены для удобства пользователей и могут не учитывать специфику отдельных случаев.

С учетом возможных обновлений нормативной базы и индивидуальных особенностей каждой ситуации рекомендуем перед принятием практических решений получить профессиональную консультацию у квалифицированного юриста или налогового консультанта.