Если учебный отпуск совпал с ежегодным: как действовать?

Скоро начнется новый учебный год, и многие работники, которые совмещают работу и учебу, получат от учебных заведений справки-вызовы на сессию. Иногда эти учебные отпуска совпадают с уже запланированными ежегодными. В таких случаях важно правильно оформить документы и отразить их в BAS, чтобы работник не потерял ни одного дня отдыха, а бухгалтер избежал проблем с проверяющими.

Правовые основания и подход на практике

Закон Украины «Об отпусках» № 504/96-ВР (п.2 ст.4) относит к дополнительным оплачиваемым отпускам и те, что предоставляются в связи с обучением — в средних учебных заведениях, профтехучилищах, вузах, заведениях последипломного образования и аспирантуре.

Если учебный отпуск начинается уже во время ежегодного, работник не теряет ни одного дня отдыха: ежегодный просто продолжается после окончания учебного. По соглашению сторон его можно и перенести на другой период, но для этого нужно четко оформить документы.

Федерация профсоюзов Украины советует выбирать именно вариант продолжения ежегодного, а не его переноса. Это минимизирует риски для работодателя, снимает вопросы у проверяющих и обеспечивает порядок в кадровом учете.

Документальное оформление

Чтобы все было законно и без претензий со стороны инспекторов, начинаем с заявления работника. В нем он просит предоставить учебный отпуск и прикладывает справку-вызов из учебного заведения. На основании этих документов работодатель издает приказ на учебный отпуск, где четко указывает даты его начала и окончания.

После завершения учебы оформляется еще один приказ — о продолжении ежегодного отпуска на количество дней, совпавших с учебным. Важно, чтобы в документах не было разрывов между датами и чтобы в табеле рабочего времени дни каждого отпуска были отмечены отдельно: «Н» — для учебного, «В» — для ежегодного.

Как провести в BAS

В BAS оформление такой ситуации выглядит просто, если действовать поэтапно. Сначала создаем документ «Отпуск», заполнив раздел «Дополнительные отпуска» — в нем указываем период, подтвержденный справкой-вызовом. Система автоматически рассчитает оплату по среднему заработку.

После завершения учебного отпуска оформляем второй документ «Отпуск», указав необходимые данные в разделе «Основной отпуск» на количество дней, оставшихся от ежегодного. Если ежегодный отпуск был запланирован на больший период, чем остался после учебы, даты нужно скорректировать, чтобы не возникло наложения.

Преимущество этого подхода в том, что BAS сохраняет отдельные записи по каждому виду отпуска, автоматически отражает их в табеле и отчетности, а бухгалтеру не приходится вручную пересчитывать выплаты или корректировать графики.

_{^{Этот материал актуален по состоянию на 10 августа 2025 года и носит исключительно информационный характер. Сведения о законодательных нормах приведены в обобщенном виде и могут не учитывать специфику отдельных случаев.}}

_{^{Поскольку законодательство меняется, а каждая ситуация имеет свои особенности, рекомендуем для детального анализа обращаться к профильным юристам или налоговым консультантам.}}