Все об отпусках: что должен знать бухгалтер

Отпуск — это всегда про отдых, перезагрузку и возможность наконец-то выдохнуть. Работник радуется: есть законное право на дни без работы, с сохранением места и с оплатой. Работодатель тоже заинтересован, чтобы люди восстанавливались и возвращались в нормальном ресурсе.

А вот для бухгалтера начинается практическая часть: правильно определить вид отпуска, рассчитать среднюю зарплату, начислить и выплатить отпускные вовремя, отразить всё в отчетности и не нарваться на штрафы. И даже одна небольшая ошибка (например, в датах или в расчетах) может повлечь за собой перерасчёты, уточнения и лишние вопросы при проверке.

Далее разберем отпуска так, чтобы было понятно: что и когда оформлять, как считать, когда платить и на какие типичные «подводные камни» стоит обратить внимание бухгалтеру.

Законодательная база

Закон Украины «Об отпусках» — это основной документ, который определяет виды отпусков, кто имеет на них право, их продолжительность и порядок предоставления. То есть он является базой для кадрового оформления отпуска и отвечает на вопросы: когда, кому и на каких условиях его предоставляем.

А вот сумму отпускных бухгалтер рассчитывает по другому нормативному акту — Порядку исчисления средней заработной платы № 100. Именно он устанавливает формулу расчета средней зарплаты и определяет, какие выплаты включать (или не включать) в расчет.

Какие бывают отпуска

Законодательство делит отпуска на несколько крупных групп.

1. Ежегодные: основной + дополнительные (за вредные/тяжелые условия, особый характер труда, другие основания). 
2. Дополнительные: учебные, творческие, спортивные.
3. Социальные: в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком и т. п. 
4. Без сохранения заработной платы («за свой счет»).

Ежегодный основной отпуск

Ежегодный основной отпуск — это базовый отпуск, который работник получает ежегодно за отработанный период.

Стандартная продолжительность: чаще всего это 24 календарных дня за отработанный рабочий год (может быть больше для отдельных категорий).

Важный нюанс: право на этот отпуск и порядок его предоставления привязаны к рабочему году работника, а не к календарному. То есть отслеживайте именно «рабочие годы» — от даты приема на работу и далее +12 месяцев. Именно в этом месте чаще всего возникают ошибки (смещают период на календарный год или путают границы рабочего года).

Дополнительные ежегодные отпуска

Помимо основного, работник может иметь право на ежегодный дополнительный отпуск. Его предоставляют не по желанию, а только при наличии конкретного основания.

Наиболее типичные основания такие:

• за работу во вредных или тяжелых условиях труда;
• за особый характер труда;
• другие ежегодные дополнительные отпуска — если это прямо предусмотрено законом или коллективным договором.

Обращаем внимание, что для многих категорий работников право на дополнительный отпуск (и его продолжительность) подтверждается через Списки производств/работ/должностей, утвержденные КМУ. Если работника нет в таких Списках или условия не подтверждены документально — с отпуском могут возникнуть вопросы во время проверки.

Очередность отпусков

Очередность отпусков определяется графиком отпусков, который утверждает работодатель, предварительно согласовав его с профсоюзом (если он есть) или другим уполномоченным представителем трудового коллектива. График доводят до сведения всех работников, а при его составлении учитывают потребности рабочих процессов и интересы работников.

Конкретные даты ежегодного отпуска в пределах графика согласовывают работник и работодатель, однако работодатель обязан письменно уведомить работника о начале отпуска не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока.

Как рассчитать отпускные

Отпускные рассчитывают по простой логике: количество календарных дней отпуска умножают на среднедневную зарплату. 

Для определения среднедневной зарплаты сумму выплат за расчетный период делят на количество календарных дней в этом периоде. При этом из количества календарных дней исключают дни, которые не учитываются согласно Порядку № 100.

По общему правилу, отпускные выплачиваются до начала отпуска.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск обязательно выплачивается при увольнении. Однако существуют и другие основания для такой выплаты:

• работники, освобожденные от работы в связи с призывом или прохождением военной службы, могут получить компенсацию по собственному желанию; 
• по желанию работника часть ежегодного отпуска можно заменить денежной компенсацией даже без увольнения;
• отдельный случай — смерть работника. Если компенсация за неиспользованные отпуска не была выплачена при жизни, ее выплачивают членам семьи, а при их отсутствии она входит в состав наследства.

Также следует помнить об исключениях. Работникам до 18 лет замена всех видов отпусков денежной компенсацией не допускается.

Отдельно обращаем внимание: ведение учета в программах BAS существенно упрощает работу бухгалтера. Главное — правильно настроить систему и внести корректные показатели. Тогда программа автоматически будет помогать оформлять начисление отпускных по заданным правилам. Типичный пример отображения отпуска в BAS можно посмотреть здесь.

_{^{Информация, приведенная в данном материале, носит исключительно справочный и обобщенный характер. Ссылки на нормы законодательства приведены для удобства пользователей и могут не учитывать специфику отдельных случаев.}}

_{^{С учетом возможных обновлений нормативной базы и индивидуальных особенностей каждой ситуации рекомендуем перед принятием практических решений получить профессиональную консультацию у квалифицированного юриста или налогового консультанта.}}