Создание сменных графиков работы BAS Бухгалтерия КОРП

Правила при составлении графиков сменности

При введении сменного графика работы следует руководствоваться нормами законодательства.

Так, КЗоТ содержит нормы, регламентирующие организацию работы сменами (ст. 58, 59).

Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20,07,1984 г. №213.

Методические рекомендации по применению суммированного учета рабочего времени, утвержденные приказом Минтруда и соцполитики Украины от 19.04.2006 г. №138.

Сменная работа – метод организации труда в две, три или четыре смены. Процесс может быть непрерывным или с перерывами. Суть метода — работники последовательно сменяют друг друга на тех же рабочих местах в соответствии с графиком сменности (письмо Минсоцполитики от 29.04.2016 № 493/13/84-16). 

График сменности может вводиться:

• на непрерывно работающих предприятиях;
• если продолжительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы;
• для эффективного использования оборудования и увеличения объемов продукции (услуг).

При создании графика сменности учитывают следующие факторы:

• порядок выхода работников по сменам (прямой или обратный);
• количество смен в течение суток;
• время для отдыха и еды;
• продолжительность смены, время начала и окончания;
• продолжительность еженедельного и ежедневного (межсменного) отдыха;
• дополнительные свободные от работы дни и выходные.

Требования КЗоТ относительно графика сменности:

• работники чередуются в смене равномерно;
• минимальная продолжительность между сменами – не менее двойной продолжительности работы в предыдущей смене;
• работа работника в течение двух смен подряд запрещается.

Графики сменности утверждаются на весь учетный период за один месяц до их введения в действие, и доводятся до сведения каждого работника, работающего в сменном режиме.

Настройка учетной политики графиков сменности BAS Бухгалтерия КОРП

Используются тарифные группы

В программе есть возможность описывать тарифные группы (зависимость размера тарифа от разряда), использовать их при описании должности (или позиции штатного расписания) и кроме должности (позиции) сотрудника указывать его фактический разряд согласно указанной группе.

Используется несколько тарифных ставок для одного сотрудника

В программе есть возможность назначать одновременно несколько тарифных ставок для одного сотрудника, например при оплате по другому тарифу времени ремонта для водителей, дней в пути при работе вахтовым методом и т.п.

Используются краткосрочные изменения оплаты труда в зависимости от выполняемой работы

Если на предприятии практикуются частые массовые изменения условий оплаты труда, связанные не с изменением позиции, а с изменением места работы (станка, печи и т.п.), их можно регистрировать специальным документом.

Используется несколько видов времени в графике работы

В программе можно планировать в графике работы сотрудника несколько видов рабочего времени, в том числе в течение одного дня, и оплатить это время по-разному. К примеру, если часть дня сотрудник работает на кассе, а другую часть – в торговом зале, или часть дней проводит на вахте, а другую часть – в дороге.

Проверять соответствие фактического плановому времени

В программе в большинстве случаев нет необходимости регистрировать фактически отработанное сотрудниками время с помощью табеля. Достаточно правильно описать график работы, а все отклонения от графика регистрировать документами: 

• отсутствие – Отпуск, Больничный, Прогул, неявка и т.д.;

• работу сверх предусмотренного графика – Работа сверхурочно, Работа по выходным и праздникам. 

Кроме того, можно вводить данные по отдельным видам времени документом Данные для расчета зарплаты с предварительно настроенным шаблоном. 

Однако в некоторых случаях ранее запланированное время можетотличаться от фактического и в связи с краткосрочным изменением графика сотрудника. К примеру, при сменной работе один сотрудник выходит поработать за другого, за аналогичную подмену себя в будущем. 

Для корректного учета схожих ситуаций в программе в этом случае предполагается изменять график сотрудника с помощью документа Индивидуальный график. А при попытке зарегистрировать с помощью документа Табель явку в исходящий по графику сотрудника (или наоборот) программа выдает соответствующее предупреждение. 

Если по какой-то причине все же нужно регистрировать время документом Табель подобным образом, то проверку можно отключить с помощью этой настройки.

Порядок пересчета тарифной ставки

Если в организациях к сверхурочной работе, работе в ночное время, выходные и праздничные дни привлекаются сотрудники, оплата труда которых осуществляется исходя из месячной тарифной ставки (должностного оклада), то для расчета оплаты сверхурочного времени (и в других аналогичных случаях) нужно определить часовую ставку оплаты. Нормативно порядок пересчета месячной тарифной ставки (должностного оклада) в часовую ставку в настоящее время не урегулирован, поэтому программа поддерживает три варианта расчета. В зависимости от установки переключателя приложение будет использовать:

Среднемесячное количество часов (дней) в месяце (рекомендовано) – при этом варианте часовая ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на среднее количество рабочих часов в месяце за год. Например, сотрудник работает по графику 5-дневной 40-часовой рабочей недели с месячным окладом в размере 50 000 гривен. Часовая тарифная ставка сотрудника в 2014 г. составит: 50 000 грн. /(1970 раб. часов в 2014 г./12 мес.) = 304,56 гривны;

Норму времени по графику сотрудника – при этом варианте часовая ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на количество рабочих часов в месяце выполнения, например, сверхурочных работ по графику работы работника. Например, сотрудник работает по графику 5-дневной 40-часовой рабочей недели с месячным окладом в размере 50 000 гривен. Часовая тарифная ставка сотрудника в июне 2014 г. (норма часов в июне по графику работы сотрудника – 151) составит: 50 000 грн. /151 г. = 331,13 гривна.

Норму времени по производственному календарю – при этом варианте часовая ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на количество рабочих часов в месяце по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели. Например, сотрудник работает по графику 5-дневной 40-часовой рабочей недели с месячным окладом в размере 50 000 гривен. Часовая тарифная ставка сотрудника в июне 2014 г. (месячная норма часов в июне по графику работы сотрудника – 151) составит: 50 000 грн. /151 г. = 331,13 гривна.

Эта настройка устанавливает порядок перерасчета оклада в часовую ставку по умолчанию для всего предприятия, а для каждого сотрудника можно выбрать свой индивидуальный порядок в кадровых документах (например, при приеме на работу или переводе).

Показатели, определяющие состав совокупной тарифной ставки

При оформлении приема сотрудника на работу документом. Прием на работу условия оплаты труда сотрудника можно описать перечнем начислений, а также размером показателей этих начислений. Если ведется штатное расписание, список начислений заполняется согласно выбранной позиции штатного расписания автоматически, а также по кнопке Заполнить по позиции. При необходимости начисления можно уточнить непосредственно в документе. Плановые начисления можно зарегистрировать также документом начальная штатная расстановка. 

Плановые начисления будут автоматически начисляться сотруднику ежемесячно или с другой периодичностью при окончательном расчете заработной платы.

Другими словами, основная составляющая системы (формы) оплаты труда сотрудника формируется (описывается) в программе перечнем его плановых начислений.

Если условия оплаты труда сотрудника изменяются, то назначенные однажды сотруднику начисления или размеры их показателей можно изменить с помощью документов «Кадровый перевод» и «Изменение оплаты труда». Таблица плановых начислений в этих документах автоматически заполняется всеми плановыми начислениями сотрудника. В нее можно добавить новое плановое начисление, отменить действующее или изменить значение его показателей.

Плановые начисления или значение их показателей изменяются также специализированными документами «Совмещение должностей», «Приказ на доплату к среднему заработку», «Индексация заработка», «Изменение квалификационного разряда», «Утверждение тарифной группы», «Смена мест работы», «Назначение подработки» и «Изменение плановых начислений». Кроме того, смена плановых начислений сотрудника производится при оформлении отпуска по уходу за ребенком соответствующими документами.

Не во всех этих документов доступно изменение состава и размера всех плановых начислений сотрудника (они могут быть доступны только для пересмотра), при этом может редактироваться только их вклад в плановый ФЛП (Фонд оплаты труда).

При изменении нормы времени из-за изменения графика работы не с первого числа месяца, считать норму времени

Настройка влияет на работу с документом Кадровый перевод

Создание графика сменности в BAS Бухгалтерия КОРП

Для примера применения графиков сменности, в BAS Бухгалтерия КОРП, введем прерывный график сменности. Где 2 работника работают всю неделю, кроме воскресенья, праздничных (нерабочих) дней. В смене -1 работник. Часы работы с 8:00 до 22:00.   

Заполняем график для первой смены с учетом условий, приведенных выше. Так как цикл сменности совпадает с рабочей неделей, выбираем опцию по дням недели.

Если в программе ведется несколько производственных календарей для регионов с разным составом праздничных дней, то следует выбрать установленный для региона, где работают сотрудники с этим настраиваемым графиком. Он будет влиять не только на заполнение самого графика, но и учитываться в других местах, где следует учитывать данные производственного календаря. К примеру, при оформлении отпуска. 

Способ заполнения По циклам произвольной длины (сменные графики) подразумевает описание переменного графика. Полный цикл сменности с рабочими и нерабочими днями и количеством рабочих часов задается в разделе Расписание работы. Первый день, указанный в расписании работы как день №1, совпадает с датой начала отсчета сменности графика, указанной в поле Дата отсчета.

Заполнение рабочих дней в праздничные дни (согласно производственному календарю) регулируется параметром При заполнении учитывать праздничные дни. Если флажок установлен, то при заполнении графика рабочие часы в праздничные дни не будут заполнены.

Для заполнения пятидневки, шестидневки других аналогичных графиков следует указать объем рабочего времени в тот или иной день - в Расписание работы отмечаются рабочие дни недели и продолжительность рабочего дня.

В графике можно задать не только количество часов явок, но и количество ночных, вечерних часов, времени перерывов для кормления ребенка, вахты, выбрав подходящие настройки программы. Также можно учесть свои виды времени, описав их в справочнике. Начисление Доплата за работу в ночное (вечернее) время, Доплата за работу в праздничные дни (в одинарном размере), Оплата времени кормления ребенка автоматически рассчитаются для сотрудников в документе Начисление зарплаты и взносов, если в их графике работы указаны следующие часы.

Можно указать работу в праздничный день отдельно для дневного, ночного или вечернего времени, доплата будет производиться в зависимости от количества часов для каждого вида отдельно. 

Внимание! Если работа в праздничный (выходной) день для сотрудника не предусмотрена графиком работы, то есть она не плановая, то для регистрации соответствующего факта необходимо воспользоваться документом Работа в выходные и праздничные дни или Табель.

Часы явки вводятся без включая ночные (вечерние) часы. То есть, если работник работает всего 13 часов, из них 8 часов днем, 4 часа вечером и ночью 1, это следует указать в соответствующих строчках графика, как 8, 4 и 1 час.

Часы сверхурочной работы вводятся в документ Работа сверхурочно или Табель.

Для описания неполного рабочего времени, если выбрана соответствующая возможность программы, следует установить, что это либо неполный рабочий день, либо неполная рабочая неделя, при этом можно указать, по какому графику должна рассчитываться норма времени. 

Также можно указать часы для видов времени:

● сокращенное время обучающихся сотрудников, без отрыва от производства;

● сокращенное рабочее время в соответствии с Законом;

● работа в режиме неполного рабочего времени. ;

Можно указать, что ведется Итоговый учет рабочего времени. Будет учтена специфика такого учета при расчете среднего заработка.

Если при этом используется оплата переработок, то в графике можно указать, какую норму следует использовать при подсчете часов переработок в документе Регистрация переработок.

Продолжительность рабочей недели, которую при описании сменных графиков следует заполнить вручную, влияет, например, на перерасчет тарифной ставки сотрудника.

При внесении изменений в производственный календарь все графики работ автоматически заполняются.

После нажатия кнопки «Записать и закрыть». В справочнике «Графики работы» появляется новый график под названием «Изменение по нечетным дням».

По такому подобию заполняем график «Изменение по четным дням».

Таким образом в справочнике «Графики работы» созданы две смены, которые можно использовать для учета рабочего времени сотрудников.