Нестача або надлишок запасів за результатами інвентаризації: як правильно відобразити в обліку

Річна інвентаризація може виявити нестачу або надлишок запасів. У першому випадку за даними бухгалтерського обліку запаси є, але фактично їх немає. У другому на складі виявляють товари чи матеріали, кількість яких перевищує облікові залишки.

Перш ніж врегульовувати виявлені розбіжності, перевірте правильність відображення господарських операцій в обліку. Причиною можуть бути непроведений документ, неправильне відображення операції, зайве списання запасів тощо. У цій статті розглядаємо порядок врегулювання фактичних надлишків і нестач, тому питання виправлення бухгалтерських помилок окремо не розглядаємо. Якщо помилку виявлено, спочатку потрібно визначити порядок її виправлення, а вже потім відображати результати інвентаризації.

Якщо розбіжності підтверджено, бухгалтеру недостатньо лише отримати інвентаризаційний опис і зробити проведення. Потрібно належно оформити результати інвентаризації, визначити порядок оприбуткування надлишків або списання нестач, перевірити можливість заліку пересортиці та оцінити податкові наслідки. Розглянемо, як бухгалтеру діяти в кожній із цих ситуацій до закриття року.

Оформлення результатів інвентаризації

Порядок проведення інвентаризації та врегулювання її результатів визначає Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Після завершення фактичного підрахунку запасів інвентаризаційна комісія має зіставити їх наявність із даними бухгалтерського обліку. Виявлені розбіжності оформлюють документально. Бухгалтеру потрібно перевірити наявність:

• інвентаризаційних описів;
• звіряльних відомостей за наявності розбіжностей;
• письмових пояснень матеріально відповідальних осіб щодо причин нестачі;
• протоколу інвентаризаційної комісії з висновками та пропозиціями;
• рішення керівника про врегулювання виявлених розбіжностей.

Інвентаризаційні описи та звіряльні відомості не обов’язково складати вручну. У BAS Бухгалтерія КОРП і BAS Бухгалтерія ПРОФ документ «Інвентаризація товарів» заповнює облікові залишки автоматично, а комісії залишається внести фактичну кількість.

У протоколі комісія зазначає причини виникнення нестач або надлишків, пропозиції щодо їх урегулювання, можливість заліку пересортиці, застосування норм природного убутку та необхідність установлення винних осіб.

Керівник розглядає матеріали інвентаризації та приймає рішення щодо врегулювання розбіжностей.

Не поспішайте списувати нестачу або оприбутковувати надлишок, доки результати інвентаризації не оформлено належним чином і не визначено порядок їх відображення в обліку.

Оприбуткування надлишків запасів

Якщо фактична кількість запасів перевищує кількість за даними бухгалтерського обліку, комісія має зафіксувати надлишок, а керівник підприємства прийняти рішення про його оприбуткування.

Надлишки запасів оприбутковують із визнанням іншого операційного доходу.

Типове проведення:

Дт 20, 22, 28 — Кт 719 — оприбутковано виявлені надлишки запасів.

Конкретний рахунок залежить від виду запасів. Наприклад, сировину та матеріали відображають на рахунку 201, малоцінні та швидкозношувані предмети на рахунку 22, товари на рахунку 281.

За якою вартістю оприбутковувати надлишки

Порядок оцінки надлишків запасів, виявлених під час інвентаризації, визначено п. 2.14 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 10.01.2007 № 2.

Залежно від того, як підприємство планує використовувати виявлені запаси, їх оприбутковують:

• якщо запаси призначені для продажу — за чистою вартістю реалізації. Це очікувана ціна продажу запасів в умовах звичайної діяльності за вирахуванням очікуваних витрат на завершення їх виробництва та реалізацію (п. 4 НП(С)БО 9 «Запаси»);
• якщо запаси використовуватимуться на самому підприємстві — в оцінці можливого використання. Її можна визначити, орієнтуючись на вартість подібних запасів, які вже обліковуються на балансі підприємства, з урахуванням ступеня їх придатності до використання (п. 2.12 Методичних рекомендацій № 2).

Наприклад, під час інвентаризації виявили надлишок матеріалів, які підприємство планує використати для ремонту обладнання. Якщо на балансі вже є аналогічні матеріали, їх облікова вартість може бути орієнтиром для визначення оцінки надлишків. При цьому потрібно врахувати фактичний стан і придатність виявлених матеріалів.

Результати оцінки доцільно зафіксувати в документах інвентаризаційної комісії або в окремому розрахунку із зазначенням найменування запасів, кількості, одиниці виміру, визначеної вартості та підстав її застосування.

Врегулювання нестачі запасів

Якщо фактичних запасів менше, ніж обліковується в бухгалтерії, потрібно встановити характер нестачі та визначити порядок її списання.

Насамперед з’ясуйте, чи належать втрати до природного убутку, чи є вони понаднормовими, чи пов’язані з псуванням запасів та чи можна встановити винних осіб.

Від цього залежатиме порядок відображення нестачі в бухгалтерському обліку.

Нестача в межах норм природного убутку

Норми природного убутку застосовують лише за наявності нормативних підстав для відповідного виду запасів та умов їх зберігання або транспортування. Не можна застосовувати такі норми до будь-яких товарів лише тому, що під час інвентаризації виявлено нестачу.

Нестачі в незавершеному виробництві включають до складу загальновиробничих витрат: Дт 91 — Кт 20, 22, 28, в інших випадках Дт 947 — Кт 20, 22, 28.

Перед списанням перевірте, чи правильно визначено розмір допустимих втрат і чи є всі документи.

Нестача понад норми природного убутку

Понаднормові нестачі та втрати від псування запасів списують з балансу з відображенням витрат. Одночасно вирішують питання щодо встановлення винних осіб та відшкодування збитків.

Типове проведення:

Дт 947 — Кт 20, 22, 28 — списано балансову вартість нестачі запасів.

Якщо винних осіб не встановлено, суму невідшкодованої нестачі понад норми відображають на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей» до встановлення винних осіб або закриття справи відповідно до законодавства.

Позабалансовий облік потрібен для контролю за сумами, які можуть бути відшкодовані в майбутньому. Саме списання запасів з балансу не означає, що питання відповідальності та відшкодування збитків остаточно вирішено.

Якщо встановлено винну особу

Якщо за результатами розслідування встановлено особу, яка повинна відшкодувати збитки, та є належні правові підстави для такого відшкодування, у бухгалтерському обліку відображають відповідну дебіторську заборгованість.

Типове проведення:

Дт 375 — Кт 716 — визнано суму відшкодування збитків винною особою.

Суму відшкодування визначають з урахуванням вимог законодавства та обставин конкретної справи. Сам факт закріплення запасів за матеріально відповідальною особою ще не є достатньою підставою для автоматичного стягнення збитків. Потрібно мати належні документи та правові підстави для покладення матеріальної відповідальності.

Залік пересортиці

Під час інвентаризації іноді одночасно виявляють нестачу одних запасів і надлишок інших. У певних випадках Положення № 879 дозволяє провести залік пересортиці.

Але такий залік не можна робити довільно лише для зменшення суми нестачі.

Залік допускається за правилами Положення № 879, зокрема коли нестача й надлишок стосуються запасів однакового найменування та в тотожній кількості, за один і той самий перевірюваний період і в однієї матеріально відповідальної особи.

Рішення про залік приймає керівник на підставі матеріалів інвентаризації.

Якщо після заліку вартість запасів, яких не вистачає, перевищує вартість надлишків, різницю розглядають як нестачу. Якщо вартість надлишків перевищує вартість нестачі, різницю відображають відповідно до правил обліку надлишків.

Щоб пересортиці було менше, важливо вести складський облік у розрізі найменувань, характеристик і місць зберігання. Такі можливості є в BAS Управління торгівлею, де інвентаризацію складу можна проводити й за допомогою терміналів збору даних.

Податкові наслідки надлишків і нестач

ПДВ

Якщо виявлено надлишки запасів. Саме оприбуткування надлишків запасів не є об’єктом оподаткування ПДВ, оскільки така операція не відповідає визначенню постачання товарів (пп. 14.1.191, п. 185.1 ПКУ).

Податковий кредит за надлишками лише на підставі інвентаризаційного опису не виникає.

Якщо виявлено нестачу запасів. Платнику ПДВ потрібно врахувати, чи були запаси придбані з ПДВ та чи включалися відповідні суми до податкового кредиту.

• Нестача в межах норм природного убутку. Якщо вартість таких запасів включається до вартості готової продукції, що підлягає оподаткуванню ПДВ, компенсуючі податкові зобов’язання не нараховують. В інших випадках потрібно окремо оцінити застосування п. 198.5 ПКУ.
• Нестача понад норми природного убутку. Якщо запаси придбані або виготовлені з ПДВ і за ними сформовано податковий кредит, підприємство має нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання відповідно до п. 198.5 ПКУ. База оподаткування визначається за правилами п. 189.1 ПКУ, тобто для товарів і запасів виходячи з вартості їх придбання.

На дату виникнення податкових зобов’язань складають зведену податкову накладну та реєструють її в ЄРПН у встановлений строк.

Податок на прибуток

Для цілей податку на прибуток результати інвентаризації відображають за правилами бухгалтерського обліку. Податкових різниць безпосередньо щодо оприбуткування надлишків або списання нестач запасів Податковий кодекс не передбачає.

Отже, оприбуткування надлишків збільшує бухгалтерський фінансовий результат через визнання доходу, а списання нестач зменшує його через визнання витрат. Відповідно, ці суми впливають і на об’єкт оподаткування податком на прибуток.

Питання обліку надлишків і нестач основних засобів, виявлених під час інвентаризації, зокрема їх оприбуткування, списання та відображення фінансових наслідків, розглянемо окремо, в наступній статті.

Як провести інвентаризацію в програмі, детально описано в статті Інвентаризація в BAS: нормативне регулювання та порядок дій.

Висновок

Як бачимо - програми BAS значно спрощують відображення результатів інвентаризації: документ інвентаризації сам підтягує облікові залишки, показує розбіжності, а на його підставі одразу формуються документи оприбуткування надлишків і списання нестач з потрібними проведеннями. Бухгалтеру залишається правильно оформити рішення комісії та керівника і врахувати податкові наслідки. Якщо після інвентаризації залишки не сходяться і потрібно знайти причину, допоможуть фахівці ITC супроводу, а з будь-якими іншими питаннями щодо обліку запасів у BAS команда Bit-ua завжди готова підказати.

Інформація, наведена у цьому матеріалі, має виключно довідковий та узагальнений характер. Посилання на норми законодавства подані для зручності користувачів і можуть не враховувати специфіку окремих випадків.

З огляду на можливі оновлення нормативної бази та індивідуальні особливості кожної ситуації, рекомендуємо перед прийняттям практичних рішень отримати професійну консультацію у кваліфікованого юриста або податкового консультанта.