Биллинг в программе BAS Малый бизнес

В современных условиях ведения малого бизнеса автоматизация учетных процессов не только удобна, но и критически необходима для эффективного управления финансами, взаиморасчетами с клиентами и использованием ресурсов. Одной из ключевых составляющих такой автоматизации выступает система биллинга, обеспечивающая точный, своевременный и прозрачный учет услуг и полученных платежей. Именно поэтому биллинг в программе BAS Малый бизнес играет немаловажную роль в поддержании непрерывного контроля за расчетами с контрагентами. Модуль биллинга, реализуемый в данной программе, позволяет автоматизировать процесс выставления счетов, отслеживание оплат и ведение истории взаиморасчетов с клиентами.

Автоматизация учета абонентских услуг в BAS

Что такое биллинг в BAS Малый бизнес? Это автоматизированная подсистема, позволяющая учитывать предоставленные услуги, рассчитывать их стоимость согласно тарифам и автоматически выставлять счета для оплаты. Такой функционал особенно актуален для бизнесов, работающих по абонентской модели — с фиксированной или переменной периодической оплатой. В BAS Малый бизнес биллинг позволяет настроить тарифные планы, заключать абонентские договоры, выбирать график начислений и формировать счета в автоматическом режиме. Это повышает точность учета, упрощает ежедневную рутину бухгалтера и помогает избежать просрочки в выставлении документов клиентам.

Следовательно, биллинг — это не просто выставление счетов, а полный процесс учета, контроля и аналитики предоставляемых клиентам регулярных услуг.

Как включить биллинг в BAS Малый бизнес

Чтобы начать работу с биллингом в BAS Малый бизнес, сначала необходимо активировать эту возможность в настройках программы.

Для этого переходим в раздел «Настройки» и выбираем подраздел «Еще больше возможностей»:

Выбираем «Продажи», разворачиваем меню «Билинг» и ставим флажок «Билинг и работа с регулярными услугами»:

После этого в системе откроется доступ к инструментам автоматического начисления услуг. В разделе «Продажи» появится новая группа – «Биллинг». Она откроет доступ к обработке «Подготовка счетов по договорам обслуживания», а также справочнику «Тарифные планы», где можно удобно хранить и редактировать условия тарификации для каждого договора обслуживания. Это позволяет четко структурировать тарифы и быстро применять их при начислении.

Если организация анализирует расходы в разрезе отдельных договоров обслуживания, рекомендуем дополнительно включить опцию «Вести учета расходов в разрезе договоров обслуживания» — она позволяет получать более точную картину расходов по каждому клиенту или сервису.

Еще одна полезная функция — возможность сразу выбрать главное направление деятельности, в иерархию которого будут автоматически добавляться новые направления. Это упрощает структуру учета и экономит время на ручную организацию данных.

Настройка тарифных планов в системе биллинга

В системе биллинга BAS Малый бизнес ключевую роль играет справочник «Тарифные планы», к которому можно перейти, выбрав раздел «Продажи» > подраздел «Билинг»:

Этот справочник определяет, по каким условиям и в каком объеме будут начисляться услуги в рамках договора обслуживания. Каждый тарифный план формируется отдельно и может включать в себя различные наборы услуг, товаров или работ — все зависит от специфики обслуживания клиента.

В BAS Малый бизнес пользователь может создать неограниченное количество тарифных планов, адаптированных к разным условиям сотрудничества с клиентами. Выбор соответствующего плана производится непосредственно в договоре с контрагентом.

В табличной части каждого плана фиксируется перечень номенклатуры — товаров, услуг и работ, которые будут автоматически подставляться в документы, формируемые в рамках договора:

Для абонентских позиций, имеющих постоянный характер (например, ежемесячное обслуживание), можно вручную указать фиксированную цену без привязки к прайс-листу — достаточно заполнить значение «Включено в абонплату». Такой подход обеспечивает стабильность расчета и позволяет точно контролировать начисления в рамках биллинга.

Опция «Что делать при продаже внеплановых позиций?» добавляет еще один уровень контроля - она ​​позволяет ограничить или запретить реализацию номенклатуры, не предусмотренной текущим тарифным планом. Это полезно во избежание ложных продаж и сохранения четкости в отображении услуг по договору.

Еще одна удобная функция – колонка «Представление в счете», позволяющая группировать несколько номенклатурных позиций в одну условную услугу, которая попадет в печатную форму счета. Например, вместо длинного списка услуг клиент увидит единую строчку с общим названием. Преобразования отображаются на вкладке «Расшифровка биллинга» в документе «Учетная запись».

Дополнительно можно автоматически формировать представления с учетом периода предоставления услуг. Для этого используется колонка «Содержание», которую можно включить в счетах через опцию «Еще – Изменить форму». Это позволяет сделать документы более информативными и удобными для клиентов.

Таким образом, программа биллинг позволяет создавать отдельные условия для каждого клиента путем настройки индивидуальных тарифных планов.

Настройка договора для участия в биллинге

Для корректной работы механизма автоматического выставления счетов в рамках обслуживания клиентов необходимо внести соответствующие параметры в справочник «Договор» контрагента и активировать его участие в биллинге.

Порядок внесения договора в биллинг включает следующие действия:

1. перейти к разделу «Покупатели», который размещен в разделе «Продажи»:
2. открыть карту договора с контрагентом в справочнике «Договоры контрагентов»:
3. перейти к вкладке "Билинг";
4. установить флаг «Это договор обслуживания» (именно эта опция определяет участие договора в процессе биллинга):

Заполнить поля:

1. дата начала действия договора - с этой даты система начнет формировать счета по настоящему договору;
2. дата окончания действия договора - после этой даты биллинг прекращается автоматически;
3. период расчетов - определяет частоту формирования счетов (например, ежемесячно, ежеквартально);
4. тарифный план – выбирается из списка предварительно настроенных тарифных планов, содержащих перечень услуг и механизм учета затрат;
5. адрес электронной почты – используется для автоматической рассылки счетов клиенту (важно: в случае ее отсутствия отправка счетов не будет происходить):

Заполнение этих параметров является обязательным условием для того, чтобы договоры контрагентов были включены в биллинговые процессы, а счета выставлялись системой автоматически согласно определенному тарифу и периодичности.

Заказать программу BAS Малый бизнес вы можете на нашем сайте>.

Автоматическое формирование счетов и актов по договорам обслуживания

Благодаря использованию биллинга в программе BAS Малый бизнес организации получают инструмент для автоматического формирования не только счетов, но и актов выполненных работ.

В BAS Малый бизнес предусмотрена обработка «Подготовка счетов по договорам обслуживания», которая обеспечивает автоматизацию процесса формирования первичных документов для клиентов:

Ее основное назначение – создание счетов на оплату и актов выполненных работ за указанный период в пределах действующих договоров обслуживания.

Документы создаются по нажатию кнопки «Сформировать документы» на основании данных договора, тарифного плана и первичной информации:

В верхней части формы обработки отображается перечень договоров обслуживания, действующих в выбранный период. Сам период определяется в правой части формы, где также размещены настройки формовки и печати. У пользователя есть возможность выбрать, какие именно документы следует создавать — счета, акты или оба; нужно ли печатать созданные документы; а также осуществлять автоматическую рассылку клиентам. Для отправки документов необходимо предварительно создать шаблон письма и указать адрес электронной почты в карточке договора. Кроме того, следует выбрать соответствующую печатную форму, которая будет использоваться для вывода документов.

Нижняя часть формы содержит вкладку «Подробности по договору», содержимое которой меняется в зависимости от выбранной закладки. На закладке «Расшифровка» отображается детализация суммы по позициям номенклатуры в соответствии с тарифным планом. Закладка «Первоначальные документы» содержит перечень всех оснований, по которым производится расчет: это могут быть данные учета времени, заказ-наряды, расходные накладные, а также документы «Расход по кассе» и «Расход по счету» с операциями «Другой расход» или «На расходы». Кроме того, в соответствующих закладках отображается перечень сформированных счетов на оплату и выполненных работ за выбранный период.

Применение обработки позволяет значительно сократить время для подготовки документов, повысить точность расчетов и обеспечить полноценный учет услуг в рамках договоров обслуживания в BAS Малый бизнес.

Контроль выполнения договоров обслуживания

После того как биллинг отлажен, важно не только автоматически выставлять счета, но и регулярно оценивать, как работают заключенные договоры. Для этого в программе BAS Малый бизнес предусмотрен специальный инструмент – отчет «Выполнение договоров обслуживания». Найти его можно в разделе «Продажи», группа «Аналитика», подраздел «Отчеты»:

Сформированный отчет позволяет увидеть всю картину по каждому договору: какие периоды уже отработаны, какие счета сформированы, а где еще нужно внимание бухгалтера или менеджера:

Это удобный способ своевременно обнаружить, где что-то пошло не по графику, и оперативно отреагировать.

Программа биллинг, реализуемая в BAS Малый бизнес, является эффективным решением для компаний, работающих по абонентской модели. Заказывайте BAS Малый бизнес у Bit-ru.