Учет оплаты труда в валюте: когда это возможно и как отразить в BAS

Договориться об оплате труда с привязкой к иностранной валюте — вполне реальная практика. Так делают, в частности, когда стороны хотят защитить размер вознаграждения от колебаний валютного курса. Но для бухгалтера такая договоренность сразу означает ряд практических вопросов: в какой сумме начислять зарплату, какой курс брать для расчета и как все это правильно показать в учете.

Законодательная база

Начнем с базового правила: даже если размер зарплаты привязан к евро или доллару, выплачивать ее работнику в Украине нужно в гривнах.

Статья 23 Закона Украины «Об оплате труда» устанавливает, что заработная плата работников предприятий на территории Украины выплачивается в денежных знаках, имеющих законное обращение в Украине. А законным платежным средством в Украине является гривна.

Поэтому для обычного украинского работодателя схема выглядит так:

оклад устанавливаем с валютным эквивалентом → пересчитываем его в гривны → начисляем зарплату в гривнах → выплачиваем в гривнах.

Но просто сказать, что оклад конкретного работника, например, «2 000 евро», недостаточно. Нужно сразу определить еще два важных момента: по какому курсу и на какую дату валютный эквивалент пересчитывать в гривны.

Отдельного правила, которое обязывало бы работодателя в такой ситуации использовать именно курс НБУ на конкретную дату, законодательство не устанавливает. Поэтому порядок пересчета валютного эквивалента в гривны стоит четко прописать в трудовом или коллективном договоре либо другом документе, регулирующем оплату труда.

Например, условие можно сформулировать так:

«Должностной оклад работника составляет эквивалент 2 000 евро. Начисление и выплата заработной платы осуществляются в гривнах. Для определения гривневого размера оклада применяется официальный курс НБУ на первое число месяца, за который начисляется заработная плата».

Почему дату пересчета лучше определить заранее? Потому что привязка к курсу на дату выплаты может создать бухгалтеру лишние трудности.

В конце месяца зарплату и налоги уже нужно начислить, а курс на будущую дату выплаты еще неизвестен. Подобная проблема возникает и при выплате аванса или проведении окончательного расчета при увольнении.

Поэтому для учета удобнее установить курс на дату, которая наступает не позднее момента начисления зарплаты.

Как отразить валютный эквивалент в учете

Рассмотрим на простом примере. Предположим, по трудовому договору оклад работника составляет эквивалент 2 000 евро, а зарплата начисляется и выплачивается в гривнах по курсу НБУ на первое число соответствующего месяца.

На определенную договором дату бухгалтер переводит валютный эквивалент в гривны. После этого для начисления зарплаты уже имеем конкретную гривневую сумму.

Например, если условный курс составляет 50 грн/евро, зарплата за полностью отработанный месяц составит:

2 000 евро × 50 грн/евро = 100 000 грн.

Следовательно, именно 100 000 грн бухгалтер начисляет в качестве заработной платы работника. Валютный эквивалент в этом случае служит лишь ориентиром для определения гривневой суммы.

В такой модели после пересчета имеем гривневое обязательство перед работником. 

Как настроить зарплату с валютной привязкой в BAS

В BAS Бухгалтерия КОРП зарплату, установленную в иностранной валюте, можно рассчитывать автоматически. Для этого не нужно ежемесячно вручную переводить оклад в гривны. В программе создают отдельный показатель курса, добавляют его в формулу начисления и уже через эту формулу получают гривневую сумму зарплаты.

Шаг 1. Создаем показатель курса

Зарплата → Настройки и справочники → Показатели расчета зарплаты → Создать — и указываем все необходимые данные (в частности, соответствующее наименование):

Шаг 2. Создаем шаблон для ввода курса

Зарплата → Настройки и справочники → Шаблоны ввода исходных данных → Создать и в шаблон добавляем показатель, например, «Курс EUR»:

Шаг 3. Создаем начисление

Открываем список начислений (Зарплата → Настройки и справочники → Начисления) и копируем стандартное «Оплата по окладу». Называем, например, «Оплата по окладу EUR»:

В формулу добавляем курс (через редактирование формулы):

Шаг 4. Назначаем это начисление работнику

В зависимости от конкретной ситуации устанавливаем работнику новый вид начисления и валютный оклад через:

1. Прием на работу — сразу в документе приема устанавливаем ему нужный вид начисления и валютный оклад:

   

2. Кадровый перевод — если работник уже работает и одновременно меняется его должность, подразделение или другие кадровые условия:

   

3. Изменение оплаты труда — наиболее удобный вариант, если работник остается на той же должности и в том же подразделении, а меняется только оклад:

   

Шаг 5. Перед начислением зарплаты вводим курс

Зарплата → Данные для расчета зарплаты → Создать.

Выбираем шаблон курса и вводим значение, например 50,0000 грн/EUR:

Курс берем именно на ту дату, которая определена в трудовом договоре или положении об оплате труда.

Шаг 6. Начисляем зарплату

Зарплата → Начисление зарплаты и взносов → Создать → Заполнить.

BAS подставит оклад и введенный курс и рассчитает зарплату уже в гривнах.

Шаг 7. Выплачиваем

Далее — обычная выплата:

Зарплата → Ведомости на выплату → Ведомость в банк / Ведомость в кассу.

Итак, логика проста: сначала в программе указываем размер оклада в валюте, затем вводим актуальный курс, BAS автоматически пересчитывает валютную сумму в гривны, начисляет налоги и взносы, после чего работнику выплачивается уже готовая сумма в гривнах.

_{^{Информация, приведенная в данном материале, имеет исключительно справочный и обобщенный характер. Ссылки на нормы законодательства приведены для удобства пользователей и могут не учитывать специфику отдельных случаев.}}

_{^{В связи с возможными изменениями нормативной базы и особенностями конкретной ситуации перед принятием практических решений стоит получить профессиональную консультацию.}}