Автоматизація документообігу на підприємстві: етапи роботи

В умовах цифровізації бізнесу ефективне управління документами стає критичним чинником успіху для будь-якого підприємства. Саме тому автоматизація документообігу на підприємстві перетворюється з додаткової опції на стратегічну необхідність. У цій статті розглянемо, що таке автоматизований документообіг, як він працює, які етапи його впровадження, з якими викликами стикаються компанії під час цього процесу та як обрати оптимальне рішення для свого бізнесу.

Що таке автоматизація документообігу?

Автоматизація документообігу — це процес переведення рутинних операцій з обробки, зберігання та переміщення документів у цифровий формат із використанням спеціалізованого програмного забезпечення. Такий підхід дозволяє зменшити час на обробку інформації, знизити кількість помилок і забезпечити контроль над усіма етапами роботи з документами.

Автоматизований документообіг працює за чіткими принципами: документи створюються або імпортуються в електронному вигляді, автоматично передаються на погодження чи підпис, після чого зберігаються в централізованій базі. Усі дії фіксуються в системі, що дозволяє в будь-який момент відстежити історію змін і статус кожного документа. Це значно підвищує прозорість процесів і знижує ризики втрати інформації.

Автоматизація охоплює різні типи документів, серед яких: договори та контракти, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, заявки на закупівлі, службові записки та накази, внутрішні звіти та протоколи.

Системи можуть працювати як з вхідними та вихідними документами, так і з внутрішніми файлами, що забезпечує повний контроль над документообігом на підприємстві.

Основні етапи автоматизації документообігу

Перехід до автоматизованого документообігу — не разове рішення, а поступовий процес, який складається з кількох важливих кроків, кожен з яких має своє значення для кінцевого результату. Впровадження варто починати з чіткого розуміння, як зараз працює система документообігу на підприємстві, і чим вона незручна або неефективна.

До речі, для бізнесів, які хочуть перейти на сучасні рішення, існують готові інструменти — наприклад, BAS документообіг КОРП, що дозволяє автоматизувати всі ключові процеси.

Аналіз поточного процесу

Перш ніж щось змінювати, потрібно чітко побачити, що саме працює неправильно. На цьому етапі аналізують такі питання:

• де виникають затримки в погодженні або обробці документів;
• які операції займають найбільше часу;
• хто залучений до процесів і як відбувається комунікація між відділами.

Наприклад, якщо договір проходить погодження на папері, через кілька відділів, і на це йде п’ять днів — це сигнал, що потрібні зміни. Аналіз допомагає виявити слабкі місця й краще підготуватися до наступних кроків.

Визначення цілей та ключових завдань

Без чіткої цілі навіть найкраща система не допоможе. Потрібно вирішити які документи автоматизуємо першочергово, які бізнес-процеси потребують найбільше уваги, яких результатів хочемо досягти — у цифрах або змінах в роботі.

Наприклад, мета може звучати так: «Скоротити час погодження внутрішніх заявок на 50% протягом трьох місяців після впровадження».

Вибір програмного забезпечення

На цьому етапі виникає багато питань: що вибрати, чи підійде під наші процеси, як це вплине на поточну ІТ-інфраструктуру?

Важливо, щоб система підтримувала ключові функції: електронний підпис, маршрути документів, зберігання файлів, інтеграцію з бухгалтерією. Також має значення інтерфейс — чим простіше, тим швидше адаптація співробітників.

Серед найпопулярніших рішень — BAS документообіг, M.E.Doc, Вчасно тощо.

Налаштування системи та інтеграція з іншими сервісами

Вибрали програму — час її адаптувати під ваш бізнес. Це включає:

• налаштування маршрутів погодження (хто, в якій послідовності і на яких умовах розглядає документ);
• інтеграцію з бухгалтерськими системами, ERP-рішеннями, CRM — щоб уникнути дублювання даних.

Приклад: заявка на закупівлю, створена в системі, автоматично запускає процес погодження, надсилає запит у відділ закупівель і фіксується в обліку.

Навчання співробітників

Жодна система не запрацює, якщо нею не вміють користуватися. Тому варто подбати про зрозуміле навчання: короткі тренінги, відеоінструкції, відповіді на часті питання. Добре працює підхід «навчаємо через практику» — коли співробітник відразу виконує типові завдання в новій системі.

Часто саме на цьому етапі вирішується доля впровадження: або всі включаються, або система лишається «мертвою».

Запуск та тестування системи

Поспішати з повноцінним запуском — ризиковано. Краще почати з одного відділу: подивитися, як працює логіка, зібрати фідбек, помітити помилки.

Такий підхід допомагає уникнути збоїв у роботі підприємства. Тестовий запуск також допомагає переконати команду, що нова система — це не загроза, а зручність.

Моніторинг та вдосконалення процесу

Робота не завершується після запуску. Систему слід постійно аналізувати, які етапи гальмують процес, де виникають труднощі у користувачів, які додаткові функції можна інтегрувати.

Регулярний моніторинг і зворотний зв’язок — ключ до того, щоби документообіг на підприємстві залишався ефективним і зручним.

Проблеми та виклики автоматизації

Автоматизація документообігу приносить бізнесу чимало переваг, однак її впровадження часто супроводжується низкою труднощів. 

Опір персоналу – найпоширеніша з проблем. Люди звикають до паперового документообігу, тому нова система сприймається як зайва складність. Без належного навчання та внутрішньої комунікації працівники можуть відмовлятися її використовувати або робити це формально.

Інші системи – ще один виклик. Документообіг не існує у вакуумі: він тісно пов’язаний із бухгалтерією, CRM, ERP-рішеннями. Якщо обране програмне забезпечення складно поєднується з іншими інструментами, це затримує роботу і потребує додаткових витрат.

Безпека даних – не менш важливе питання. Перехід на цифровий документообіг вимагає захисту конфіденційної інформації, налаштування прав доступу, резервного копіювання та дотримання вимог законодавства щодо персональних даних.

Фінансова сторона. Вартість впровадження, ліцензій, навчання та підтримки може бути відчутним — особливо для малого чи середнього бізнесу. Водночас довгострокова економія часу і ресурсів, яку забезпечує автоматизація, часто перекриває початкові витрати вже протягом перших років роботи.

Як вибрати найкращу систему для автоматизації?

Щоб автоматизація документообігу справді спростила процеси, а не ускладнила їх, варто уважно підійти до вибору програмного забезпечення. Існує кілька ключових критеріїв, які слід враховувати:

• функціональні можливості (електронний підпис, маршрутизація, шаблони, зберігання історії документів);
• зручність інтерфейсу (простий доступ до функцій без потреби в тривалому навчанні);
• гнучкість і масштабованість (можливість налаштування під специфіку підприємства та подальше розширення);
• вартість впровадження та експлуатації (не лише ліцензія, а й навчання, підтримка, інтеграції);
• відповідність законодавству та наявність технічної підтримки.

Оцінювати систему краще в реальних умовах — наприклад, протестувавши її на одному відділі. Так можна побачити, як саме вона впишеться в існуючі бізнес-процеси. 

Команда Bit-ua допомагає з вибором, налаштуванням та впровадженням BAS Бухгалтерія КОРП під потреби конкретного бізнесу. З нами ви швидше досягнете результату та уникнете типових помилок на старті.

Полегшіть автоматизацію документообігу з Bit-ua

Автоматизація документообігу на підприємстві — це не просто перехід від паперу до цифри. Це реальна можливість прискорити бізнес-процеси, зменшити кількість помилок і забезпечити прозорість роботи. Але щоб отримати результат, важливо не лише вибрати правильне програмне рішення, а й грамотно його впровадити.

Команда Bit-ua допомагає підприємствам пройти цей шлях швидше та впевненіше. Ми надаємо повний супровід при впровадженні BAS Бухгалтерія КОРП, налаштовуючи систему під конкретні потреби компанії. Завдяки нашому досвіду ви зможете уникнути помилок на старті, скоротити час впровадження й одразу почати отримувати користь від автоматизації.